Työsuhteeseen liittyvien henkilötietojen käsittelyn oikeutukset ja työsuhderekisterin rekisteriseloste Länsilinjat Konsernille
Liimatainen, Harri (2016)
Liimatainen, Harri
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016082913855
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016082913855
Tiivistelmä
Tässä oikeusdogmaattisessa tutkimuksessa selvitettiin voimassa olevan lainsäädännön vaikutusta työsuhteessa tapahtuvaan henkilötietojen keräämiseen ja käsittelyyn. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena Länsilinjat Konsernille ja tutkimustuloksena laadittiin yrityksen työsuhderekisterin rekisteriseloste.
Keskeisimmät kansalliset lait liittyen henkilötietojen käsittelyyn työsuhteen aikana ovat henkilötietolaki ja laki yksityisyydensuojasta työelämässä. Euroopan Unionin jäsenvaltiona myös Suomen kansalliseen lainsäädäntöön on vaikuttanut eurooppalainen oikeusnormisto, kun tavoitteena on ollut yhtenäistää eurooppalaista oikeusjärjestelmää henkilötietojen käsittelyn osalta. Työnantajan eli rekisterinpitäjän näkökulmasta keskeisimpiä huomioitavia asioita henkilötietojen käsittelyssä ovat suunnitelmallisuus, huolellisuus ja tarpeellisuus- sekä virheettömyysvaatimus. Henkilötietojen käsittelylle tulee lain mukaan olla selkeä peruste ja rekisteröidyn henkilökohtaisen suostumuksen merkitys työsuhteessa on vähäinen. Työnantajan on osoitettava, että henkilötietojen keräämiselle syntyy jokin muu laissa määritelty hyväksyttävä peruste kuin rekisteröidyn suostumus. Rekisterinpitäjän on myöskin huomioitava elinkaarimallin hahmottaminen, niin että jo rekrytointivaiheessa määritellään henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus ja elinkaari koko työsuhteen ajaksi. Henkilötiedot tulee poistaa heti järjestelmästä, kun tarpeellisuusvaatimus ei enää täyty, ellei muualla laissa velvoiteta työnantajaa niitä säilyttämään. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty, ellei muualla laissa toisin määrätä. Lainsäädäntö tarjoaa työnantajalle useita erilaisia oikeuksia arkaluonteisien tietojen käsittelyyn. Ne on kuitenkin aina säilytettävä erillään muista rekisteröidyn henkilötiedoista sekä työnantajan on nimettävä ne työtehtävät ja henkilöt, jotka saavat käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
Tutkimuksen aikana Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät uuden yleisen tietosuoja-asetuksen, mikä astuu sovellettavaksi keväällä 2018. Asetuksessa parannetaan rekisteröidyn oikeuksia ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen nähdäänkin olevan yksi rekisterinpitäjän päävelvollisuuksista.
Keskeisimmät kansalliset lait liittyen henkilötietojen käsittelyyn työsuhteen aikana ovat henkilötietolaki ja laki yksityisyydensuojasta työelämässä. Euroopan Unionin jäsenvaltiona myös Suomen kansalliseen lainsäädäntöön on vaikuttanut eurooppalainen oikeusnormisto, kun tavoitteena on ollut yhtenäistää eurooppalaista oikeusjärjestelmää henkilötietojen käsittelyn osalta. Työnantajan eli rekisterinpitäjän näkökulmasta keskeisimpiä huomioitavia asioita henkilötietojen käsittelyssä ovat suunnitelmallisuus, huolellisuus ja tarpeellisuus- sekä virheettömyysvaatimus. Henkilötietojen käsittelylle tulee lain mukaan olla selkeä peruste ja rekisteröidyn henkilökohtaisen suostumuksen merkitys työsuhteessa on vähäinen. Työnantajan on osoitettava, että henkilötietojen keräämiselle syntyy jokin muu laissa määritelty hyväksyttävä peruste kuin rekisteröidyn suostumus. Rekisterinpitäjän on myöskin huomioitava elinkaarimallin hahmottaminen, niin että jo rekrytointivaiheessa määritellään henkilötietojen käsittelyn tarpeellisuus ja elinkaari koko työsuhteen ajaksi. Henkilötiedot tulee poistaa heti järjestelmästä, kun tarpeellisuusvaatimus ei enää täyty, ellei muualla laissa velvoiteta työnantajaa niitä säilyttämään. Arkaluonteisten henkilötietojen käsittely on lähtökohtaisesti kielletty, ellei muualla laissa toisin määrätä. Lainsäädäntö tarjoaa työnantajalle useita erilaisia oikeuksia arkaluonteisien tietojen käsittelyyn. Ne on kuitenkin aina säilytettävä erillään muista rekisteröidyn henkilötiedoista sekä työnantajan on nimettävä ne työtehtävät ja henkilöt, jotka saavat käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.
Tutkimuksen aikana Euroopan parlamentti ja neuvosto hyväksyivät uuden yleisen tietosuoja-asetuksen, mikä astuu sovellettavaksi keväällä 2018. Asetuksessa parannetaan rekisteröidyn oikeuksia ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen nähdäänkin olevan yksi rekisterinpitäjän päävelvollisuuksista.