Rakennustuotteiden asiakirjavalvontaprosessin kehittäminen
Siponen, Kari (2016)
Siponen, Kari
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605259784
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201605259784
Tiivistelmä
Tämä kehittämistehtävä toteutettiin Turvallisuus- ja kemikaaliviraston (Tukes) Pelastustoimen laitteet ja rakennustuotteet-ryhmässä. Kehittämistehtävän tavoitteena oli kehittää rakennustuotteiden asiakirjavalvontaprosessia siten, että valvonnan tehokkuus ja asiakaslähtöisyys paranee merkittävästi ja mitattavasti.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, jossa toteutettiin kolme kehittämissykliä. Kehittämistehtävän yleisenä tutkimusmenetelmänä käytettävää toimintatutkimusta täydennettiin asiakirjavalvontaprosessin kehittämiseen sopivilla lähestymistavoilla. Käytetyt lähestymistavat olivat liiketoimintaprosessin uudelleen suunnittelu (re-engineering) ja Lean-ajattelun asiakaslähtöiset periaatteet.
Nykytila-analyysissä selvitettiin seuraavat asiat: rakennustuotteiden säädös- ja standardisointitilanne, toimintatutkimuksen kohderyhmät, rakennustuotteiden asiakirjavalvonnan nykyiset toimintamallit sekä markkinavalvontarekisterin (Marek) kehittämistarpeet. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin laadullisia menetelmiä.
Kehittämissykleissä määritettiin rakennustuotteiden asiakirjavalvontaan täysin uusi toimintatapa. Asiakirjavalvontaprosessi jaettiin kahteen eri vaativuustasoon käytettävän valvontatarkkuuden perusteella. Asiakirjavalvontaan kehitettiin palvelukeskusmalli, jolla pyrittiin edistämään asiakirjavalvontaprosessin virtausta sekä Tukesin ryhmien ja yksiköiden sisällä että niiden välillä. Asiakirjavalvontaprosessin arvovirta määritettiin virtauskaavioiden avulla ja virtausta edistettiin prosessin pullonkauloja laajentamalla.
Kehittämistehtävän tuloksena asiakirjavalvontaprosessin tehokkuus parani merkittävästi. Asiakirjavalvontaprosessin tehtävät ja vaiheet dokumentoitiin. Asiakirjavalvontaa varten kehitettiin valvontalomake, jolla suoritettiin varsinaisen valvontatyön lisäksi myös raportointi.
Prosessikehityksen onnistumisen mittaamiseen käytetyistä mittareista saatiin pääosin objektiivista, yksiselitteistä numeerista tietoa, jonka perusteella kehittämistehtävän onnistuminen pystyttiin arvioimaan luotettavasti.
Tutkimusmenetelmänä käytettiin toimintatutkimusta, jossa toteutettiin kolme kehittämissykliä. Kehittämistehtävän yleisenä tutkimusmenetelmänä käytettävää toimintatutkimusta täydennettiin asiakirjavalvontaprosessin kehittämiseen sopivilla lähestymistavoilla. Käytetyt lähestymistavat olivat liiketoimintaprosessin uudelleen suunnittelu (re-engineering) ja Lean-ajattelun asiakaslähtöiset periaatteet.
Nykytila-analyysissä selvitettiin seuraavat asiat: rakennustuotteiden säädös- ja standardisointitilanne, toimintatutkimuksen kohderyhmät, rakennustuotteiden asiakirjavalvonnan nykyiset toimintamallit sekä markkinavalvontarekisterin (Marek) kehittämistarpeet. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin laadullisia menetelmiä.
Kehittämissykleissä määritettiin rakennustuotteiden asiakirjavalvontaan täysin uusi toimintatapa. Asiakirjavalvontaprosessi jaettiin kahteen eri vaativuustasoon käytettävän valvontatarkkuuden perusteella. Asiakirjavalvontaan kehitettiin palvelukeskusmalli, jolla pyrittiin edistämään asiakirjavalvontaprosessin virtausta sekä Tukesin ryhmien ja yksiköiden sisällä että niiden välillä. Asiakirjavalvontaprosessin arvovirta määritettiin virtauskaavioiden avulla ja virtausta edistettiin prosessin pullonkauloja laajentamalla.
Kehittämistehtävän tuloksena asiakirjavalvontaprosessin tehokkuus parani merkittävästi. Asiakirjavalvontaprosessin tehtävät ja vaiheet dokumentoitiin. Asiakirjavalvontaa varten kehitettiin valvontalomake, jolla suoritettiin varsinaisen valvontatyön lisäksi myös raportointi.
Prosessikehityksen onnistumisen mittaamiseen käytetyistä mittareista saatiin pääosin objektiivista, yksiselitteistä numeerista tietoa, jonka perusteella kehittämistehtävän onnistuminen pystyttiin arvioimaan luotettavasti.