Tilitoimiston arkistointitapojen kehittäminen : Ohjeistus henkilökunnalle
Rajaniemi, Heini (2016)
Rajaniemi, Heini
Seinäjoen ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605106857
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605106857
Tiivistelmä
Tarve ohjeen laadintaan syntyi taloushallinnon prosessien sähköistymisestä tilitoimistoalalla ja sähköisen arkiston käyttöönotosta toimeksiantajalla. Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia arkistointiohje tukemaan tilitoimiston henkilökunnan arkistointitapojen kehittämisistä. Ohjeistuksen tavoitteena oli yhtenäistää ja kehit-tää henkilökunnan asiakirjojen käsittely- ja arkistointitapoja sekä informoida käyttöönotetun sähköisen arkiston moduulin käyttötavoista ja -mahdollisuuksista. Myös sähköisen arkistoinnin tuomia hyötyjä arvioitiin kehittämistyön raportissa.
Opinnäytetyössä käsitellään taloushallinnon sähköistymisen vaikutusta tilitoimistoalalla ja sen vaikutuksia asiakirjahallinnan toimiin tilitoimistotyöskentelyn osana. Teoria käsittelee sähköisen taloushallinnon sekä asiakirjahallinnon peruselementtejä sekä kartoittaa nykytilannetta alalla artikkelien ja tutkimusten kautta. Toteutus kattaa kyselytutkimuksen, jolla kartoitetaan tilitoimiston henkilökunnan olemassa olevia arkistointitapoja. Tämän jälkeen laadittiin arkistointiohje, jossa ehdotetaan käytännönläheisiä ratkaisukeinoja esiintyneisiin ongelmiin ja kehitetään aiempia työtapoja. Ohje räätälöitiin tilitoimistolle kokonaisuudeksi, joka sisältää ohjeistuksen vanhan arkiston järjestämiseen, perinteisen paperisen aineiston arkistointiin ja sähköisen arkiston käyttöön. Tämän lisäksi ohjeistuksen lopussa on asiakirjoihin liittyvä yhteistyö asiakasyrityksen kanssa -osio.
Kehittämistyön tuloksena tuotettu opas esittää keinoja tilitoimiston henkilökunnan arkistointirutiinien yhtenäistämiseen ja perehdyttää sähköisen arkiston käyttöön osana jokapäiväistä työnkuvaa. Opas yhdistää paperimuotoisen arkiston ja säh-köisen arkiston käytön kokonaisuudeksi, joka auttaa henkilökuntaa pitämään asiakirjat saatavilla ja tallessa lain määrittelemällä tavalla ja säästämään arkistointiin sekä arkistojen käyttöön kuluvaa työaikaa. Kehitystyön aikana todettiin, että sähköinen arkisto tuo hyötyä työskentelyyn osana sähköistä taloushallinnon prosessia ja vähentää työtehtäviin kuluvaa aikaa sekä tehostaa työntekijöiden työntekoa. Tämän lisäksi voitiin päätellä, että kehittämistyönä syntynyt tuotos luo hyvät valmiudet henkilökunnan arkistointiin.
Opinnäytetyössä käsitellään taloushallinnon sähköistymisen vaikutusta tilitoimistoalalla ja sen vaikutuksia asiakirjahallinnan toimiin tilitoimistotyöskentelyn osana. Teoria käsittelee sähköisen taloushallinnon sekä asiakirjahallinnon peruselementtejä sekä kartoittaa nykytilannetta alalla artikkelien ja tutkimusten kautta. Toteutus kattaa kyselytutkimuksen, jolla kartoitetaan tilitoimiston henkilökunnan olemassa olevia arkistointitapoja. Tämän jälkeen laadittiin arkistointiohje, jossa ehdotetaan käytännönläheisiä ratkaisukeinoja esiintyneisiin ongelmiin ja kehitetään aiempia työtapoja. Ohje räätälöitiin tilitoimistolle kokonaisuudeksi, joka sisältää ohjeistuksen vanhan arkiston järjestämiseen, perinteisen paperisen aineiston arkistointiin ja sähköisen arkiston käyttöön. Tämän lisäksi ohjeistuksen lopussa on asiakirjoihin liittyvä yhteistyö asiakasyrityksen kanssa -osio.
Kehittämistyön tuloksena tuotettu opas esittää keinoja tilitoimiston henkilökunnan arkistointirutiinien yhtenäistämiseen ja perehdyttää sähköisen arkiston käyttöön osana jokapäiväistä työnkuvaa. Opas yhdistää paperimuotoisen arkiston ja säh-köisen arkiston käytön kokonaisuudeksi, joka auttaa henkilökuntaa pitämään asiakirjat saatavilla ja tallessa lain määrittelemällä tavalla ja säästämään arkistointiin sekä arkistojen käyttöön kuluvaa työaikaa. Kehitystyön aikana todettiin, että sähköinen arkisto tuo hyötyä työskentelyyn osana sähköistä taloushallinnon prosessia ja vähentää työtehtäviin kuluvaa aikaa sekä tehostaa työntekijöiden työntekoa. Tämän lisäksi voitiin päätellä, että kehittämistyönä syntynyt tuotos luo hyvät valmiudet henkilökunnan arkistointiin.