Hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen : case: Mediatalo ESA
Peltola, Reetta (2015)
Peltola, Reetta
Lahden ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112517797
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015112517797
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön aiheena on hankinnasta maksuun -prosessin kehittäminen kohdeyrityksessä. Työn tarkoituksena on kuvata prosessin nyky- ja tavoitetila. Lisäksi kartoitetaan nykyisessä prosessissa olevia ongelmia ja pullonkauloja sekä esitetään kehitysehdotuksia niihin.
Työn ensimmäisessä teoriaosuudessa keskitytään hankinnasta maksuun -prosessiin, erityisesti siihen kuuluvaan sähköiseen ostolaskuprosessiin. Ostolaskuprosessissa ostolaskun perustuessa järjestelmään tehtyyn tilaukseen tai sopimukseen prosessi on mahdollisimman automaattinen. Toisen teoriaosan aiheena on Lean-ajattelu ja virtaustehokkuus. Virtaustehokkuuteen pääsemisen vaikeutta selitetään Littlen-, pullonkaulojen sekä vaihtelun lain avulla.
Työn empiria eli tutkimusosuus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena, jossa kohdeyrityksenä oli Mediatalo ESA. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä työntekijöille sähköpostitse lähetettyä kyselyä. Kyselyn avulla pyrittiin selvittämään prosessin nyky- ja tavoitetila sekä nykyisessä prosessissa ilmenevät ongelmakohdat. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksestä saatuja dokumentteja sekä kehityspalavereissa käytyjä keskusteluja.
Tutkimustulosten perusteella nykyinen hankinnasta maksuun -prosessi ei ole tarpeeksi kontrolloitu ja automaattinen. Suurimmaksi ongelmaksi nousi hankintojen tekeminen järjestelmän ulkopuolella, jolloin tilauksiin ja sopimuksiin perustuvaa ostolaskujen käsittelyä ei voida hyödyntää. Tämän vuoksi prosessissa on kahdesti tehtäviä vaiheita sekä turhaa manuaalista työtä. Lisäksi sähköisyysasteen kasvattaminen koettiin tärkeäksi kohdeyrityksessä. Investoimalla uuteen hankinnasta maksuun -järjestelmään kohdeyrityksen on mahdollista saada prosessistaan hallitumpi ja automaattisempi sekä saavuttaa haluttu tavoitetila.
Työn ensimmäisessä teoriaosuudessa keskitytään hankinnasta maksuun -prosessiin, erityisesti siihen kuuluvaan sähköiseen ostolaskuprosessiin. Ostolaskuprosessissa ostolaskun perustuessa järjestelmään tehtyyn tilaukseen tai sopimukseen prosessi on mahdollisimman automaattinen. Toisen teoriaosan aiheena on Lean-ajattelu ja virtaustehokkuus. Virtaustehokkuuteen pääsemisen vaikeutta selitetään Littlen-, pullonkaulojen sekä vaihtelun lain avulla.
Työn empiria eli tutkimusosuus toteutettiin kvalitatiivisena eli laadullisena tapaustutkimuksena, jossa kohdeyrityksenä oli Mediatalo ESA. Aineistonkeruumenetelminä käytettiin osallistuvaa havainnointia sekä työntekijöille sähköpostitse lähetettyä kyselyä. Kyselyn avulla pyrittiin selvittämään prosessin nyky- ja tavoitetila sekä nykyisessä prosessissa ilmenevät ongelmakohdat. Lisäksi tutkimuksessa hyödynnettiin kohdeyrityksestä saatuja dokumentteja sekä kehityspalavereissa käytyjä keskusteluja.
Tutkimustulosten perusteella nykyinen hankinnasta maksuun -prosessi ei ole tarpeeksi kontrolloitu ja automaattinen. Suurimmaksi ongelmaksi nousi hankintojen tekeminen järjestelmän ulkopuolella, jolloin tilauksiin ja sopimuksiin perustuvaa ostolaskujen käsittelyä ei voida hyödyntää. Tämän vuoksi prosessissa on kahdesti tehtäviä vaiheita sekä turhaa manuaalista työtä. Lisäksi sähköisyysasteen kasvattaminen koettiin tärkeäksi kohdeyrityksessä. Investoimalla uuteen hankinnasta maksuun -järjestelmään kohdeyrityksen on mahdollista saada prosessistaan hallitumpi ja automaattisempi sekä saavuttaa haluttu tavoitetila.