Digitaalinen työpöytä sisäisen viestinnän välineenä : yhteistyön helpottaminen ja vuorovaikutuksen lisääminen Turun kaupungin organisaatiossa
Koivumäki-Lindholm, Mira (2016)
Koivumäki-Lindholm, Mira
Turun ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016052610094
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016052610094
Tiivistelmä
SharePoint on tyypillinen intranet-alusta Suomessa. Suomalaisten keskisuurten ja suurten yritysten intraneteistä enemmän kuin joka toinen on tehty SharePointilla. Opinnäytteeni aiheena on Turun kaupungin SharePoint-pohjainen digitaalinen työpöytä. Työpöydällä pääroolissa on työn tekemisen sähköinen helpottaminen ja työnkulkujen mahdollistaminen. Hankkeessa korostuu prosessien selkeyttäminen ja automatisointi, työnkulut ja dokumenttien työstö. Tutkin erityisesti sitä, onnistutaanko kaupunkiorganisaation päivittäistä työn tekemistä helpottamaan ja vuorovaikutusta lisäämään uudessa verkkosivuympäristössä.
Seurasin syksyn 2015 ajan digitaalisen työpöydän valmistumista ja käyttöönottoa, ja haastattelin kahdeksaa Turun kaupungin avainhenkilöä. He edustivat IT-palveluja, johtoa ja viestintämatriisia. Haastatteluissa kartoitin hankkeen visiota, odotuksia digitaalista työpöytää kohtaan sekä sitä, missä vaiheessa hanke oli ja mitä kehitystyön tulevaisuudelta on realistista odottaa. Osana opinnäytettäni laadin Turun kaupungin henkilöstölle suunnatun anonyymin kyselyn, jossa kartoitettiin työntekijöiden toiveita digitaaliselle työpöydälle. Kysely toteutettiin tammikuussa 2016.
Tutkimuksesta käy ilmi, ettei digitaalinen työpöytä ollut vielä kehitystyön alkumetreillä lunastanut määrittelytyössä asetettuja lupauksia. Loppuvuodesta 2015 digitaalinen työpöytä oli hiukan normaalia interaktiivisempi intranet.
Digitaalisen työpöydän käyttö oli kuitenkin aktiivista ja paljon positiivisia kehitysaskeleita on otettu. Työpöytää kehitetään ketterän kehittämisen menetelmällä.
Kehitystyön edetessä digitaalinen työpöytä tulee olemaan alusta, joka ohjaa työn tekemistä strategisesti ja tarjoaa henkilökohtaisen viestinnän helposti saataville. Hallintoprosesseja saadaan myös yksinkertaistettua. Kaiken kaikkiaan näyttää siltä, ettei tekniikka ole kynnyskysymys.
Enemmän työtä on siinä, että uusi tekniikka havaitaan aidosti hyödylliseksi ja otetaan käyttöön laajamittaisesti. Kyseessä on toimintatavan ja kulttuurin muutos, joka ei synny hetkessä eikä itsestään.
Seurasin syksyn 2015 ajan digitaalisen työpöydän valmistumista ja käyttöönottoa, ja haastattelin kahdeksaa Turun kaupungin avainhenkilöä. He edustivat IT-palveluja, johtoa ja viestintämatriisia. Haastatteluissa kartoitin hankkeen visiota, odotuksia digitaalista työpöytää kohtaan sekä sitä, missä vaiheessa hanke oli ja mitä kehitystyön tulevaisuudelta on realistista odottaa. Osana opinnäytettäni laadin Turun kaupungin henkilöstölle suunnatun anonyymin kyselyn, jossa kartoitettiin työntekijöiden toiveita digitaaliselle työpöydälle. Kysely toteutettiin tammikuussa 2016.
Tutkimuksesta käy ilmi, ettei digitaalinen työpöytä ollut vielä kehitystyön alkumetreillä lunastanut määrittelytyössä asetettuja lupauksia. Loppuvuodesta 2015 digitaalinen työpöytä oli hiukan normaalia interaktiivisempi intranet.
Digitaalisen työpöydän käyttö oli kuitenkin aktiivista ja paljon positiivisia kehitysaskeleita on otettu. Työpöytää kehitetään ketterän kehittämisen menetelmällä.
Kehitystyön edetessä digitaalinen työpöytä tulee olemaan alusta, joka ohjaa työn tekemistä strategisesti ja tarjoaa henkilökohtaisen viestinnän helposti saataville. Hallintoprosesseja saadaan myös yksinkertaistettua. Kaiken kaikkiaan näyttää siltä, ettei tekniikka ole kynnyskysymys.
Enemmän työtä on siinä, että uusi tekniikka havaitaan aidosti hyödylliseksi ja otetaan käyttöön laajamittaisesti. Kyseessä on toimintatavan ja kulttuurin muutos, joka ei synny hetkessä eikä itsestään.