Laadunvarmennuslomakkeen ja -toimintasuunnitelman kehittäminen tilitoimistolle
Waris, Karita (2016)
Waris, Karita
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605168105
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605168105
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli toteuttaa laadunvarmennuslomake ja siihen liittyvä toimintasuunnitelma taloushallinnon palveluja tuottavaan tilitoimistoon. Työn toimeksiantajana oli Accountor Pohjois-Helsinki, joka on 20 hengen auktorisoitu kirjanpidon ja palkkahallinnon palveluja tarjoava tilitoimisto. Varmennuslomakkeen tarkoituksena on lisätä entisestään kirjanpidon luotettavuutta ja laatua sekä lisätä kanssakäymistä kirjanpitäjien välillä.
Tilitoimiston asiakkaista suurin osa kuuluu perinteisellä paperisella kirjanpitotavalla tietokoneavusteisesti hallinnoitaviin yrityksiin. Työ rajattiin siten koskemaan tämän kaltaisia yrityksiä ja kirjanpidon osalta tilikauden aikaista eli juoksevaa kirjanpitoa. Viitekehykseen kerättiin aineistoa muun muassa lainsäädännöstä, Kirjanpitolautakunnan menetelmäsuosituksista ja Suomen Taloushallintoliiton julkaisuista kuten artikkeleista ja muista alan luotettavista lähteistä.
Tilitoimistojen toimintaympäristöä ja laatutekijöitä tarkastellaan viitekehyksessä asiantuntijaorganisaaton näkökulmasta, jossa osapuolina ovat asiakas ja kirjanpitäjä. Kirjanpitäjän toimenkuva on kehittynyt mekaanisen kirjanpitotyön tekemisestä asiakkaan liiketoimintaa konsultoivaan suuntaan. Asiakkaat osaavat arvostaa tarvittavaa asiantuntemusta. Henkilöstön motivaatio työn tekemiseen itsessään on osaltaan kantavana voimavarana työn laadukkaassa tuottamisessa.
Opinnäytetyö oli luonteeltaan toiminnallinen, ja sen tekemiseen käytettiin myös kehittämistutkimuksellista lähestymistapaa, jonka tavoitteena on saada aikaan jokin uusi käytäntö. Tiedonkeruuta kohteesta tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Kohdeorganisaatiossa tehtiin noin puolen tunnin mittaisia teemahaastatteluja 12 henkilölle tilitoimistossa. Lisäksi hyödynnettiin muistiinpanoja kirjoittajan työharjoittelun aikana ja havainnointia käytännön työssä sekä tutkittiin tilitoimiston omia kirjallisia ohjeistuksia. Työn tekeminen ajoittui marraskuusta 2015 huhtikuulle 2016.
Lopputuloksena valmistuivat varmennuslomakepohja kirjanpitäjille, toimintasuunnitelma sen käyttämiseen sekä prosessikaavio, joka havainnollistaa työn kulkua varmennusprosessissa. Lomakkeen suunnittelussa huomioitiin, että siitä tulee osa olemassa olevia seurantaraportteja. Toimintaohjeessa kerrotaan vaiheittain varmennusprosessi sen käyttöönottovaiheesta kuukausirutiinin loppuun asti. Toimintaohjeessa on huomioitu mahdollisimman paljon lomakkeen sujuvuutta saumattomasti muun kuukausiseurannan ohessa, jotta sen käyttö koettaisiin hyödylliseksi ja sitä kautta motivoivaksi henkilöstölle. Lomaketta testattiin kerran käytännön työympäristössä, mikä vielä vaikutti lomakkeen jäsentelyyn ennen kuin se sai lopullisen muotonsa.
Tilitoimiston asiakkaista suurin osa kuuluu perinteisellä paperisella kirjanpitotavalla tietokoneavusteisesti hallinnoitaviin yrityksiin. Työ rajattiin siten koskemaan tämän kaltaisia yrityksiä ja kirjanpidon osalta tilikauden aikaista eli juoksevaa kirjanpitoa. Viitekehykseen kerättiin aineistoa muun muassa lainsäädännöstä, Kirjanpitolautakunnan menetelmäsuosituksista ja Suomen Taloushallintoliiton julkaisuista kuten artikkeleista ja muista alan luotettavista lähteistä.
Tilitoimistojen toimintaympäristöä ja laatutekijöitä tarkastellaan viitekehyksessä asiantuntijaorganisaaton näkökulmasta, jossa osapuolina ovat asiakas ja kirjanpitäjä. Kirjanpitäjän toimenkuva on kehittynyt mekaanisen kirjanpitotyön tekemisestä asiakkaan liiketoimintaa konsultoivaan suuntaan. Asiakkaat osaavat arvostaa tarvittavaa asiantuntemusta. Henkilöstön motivaatio työn tekemiseen itsessään on osaltaan kantavana voimavarana työn laadukkaassa tuottamisessa.
Opinnäytetyö oli luonteeltaan toiminnallinen, ja sen tekemiseen käytettiin myös kehittämistutkimuksellista lähestymistapaa, jonka tavoitteena on saada aikaan jokin uusi käytäntö. Tiedonkeruuta kohteesta tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen. Kohdeorganisaatiossa tehtiin noin puolen tunnin mittaisia teemahaastatteluja 12 henkilölle tilitoimistossa. Lisäksi hyödynnettiin muistiinpanoja kirjoittajan työharjoittelun aikana ja havainnointia käytännön työssä sekä tutkittiin tilitoimiston omia kirjallisia ohjeistuksia. Työn tekeminen ajoittui marraskuusta 2015 huhtikuulle 2016.
Lopputuloksena valmistuivat varmennuslomakepohja kirjanpitäjille, toimintasuunnitelma sen käyttämiseen sekä prosessikaavio, joka havainnollistaa työn kulkua varmennusprosessissa. Lomakkeen suunnittelussa huomioitiin, että siitä tulee osa olemassa olevia seurantaraportteja. Toimintaohjeessa kerrotaan vaiheittain varmennusprosessi sen käyttöönottovaiheesta kuukausirutiinin loppuun asti. Toimintaohjeessa on huomioitu mahdollisimman paljon lomakkeen sujuvuutta saumattomasti muun kuukausiseurannan ohessa, jotta sen käyttö koettaisiin hyödylliseksi ja sitä kautta motivoivaksi henkilöstölle. Lomaketta testattiin kerran käytännön työympäristössä, mikä vielä vaikutti lomakkeen jäsentelyyn ennen kuin se sai lopullisen muotonsa.