Ohjeistus tapahtumaprojektin hallintaan PuskaPromotionille
Salminen, Jatta (2015)
Salminen, Jatta
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015113018496
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2015113018496
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen kehittämistyö ja sen tuotoksena on syntynyt ohjeistus tapahtumaprojektin hallintaan. Ohjeistuksen pääkohderyhmä on PuskaPromotionin tapahtumakoordinaattorit, jotka hallinnoivat yrityksen tapahtumaprojekteja. Tavoitteena on ollut kehittää toimeksiantajalle käytännön työkalu, jonka avulla yrityksen toiminta saadaan tehokkaammaksi. Ohjeistuksen avulla yrityksen toimintaa voidaan parantaa ja siitä saadaan myös tasalaatuisempaa. Lisäksi ohjeistus antaa työntekijöille kaivattua tukea tapahtumaprojektin hallintaan ja ohjeistuksen avulla tapahtuman hallinta on mielekkäämpää. Tapahtumaprojektit ovat laajoja kokonaisuuksia ja ohjeistus auttaa ottamaan huomioon tärkeimmät asiat tapahtumajärjestämisessä. Tätä kautta projektista vastaavalle henkilölle vapautuu voimavaroja luovaan työhön.
Opinnäytetyön tietoperustan aiherajaus määräytyi kohderyhmän mukaan ja tavoitteena oli luoda ohjeistusta tukeva kokonaisuus. Tietoperustassa käsitellään tapahtumajärjestämistä ja projektinhallintaa. Nämä aihealueet antavat merkittävää lisäarvoa ohjeistukselle ja tapahtumaprojektin hallintaan. Tapahtumajärjestäminen on monelle ohjeistuksen käyttäjälle uusi asia ja sen laajuuden vuoksi on suositeltavaa tutustua ohjeistuksen ohella myös opinnäytetyön raporttiin. Ohjeistus on pyritty tekemään käytännölliseksi ja mahdollisimman monipuoliseksi työkaluksi erilaisiin tapahtumaprojekteihin ja sen vuoksi yksityiskohtaisempi tieto on käsitelty raporttiosiossa.
Opinnäytetyötä varten on tehty haastatteluja ja paljon itsenäistä tutkimustyötä perehtymällä aiheeseen ja toimialaan. Taustalla on vaikuttanut vahvasti opinnäytetyön tekijän oma kokemus tapahtuma-alalta sekä käydyt keskustelut alan ammattilaisten kanssa.
Ohjeistus on tehty sähköiseen muotoon, jotta se olisi mahdollisimman käyttäjäystävällinen ja sen päivittäminen olisi vaivatonta. Ohjeistuksen ajan tasalla pitäminen on tärkeää, jotta se säilyisi hyödyllisenä tapahtumajärjestämisen työkaluna. Näin myös yrityksen toiminta pysyy tulevaisuusorientoituneena ja tuoreena.
Opinnäytetyöprosessi on ollut antoisa ja monella tapaa mielenkiintoinen. Kokonaisuus on hyödyllinen kaikille tapahtumaprojekteissa mukana oleville. Lopputuloksena syntyneet kokonaisuudet toimivat sekä yhdessä että erikseen. Tapahtuma-ala kasvaa ja muuttuu jatkuvasti ja on tärkeää pysyä mukana tuossa kehityksessä. Tapahtumajärjestämisessä suunnittelu on erittäin merkityksellistä, mutta samaan aikaan haasteellista. Erilaisten työkalujen käyttäminen tapahtumaprojekteissa on arkipäivää kaikille tapahtumajärjestäjille ja niiden avulla tapahtuman onnistuminen on huomattavasti todennäköisempää.
Opinnäytetyön tietoperustan aiherajaus määräytyi kohderyhmän mukaan ja tavoitteena oli luoda ohjeistusta tukeva kokonaisuus. Tietoperustassa käsitellään tapahtumajärjestämistä ja projektinhallintaa. Nämä aihealueet antavat merkittävää lisäarvoa ohjeistukselle ja tapahtumaprojektin hallintaan. Tapahtumajärjestäminen on monelle ohjeistuksen käyttäjälle uusi asia ja sen laajuuden vuoksi on suositeltavaa tutustua ohjeistuksen ohella myös opinnäytetyön raporttiin. Ohjeistus on pyritty tekemään käytännölliseksi ja mahdollisimman monipuoliseksi työkaluksi erilaisiin tapahtumaprojekteihin ja sen vuoksi yksityiskohtaisempi tieto on käsitelty raporttiosiossa.
Opinnäytetyötä varten on tehty haastatteluja ja paljon itsenäistä tutkimustyötä perehtymällä aiheeseen ja toimialaan. Taustalla on vaikuttanut vahvasti opinnäytetyön tekijän oma kokemus tapahtuma-alalta sekä käydyt keskustelut alan ammattilaisten kanssa.
Ohjeistus on tehty sähköiseen muotoon, jotta se olisi mahdollisimman käyttäjäystävällinen ja sen päivittäminen olisi vaivatonta. Ohjeistuksen ajan tasalla pitäminen on tärkeää, jotta se säilyisi hyödyllisenä tapahtumajärjestämisen työkaluna. Näin myös yrityksen toiminta pysyy tulevaisuusorientoituneena ja tuoreena.
Opinnäytetyöprosessi on ollut antoisa ja monella tapaa mielenkiintoinen. Kokonaisuus on hyödyllinen kaikille tapahtumaprojekteissa mukana oleville. Lopputuloksena syntyneet kokonaisuudet toimivat sekä yhdessä että erikseen. Tapahtuma-ala kasvaa ja muuttuu jatkuvasti ja on tärkeää pysyä mukana tuossa kehityksessä. Tapahtumajärjestämisessä suunnittelu on erittäin merkityksellistä, mutta samaan aikaan haasteellista. Erilaisten työkalujen käyttäminen tapahtumaprojekteissa on arkipäivää kaikille tapahtumajärjestäjille ja niiden avulla tapahtuman onnistuminen on huomattavasti todennäköisempää.