Muutossuunnittelutoimiston mekaanisen dokumentaation kehittäminen
Meriniemi, Maiju (2008)
Meriniemi, Maiju
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2008
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200811073917
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200811073917
Tiivistelmä
Tämän työn tavoitteena oli löytää mahdollisia dokumentointiprosessia kehittäviä toimenpiteitä muutossuunnittelutoimiston mekaanisessa suunnittelussa. Koska yrityksen muita tiedonhallintajärjestelmiä ja asiakirjahallintaa myös muutettaisiin lähitulevaisuudessa, oli tarpeellista käsitellä niin muutossuunnittelutoimiston sisäisiä kuin myös koko yrityksen yhteisiä SAKU-projektin esiintuomia mahdollisia muutoksia dokumenttien hallintaan. SAKU-projekti on osaltaan keskittynyt sähköisten asiakirjojen hallintaan, ja sen tuomat mahdollisuudet on otettu huomioon myös mekaanisen dokumentaation kehitystä suunniteltaessa. Suunnittelu- ja dokumentaatiotyöhön sisältyy kuitenkin useita erilaisia dokumenttimuotoja, sekä vakiintuneita työtapoja että toimintamalleja, joita tässä yhteydessä pyrittiin yhtenäistämään ja rakentamaan sähköistä dokumenttihallintaa tukeviksi. Itse dokumentointiprosessi kuvataan työssä ARIS-menetelmän (Architecture of Integrated Information Systems) mukaan, jonka avulla voidaan kuvata prosessin sijainti koko organisaatiossa sekä eritellä prosessissa liikkuva data, itse prosessi ja sen toiminnot. Tämän pohjalta tehdystä prosessianalyysistä voidaan nähdä, että suurimpia dokumentoinnin linjoja ei tiukoista (viranomais-)vaatimuksista johtuen ole mielekästä muuttaa, mutta monia työtapoja voidaan kehittää uusia tietojärjestelmiä ja menetelmiä hyödyntäen. Erityisesti esimerkiksi yhden muutostyöaineiston kokoaminen johonkin tietojärjestelmään selkeäksi kokonaisuudeksi olisi joustavuutta lisäävä toimenpide. Samoin tarkempi työnaikainen dokumenttiaineiston yhtenäistäminen ja kerääminen (esim. valokuvat) helpottaisivat dokumentointityötä. Tämän työn myötä tullaan toivottavasti kehittämään monia yksittäisiä työtapoja ja yksityiskohtia, joiden avulla raskas dokumentointiprosessi saadaan kevenemään ja selkeytymään. Arvokasta informaatiota ei toki tule hukata, mutta sen käsittelyä voidaan muokata sujuvammaksi uusilla tiedon- ja dokumenttienhallinnan välineillä.