Työopas kaupungin viraston toimistosihteerille
Erkkilä, Sami (2015)
Erkkilä, Sami
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2015
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201602011810
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201602011810
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli luoda selkeä ja toimiva toimistosihteerin työopas Helsingin kaupungin liikuntaviraston yksikölle. Työopas sisältää kattavan ohjeistuksen toimistosihteerin työtehtävistä ja niiden eri vaiheista. Perehdyttäminen on vaatinut runsaasti aikaa monipuolisten työtehtävien ansiosta, joten tämän produktin tavoitteena on nopeuttaa perehdytysprosessia ja auttaa perehdytettävää ja perehdyttäjää. Toimeksiantajallani ei ole ennestään vastaavaa työopasta, joten produktille oli selkeä tarve toimeksiantajan puolelta.
Produktin tavoitteina ovat helppo päivitettävyys ja sopivuus yksikön tarpeisiin. Produkti pyrittiin laatimaan mahdollisimman selkeäksi ja johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi tarkalla rajauksella. Tämä työ on rajattu vain kyseisen toimeksiantajan kyseisiin työtehtäviin ja niiden opastamiseen.
Työn alussa käydään läpi perehdyttämiseen liittyvää teoriaa rakentamalla kattava tietoperusta produktia varten. Tietoperustassa käsitellään perehdyttämisen merkitystä ja tavoitteita, sen suunnittelua ja lainsäädäntöä, perehdyttämisen oheismateriaalia sekä eri perehdyttämiskonsepteja. Teoriaosuuden lopussa käydään läpi perehdytysprosessin etenemistä rekrytointiprosessista työsuhteen aikana tapahtuvaan perehdyttämiseen
Teorian jälkeen siirrytään empiriaan, joka kuvailee perehdyttämisen nykytilaa yksikössä, produktin tavoitteita ja produktin laatimisen työvaiheita. Produktia varten laadin myös teemahaastattelun. Päädyin tähän tiedonkeruumenetelmään monesta eri syystä, kuten esimerkiksi haastateltavien henkilöiden lukumäärän ja pää- ja alateemojen perusteella. Teemahaastattelussa kysymykset eivät ole liian strukturoituja, joten ne eivät rajoita vastauksia liikaa. Raportin lopussa pohditaan produktin ja opinnäytetyön onnistumista, vedetään johtopäätöksiä ja laaditaan kehitys- ja jatkotutkimusideoita. Lopussa kuvaillaan myös tämän opinnäytetyön tekijän omaa oppimisprosessia projektin aikana.
Opinnäytetyö toteutettiin syksyllä ja talvella 2015. Produktia varten haastateltiin toimeksiantajan työntekijöitä. Haastatteluissa verrattiin perehdyttämisen nykyistä tilannetta aikaisempaan, selvitettiin oheismateriaalien toimivuutta sekä toimeksiantajan vaatimuksia ja toiveita työoppaalle. Valmis produkti syntyi teorian, haastatteluiden ja toimeksiantajan kanssa käytyjen keskusteluiden pohjalta. Valmis opas lisää perehdyttämisen yksilöllisyyttä, suunnitelmallisuutta ja parantaa sen tasalaatuisuutta. Produkti on selkeä, looginen ja sisältää kaikki siihen kuuluvat asiat selkeästi jäsenneltynä ja havainnollistettuna. Produktia voidaan pitää onnistuneena, sillä se on toimeksiantajan mielestä todella onnistunut.
Produktin tavoitteina ovat helppo päivitettävyys ja sopivuus yksikön tarpeisiin. Produkti pyrittiin laatimaan mahdollisimman selkeäksi ja johdonmukaiseksi kokonaisuudeksi tarkalla rajauksella. Tämä työ on rajattu vain kyseisen toimeksiantajan kyseisiin työtehtäviin ja niiden opastamiseen.
Työn alussa käydään läpi perehdyttämiseen liittyvää teoriaa rakentamalla kattava tietoperusta produktia varten. Tietoperustassa käsitellään perehdyttämisen merkitystä ja tavoitteita, sen suunnittelua ja lainsäädäntöä, perehdyttämisen oheismateriaalia sekä eri perehdyttämiskonsepteja. Teoriaosuuden lopussa käydään läpi perehdytysprosessin etenemistä rekrytointiprosessista työsuhteen aikana tapahtuvaan perehdyttämiseen
Teorian jälkeen siirrytään empiriaan, joka kuvailee perehdyttämisen nykytilaa yksikössä, produktin tavoitteita ja produktin laatimisen työvaiheita. Produktia varten laadin myös teemahaastattelun. Päädyin tähän tiedonkeruumenetelmään monesta eri syystä, kuten esimerkiksi haastateltavien henkilöiden lukumäärän ja pää- ja alateemojen perusteella. Teemahaastattelussa kysymykset eivät ole liian strukturoituja, joten ne eivät rajoita vastauksia liikaa. Raportin lopussa pohditaan produktin ja opinnäytetyön onnistumista, vedetään johtopäätöksiä ja laaditaan kehitys- ja jatkotutkimusideoita. Lopussa kuvaillaan myös tämän opinnäytetyön tekijän omaa oppimisprosessia projektin aikana.
Opinnäytetyö toteutettiin syksyllä ja talvella 2015. Produktia varten haastateltiin toimeksiantajan työntekijöitä. Haastatteluissa verrattiin perehdyttämisen nykyistä tilannetta aikaisempaan, selvitettiin oheismateriaalien toimivuutta sekä toimeksiantajan vaatimuksia ja toiveita työoppaalle. Valmis produkti syntyi teorian, haastatteluiden ja toimeksiantajan kanssa käytyjen keskusteluiden pohjalta. Valmis opas lisää perehdyttämisen yksilöllisyyttä, suunnitelmallisuutta ja parantaa sen tasalaatuisuutta. Produkti on selkeä, looginen ja sisältää kaikki siihen kuuluvat asiat selkeästi jäsenneltynä ja havainnollistettuna. Produktia voidaan pitää onnistuneena, sillä se on toimeksiantajan mielestä todella onnistunut.