Projektina onnistunut konferenssi
Laaksonen, Liisa (2006)
Laaksonen, Liisa
Lahden ammattikorkeakoulu
2006
All rights reserved
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee kansainvälisen konferenssin suunnittelua ja järjestämistä projektityöskentelyn näkökulmasta. Tutkimuksen kohteena on kesäkuussa 2006 Lahdessa järjestetty University Entrepreneurship-Incubating Processes 2006 -konferenssi, jonka lyhyempi nimi on FINPIN-konferenssi. Konferenssin, jonka teemana oli korkeakoulupohjainen yrittäjyys, järjesti Suomen ammattikorkeakoulujen yrittäjyysverkosto FINPIN. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää konferenssin suunnittelu- ja järjestelyvaiheessa ilmenneet ongelmat ja löytää niihin ratkaisut teoriakirjallisuuden avulla. Jotta ratkaistavat ongelmat saataisiin selville, haastateltiin kymmentä henkilöä, jotka olivat hoitamassa konferenssin käytännön järjestelyjä. Haastatteluissa kysyttiin konferenssin käytännön järjestelyjen sujuvuudesta ja ongelmista. Kysymysten taustalla oli projektityöskentelyn teoria. Haastattelujen perusteella käytännön järjestelyjen suurimmat ongelmat olivat vajavainen suunnittelu, liian myöhäinen aloitus, vastuualueiden epäselvyys ja markkinointisuunnitelman puute. Näiden ongelmien välttämiseksi löydettiin toimintamalleja projektityöskentelyn teoriakirjallisuudesta. Ennen projektisuunnitelman laatimista tulee arvioida projektin toteuttamiskelpoisuus ja asettaa sille tavoitteet. Sen jälkeen arvioidaan projektin riskit ja kootaan projektiryhmä. Tavoitteiden, riskianalyysin ja projektiryhmän kokoonpanon lisäksi projektisuunnitelmaan kirjataan kustannusarvio, käytettävissä olevat resurssit, projektin rajaukset sekä työtehtävät aikatauluineen. Konferenssiprojektin järjestelyt ja konferenssitapahtuma tulee toteuttaa suunnitelman mukaisesti. Projektin etenemistä tulee seurata muun muassa projektikokousten avulla. FINPIN-konferenssin käytännön järjestelyjen perimmäisenä ongelmana voidaan pitää työryhmän melko vähäistä kokemusta kansainvälisen konferenssin käytännön järjestelyistä. Järjestelyihin kuluvaa aikaa ei osattu arvioida, minkä vuoksi järjestelyt aloitettiin liian myöhään. Muita ongelmia olivat epäselvä työnjako sekä sellaisen henkilön puuttuminen, jolla olisi ollut kokonaisvaltainen käsitys käytännön järjestelyjen etenemisestä.