Viestintäsuunnitelman laatiminen Elinsiirron saaneiden Euroopan mestaruuskilpailuille
Penttilä, Hannes (2016)
Penttilä, Hannes
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016092314493
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016092314493
Tiivistelmä
Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry:ltä sain toimeksiannon opinnäytetyöhön: järjestö tarvitsi viestintäsuunnitelman kansainvälistä urheilutapahtumaa varten: heinäkuussa 2016 järjestettiin Vantaalla elinsiirron saaneiden Euroopan mestaruuskilpailut.
Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry on urheilu- ja liikuntajärjestö liikunta-, näkö- ja kehitysvammaisille sekä elinsiirron saaneille ja dialyysissa oleville henkilöille. Sen tehtävänä on suunnitella, toteuttaa ja kehittää mainittujen ryhmien liikunnan harrastamisen ja kilpailemisen mahdollisuuksia.
Opinnäytetyön toimeksiannon tavoitteena oli laatia viestintäsuunnitelma elinsiirron saaneiden Euroopan mestaruuskilpailuille. Suunnitelma on taulukkomuotoinen esitys kaikista tapahtuman viestinnässä huomioonotettavista asioista, joista puolestaan johdetaan koko tapahtuman viestintä. Taulukko keskittyy määrittelemään viestinnän ytimen, teemat, kanavat ja kohderyhmät sekä tavoitteet ja taustoittamaan perusteluja. Se sisältää myös viestinnän toimenpideaikataulun.
Suunnitelman laadinta alkoi maaliskuussa 2016 ja oli valmis heinäkuussa 2016. Suunnitelma on taulukkomuotoinen Word-dokumentti. Suunnitelman rakennetta ja sisältöä pohdittiin ja työstettiin yhdessä tapahtumaa suunnittelevan työryhmän kanssa.
Käytännössä työskentely tapahtui päivittäin yhdessä EM-kilpailujen pääsihteerin, projektipäällikön ja projektikoordinaattorin kanssa. Lisäksi opinnäytetyön tekijä keskusteli päivittäin EM-kilpailujen viestintävastaavan kanssa viestinnän suunnitteluun liittyvistä asioista.
Viestinnän suunnittelu vaatii aina resursseja. Jos organisaatiossa on vain yksi viestintäihminen, on työskentelyä mahdollista helpottaa dokumentoimalla suunnitteluprosessia ja käyttämällä valmiita pohjia suunnittelussa. Pelkistetty, visuaalinen ja lyhyt suunnitelma palvelee parhaiten tapahtumaviestintää tehtäessä. Sosiaalisen median suunnittelussa kannattaa nähdä vaivaa ja tehdä kanavakohtaista suunnittelua, jotta sisältö ei jää kaikissa kanavissa samanlaiseksi.
Onnistuin opinnäytetyöprosessissa odotusteni mukaan. EM-kilpailujen suunnittelussa mukana oleminen ja tarkka havainnointi sekä omat muistiinpanot auttoivat suuresti suunnitteluprosessissa. Viestintä ei koskaan tapahdu tyhjiössä – tässä opinnäytetyössä havainnollistuu viestinnän perusteltu yhteys käytännön toimintaan.
Suomen Vammaisurheilu ja -liikunta VAU ry on urheilu- ja liikuntajärjestö liikunta-, näkö- ja kehitysvammaisille sekä elinsiirron saaneille ja dialyysissa oleville henkilöille. Sen tehtävänä on suunnitella, toteuttaa ja kehittää mainittujen ryhmien liikunnan harrastamisen ja kilpailemisen mahdollisuuksia.
Opinnäytetyön toimeksiannon tavoitteena oli laatia viestintäsuunnitelma elinsiirron saaneiden Euroopan mestaruuskilpailuille. Suunnitelma on taulukkomuotoinen esitys kaikista tapahtuman viestinnässä huomioonotettavista asioista, joista puolestaan johdetaan koko tapahtuman viestintä. Taulukko keskittyy määrittelemään viestinnän ytimen, teemat, kanavat ja kohderyhmät sekä tavoitteet ja taustoittamaan perusteluja. Se sisältää myös viestinnän toimenpideaikataulun.
Suunnitelman laadinta alkoi maaliskuussa 2016 ja oli valmis heinäkuussa 2016. Suunnitelma on taulukkomuotoinen Word-dokumentti. Suunnitelman rakennetta ja sisältöä pohdittiin ja työstettiin yhdessä tapahtumaa suunnittelevan työryhmän kanssa.
Käytännössä työskentely tapahtui päivittäin yhdessä EM-kilpailujen pääsihteerin, projektipäällikön ja projektikoordinaattorin kanssa. Lisäksi opinnäytetyön tekijä keskusteli päivittäin EM-kilpailujen viestintävastaavan kanssa viestinnän suunnitteluun liittyvistä asioista.
Viestinnän suunnittelu vaatii aina resursseja. Jos organisaatiossa on vain yksi viestintäihminen, on työskentelyä mahdollista helpottaa dokumentoimalla suunnitteluprosessia ja käyttämällä valmiita pohjia suunnittelussa. Pelkistetty, visuaalinen ja lyhyt suunnitelma palvelee parhaiten tapahtumaviestintää tehtäessä. Sosiaalisen median suunnittelussa kannattaa nähdä vaivaa ja tehdä kanavakohtaista suunnittelua, jotta sisältö ei jää kaikissa kanavissa samanlaiseksi.
Onnistuin opinnäytetyöprosessissa odotusteni mukaan. EM-kilpailujen suunnittelussa mukana oleminen ja tarkka havainnointi sekä omat muistiinpanot auttoivat suuresti suunnitteluprosessissa. Viestintä ei koskaan tapahdu tyhjiössä – tässä opinnäytetyössä havainnollistuu viestinnän perusteltu yhteys käytännön toimintaan.