Sipoon ja muiden ARTTU2-kuntien näkemyksiä ja kokemuksia digitalisaatiosta sekä kehittämisehdotuksia kuntapalveluiden digitalisointiin
Teljamo, Marja (2016)
Teljamo, Marja
Laurea-ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016100914959
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016100914959
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tarkastelee digitalisaation vaikutuksia kunnan toimintaan ja kuntapalveluiden digitalisointia asiakkaan, johtamisen, prosessien ja resurssien näkökulmista. Tarkoituksena on lisätä ymmärrystä vielä melko uuden ja laaja-alaisen ilmiön vaikutuksista kunnan toimintaan sekä tuottaa kehittämisehdotuksia Sipoon kunnalle ja myös muille kunnille.
Opinnäytetyössä pyritään löytämään keinoja vauhdittaa Sipoon kunnan palveluiden laadukasta ja kustannustehokasta digitalisointia. Opinnäytetyö on rajattu neljään, Sipoon kunnan tähänastisten kokemusten pohjalta keskeisiin tekijöihin. Opinnäytetyössä on haettu näkemyksiä ja kehittämisehdotuksia luottamushenkilöiltä ja johtavilta virkamiehiltä ARTTU2-tutkimuskunnista, joihin myös Sipoon kunta kuuluu.
Tietoperustassa on tarkasteltu digitalisaatioon, digitalisointiin ja valittuun neljään osa-alueeseen liittyvää kirjallisuutta ja tutkimuksia sekä kartoitettu eri asiantuntijoiden näkemyksiä muun muassa erilaisten artikkeleiden, blogien, somepäivitysten ja seminaariluentojen pohjalta. Ulkomaisina lähteinä on käytetty lähinnä ruotsalaista materiaalia, koska Suomen ja Ruotsin kuntajärjestelmät ovat melko samankaltaiset ja Ruotsissa kehitetään kuntapalveluiden digitalisointia aktiivisesti.
Vaikka Sipoossa ja muissa ARTTU2-tutkimuskunnissa kuntapalveluiden digitalisointia pidetään tärkeänä ja sitä pyritään aktiivisesti edistämään, ollaan vasta työn alussa. Kunnissa on tunnistettu keskeisiksi haasteiksi muun muassa osaamisen puute, nykyisten tietojärjestelmien hidas ja kallis kehitys sekä nykyiset toimintatavat. Kunnissa nähdään myös asiakaskeskeisen ajattelun ja toiminnan lisäämisen tarve - muutosta ei tehdä organisaatiota varten, vaan asiakkaan hyödyksi. Muutoksen ja digitalisoituvan kunnan johtamisessa tarvitaan jatkossa asiakastiedolla johtamisen, prosessijohtamisen ja verkostojohtamisen osaamista.
Jotta kunnat onnistuisivat digitalisoimaan kuntapalveluita kustannustehokkaasti, valtion koordinointirooli on keskeinen. Näin kunnat välttyvät päällekkäiseltä työltä ja asiakkaat saavat yhdenmukaisempaa palvelua. Kunnassa poliittisen ja virkamiesjohdon on hyvä ottaa digitalisaatio osaksi strategiaa, jotta jatkossa tehdään asiakkaan ja kokonaisuuden kannalta oikeita strategisia, palveluiden digitalisointia edistäviä valintoja. Onnistumisen kannalta olennaista on pystyä priorisoimaan toimenpiteitä ja toimeenpanna kehittämishankkeita asiakasvaikuttavuuden pohjalta sekä seurata kokonaisuuden kehitystä systemaattisesti. Valintojen perusteella voidaan tarkentaa resursointia sekä selkeyttää toiminnan organisointia ja tehtävien roolittamista. Merkittävää palveluiden digitalisoinnin onnistumisen kannalta on johtaminen ja se, että siiloutumista ei organisaatiossa sallita, koska asiakas kohtaa organisaation digitalisaation myötä kokonaisuutena. Kuntien tehtävänä on nyt tunnistaa, tuottaa ja toteuttaa digitalisoitaviksi soveltuvia asiakasprosesseja ketterissä verkostoissa sekä organisaation sisällä että yhteistyössä asiakkaiden, muiden kuntien, valtion ja yksityisten toimijoiden kanssa.
Opinnäytetyössä pyritään löytämään keinoja vauhdittaa Sipoon kunnan palveluiden laadukasta ja kustannustehokasta digitalisointia. Opinnäytetyö on rajattu neljään, Sipoon kunnan tähänastisten kokemusten pohjalta keskeisiin tekijöihin. Opinnäytetyössä on haettu näkemyksiä ja kehittämisehdotuksia luottamushenkilöiltä ja johtavilta virkamiehiltä ARTTU2-tutkimuskunnista, joihin myös Sipoon kunta kuuluu.
Tietoperustassa on tarkasteltu digitalisaatioon, digitalisointiin ja valittuun neljään osa-alueeseen liittyvää kirjallisuutta ja tutkimuksia sekä kartoitettu eri asiantuntijoiden näkemyksiä muun muassa erilaisten artikkeleiden, blogien, somepäivitysten ja seminaariluentojen pohjalta. Ulkomaisina lähteinä on käytetty lähinnä ruotsalaista materiaalia, koska Suomen ja Ruotsin kuntajärjestelmät ovat melko samankaltaiset ja Ruotsissa kehitetään kuntapalveluiden digitalisointia aktiivisesti.
Vaikka Sipoossa ja muissa ARTTU2-tutkimuskunnissa kuntapalveluiden digitalisointia pidetään tärkeänä ja sitä pyritään aktiivisesti edistämään, ollaan vasta työn alussa. Kunnissa on tunnistettu keskeisiksi haasteiksi muun muassa osaamisen puute, nykyisten tietojärjestelmien hidas ja kallis kehitys sekä nykyiset toimintatavat. Kunnissa nähdään myös asiakaskeskeisen ajattelun ja toiminnan lisäämisen tarve - muutosta ei tehdä organisaatiota varten, vaan asiakkaan hyödyksi. Muutoksen ja digitalisoituvan kunnan johtamisessa tarvitaan jatkossa asiakastiedolla johtamisen, prosessijohtamisen ja verkostojohtamisen osaamista.
Jotta kunnat onnistuisivat digitalisoimaan kuntapalveluita kustannustehokkaasti, valtion koordinointirooli on keskeinen. Näin kunnat välttyvät päällekkäiseltä työltä ja asiakkaat saavat yhdenmukaisempaa palvelua. Kunnassa poliittisen ja virkamiesjohdon on hyvä ottaa digitalisaatio osaksi strategiaa, jotta jatkossa tehdään asiakkaan ja kokonaisuuden kannalta oikeita strategisia, palveluiden digitalisointia edistäviä valintoja. Onnistumisen kannalta olennaista on pystyä priorisoimaan toimenpiteitä ja toimeenpanna kehittämishankkeita asiakasvaikuttavuuden pohjalta sekä seurata kokonaisuuden kehitystä systemaattisesti. Valintojen perusteella voidaan tarkentaa resursointia sekä selkeyttää toiminnan organisointia ja tehtävien roolittamista. Merkittävää palveluiden digitalisoinnin onnistumisen kannalta on johtaminen ja se, että siiloutumista ei organisaatiossa sallita, koska asiakas kohtaa organisaation digitalisaation myötä kokonaisuutena. Kuntien tehtävänä on nyt tunnistaa, tuottaa ja toteuttaa digitalisoitaviksi soveltuvia asiakasprosesseja ketterissä verkostoissa sekä organisaation sisällä että yhteistyössä asiakkaiden, muiden kuntien, valtion ja yksityisten toimijoiden kanssa.