Talousosaston dokumentinhallinnan kehittäminen
Kuusisto, Hong (2016)
Kuusisto, Hong
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201604053852
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201604053852
Tiivistelmä
Opinnäytetyön kohdeorganisaatio oli Bosch Rexroth Oy:n talousosasto. Kehittämistehtävässä haluttiin parantaa ja tehostaa talousosaston dokumentinhallintaa sekä varmistaa päivittäisen työn sujuvaa suorittamista. Tutkimusongelmana oli yhteisen toimintamallin puute. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda ja kehittää toimintamalleja dokumentin elinkaaren eri vaiheisiin. Tavoitteena oli kuvata osaston dokumentinhallinta prosessia ja laatia sille tavoitetila. Tavoitteena oli muun muassa yhdenmukaista dokumenttien hallinnointia, vähentää paperidokumenttien käsittelyä ja vähentää dokumentin hakuun käytettävää aikaa.
Tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus ja tiedonkeruumenetelmiä olivat osallistuvaa havainnointi, teemahaastattelu ja kysely. Teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osasta, jotka olivat tiedonhallinta, laatujohtaminen ja muutosviestintä. Timanttimalli toimi ”karttana”, joka antoi riittävät näkökulmat kehittämistyöhön projektin aikana. Tiedon elinkaaren avulla määriteltiin osaston ongelma- ja kehityskohteita dokumentinhallinnassa. Demingin ratkaisumallia hyödynnettiin ongelmien ratkaisussa. Proaktiivisella viestinnällä löydettiin osaston sisällä yhteisymmärrystä muutoksen taustoista ja tavoitteista.
Opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin. Osaston dokumentinhallinnan nykytila kuvattiin ja luotiin uusi tavoitetila. Dokumentinhallintaa yhdenmukaistettiin sopimalla yhteisistä toimintaperiaatteista. Osaston arkistotila järjestettiin ajan tasalle ja vanhat aineistot hävitettiin. Dokumentinhallinta selkeytyi yleisesti sekä osasto- että yksilötasolla. Paperidokumentin käsittely väheni, josta seurasi myös kustannussäästöjä. Dokumentin hakuun käytetty aika tehostui noin 14 prosenttia. Kaiken kaikkiaan vastaajat kokivat, että kehittämistehtävä paransi talousosaston dokumentinhallintaa.
Tutkimusmenetelmänä oli toimintatutkimus ja tiedonkeruumenetelmiä olivat osallistuvaa havainnointi, teemahaastattelu ja kysely. Teoreettinen viitekehys koostui kolmesta osasta, jotka olivat tiedonhallinta, laatujohtaminen ja muutosviestintä. Timanttimalli toimi ”karttana”, joka antoi riittävät näkökulmat kehittämistyöhön projektin aikana. Tiedon elinkaaren avulla määriteltiin osaston ongelma- ja kehityskohteita dokumentinhallinnassa. Demingin ratkaisumallia hyödynnettiin ongelmien ratkaisussa. Proaktiivisella viestinnällä löydettiin osaston sisällä yhteisymmärrystä muutoksen taustoista ja tavoitteista.
Opinnäytetyön tavoitteet saavutettiin. Osaston dokumentinhallinnan nykytila kuvattiin ja luotiin uusi tavoitetila. Dokumentinhallintaa yhdenmukaistettiin sopimalla yhteisistä toimintaperiaatteista. Osaston arkistotila järjestettiin ajan tasalle ja vanhat aineistot hävitettiin. Dokumentinhallinta selkeytyi yleisesti sekä osasto- että yksilötasolla. Paperidokumentin käsittely väheni, josta seurasi myös kustannussäästöjä. Dokumentin hakuun käytetty aika tehostui noin 14 prosenttia. Kaiken kaikkiaan vastaajat kokivat, että kehittämistehtävä paransi talousosaston dokumentinhallintaa.