Kohti palkkahallinnon sähköistä arkistointia
Nieminen, Vivianna (2016)
Nieminen, Vivianna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605117244
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605117244
Tiivistelmä
Maailma globalisoituu ja digitalisoituu. Tästä syystä myös yritysten on tärkeää päivittää toimintojaan kuten esimerkiksi arkistointinsa sähköisempään muotoon. Sähköisen arkistoinnin avulla yrityksen dokumenttien käsittely automatisoituu ja tarkkojen tietojen haku muuttuu nopeammaksi sekä helpommaksi, tuoden kustannussäästöjä yritykselle. Sähköinen arkistointi on myös ekologinen ratkaisu.
Tämän opinnäytetyön aiheeksi valittiin sähköinen arkistointi ja arkistot sekä erityisesti palkkahallinnon arkistoinnin siirtyminen fyysisestä arkistoinnista kohti sähköistä arkistointia. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Suomalaiselle palvelualan yritykselle Lassila & Tikanoja Oyj:lle, joka on suunnittelemassa palkkahallintonsa arkistoinnin sähköistämistä.
Opinnäytetyön tutkimusongelmaksi muodostui selvittää miten palkkahallinnon fyysinen arkistointi saadaan minimoitua mahdollisimman pieneksi niin, että suurin osa säilytettävästä arkistosta pystytään siirtämään sähköiseen muotoon.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin arkistoinnin ja asiakirjahallinnon teoriaa. Tämän lisäksi työssä pyrittiin selvittämään sähköisen arkistoinnin hyötyjä, haittoja, uhkia ja mahdollisuuksia sekä käsittelemään dokumentinhallintaprosessia. Opinnäytetyössä selvitettiin myös arkistoinnin sähköistämiseen liittyvät muutosprojektin vaiheet.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajayritys sai ehdotuksen ja arkistonmuodostussuunnitelman, josta käy ilmi millä tavalla yritys voisi hoitaa asiakirjojen säilytystä sekä arkistointiaan tulevaisuudessa. Näin ollen toimeksiantajayritys pääsee hyödyntämään opinnäytetyön loppupäätelmiä sekä ratkaisuja omassa arkiston sähköistämisprosessissaan.
Tämän opinnäytetyön aiheeksi valittiin sähköinen arkistointi ja arkistot sekä erityisesti palkkahallinnon arkistoinnin siirtyminen fyysisestä arkistoinnista kohti sähköistä arkistointia. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona Suomalaiselle palvelualan yritykselle Lassila & Tikanoja Oyj:lle, joka on suunnittelemassa palkkahallintonsa arkistoinnin sähköistämistä.
Opinnäytetyön tutkimusongelmaksi muodostui selvittää miten palkkahallinnon fyysinen arkistointi saadaan minimoitua mahdollisimman pieneksi niin, että suurin osa säilytettävästä arkistosta pystytään siirtämään sähköiseen muotoon.
Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin arkistoinnin ja asiakirjahallinnon teoriaa. Tämän lisäksi työssä pyrittiin selvittämään sähköisen arkistoinnin hyötyjä, haittoja, uhkia ja mahdollisuuksia sekä käsittelemään dokumentinhallintaprosessia. Opinnäytetyössä selvitettiin myös arkistoinnin sähköistämiseen liittyvät muutosprojektin vaiheet.
Opinnäytetyön tuloksena toimeksiantajayritys sai ehdotuksen ja arkistonmuodostussuunnitelman, josta käy ilmi millä tavalla yritys voisi hoitaa asiakirjojen säilytystä sekä arkistointiaan tulevaisuudessa. Näin ollen toimeksiantajayritys pääsee hyödyntämään opinnäytetyön loppupäätelmiä sekä ratkaisuja omassa arkiston sähköistämisprosessissaan.