Yrityksen toimiva arkistointi
Mäkinen, Tiina; Nikkinen, Tiina (2008)
Mäkinen, Tiina
Nikkinen, Tiina
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2008
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200811254122
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200811254122
Tiivistelmä
Tämän tutkimuksen tarkoituksena oli tarkastella kuinka yritys voi hoitaa arkistointinsa tehokkaasti ja toteuttaa sen hyvin. Tutkimusta lähdettiin toteuttamaan, koska aikaisempia tutkimuksia ei juuri ole.
Tutkimusta pohjustettiin viitekehyksessä tuomalla esille sähköisen arkistoinnin tuomat edut ja haasteet muuttuvassa liiketoiminnassa. Tarkoituksena oli myös esittää paperisen arkistoinnin toiminnot ja verrata niitä sähköisen arkistoinnin toimintoihin. Työssä haluttiin luoda lukijoille positiivinen kuva sähköisestä arkistoinnista ja sen käyttöönotosta. Pyrkimyksenä oli, että lukijat saavat työstä ideoita arkistoinnin suunnitteluun ja että he kokisivat sähköisen arkistoinnin edut suuremmiksi kuin paperisen arkistoinnin.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, keräämällä tietoja erilaisista lähteistä. Käytetty aineisto koostui lähinnä alan kirjallisuudesta ja Internet-sivuista. Aineisto koostui paperittomasta ja digitaalisesti taloushallinnosta kertovista teoksista. Koska arkistointi on oleellinen osa taloushallintoa, aineistoissa oli esitelty myös sähköisen arkistoinnin toimivuutta osana taloushallinnon toimintoja. Työhön pyrittiin löytämään kirjallisuutta, joka oli julkaistu viime vuosina, sillä teknologian viimeaikainen kehittyminen on ollut huikeaa ja muutoksia on tapahtunut vuosittain paljon.
Tuloksena saatiin kattava työ, joka kertoi miksi, miten ja kuinka kauan dokumentteja arkistoidaan ja miten yritys voi onnistua arkistoinnissa. Johtopäätöksenä oli, että nykyään sähköinen arkistointi on tehokkaampi ja että siitä syntyy pitkällä ajanjaksolla vähemmän kuluja kuin paperisesta arkistoinnista.
Tutkimusta pohjustettiin viitekehyksessä tuomalla esille sähköisen arkistoinnin tuomat edut ja haasteet muuttuvassa liiketoiminnassa. Tarkoituksena oli myös esittää paperisen arkistoinnin toiminnot ja verrata niitä sähköisen arkistoinnin toimintoihin. Työssä haluttiin luoda lukijoille positiivinen kuva sähköisestä arkistoinnista ja sen käyttöönotosta. Pyrkimyksenä oli, että lukijat saavat työstä ideoita arkistoinnin suunnitteluun ja että he kokisivat sähköisen arkistoinnin edut suuremmiksi kuin paperisen arkistoinnin.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, keräämällä tietoja erilaisista lähteistä. Käytetty aineisto koostui lähinnä alan kirjallisuudesta ja Internet-sivuista. Aineisto koostui paperittomasta ja digitaalisesti taloushallinnosta kertovista teoksista. Koska arkistointi on oleellinen osa taloushallintoa, aineistoissa oli esitelty myös sähköisen arkistoinnin toimivuutta osana taloushallinnon toimintoja. Työhön pyrittiin löytämään kirjallisuutta, joka oli julkaistu viime vuosina, sillä teknologian viimeaikainen kehittyminen on ollut huikeaa ja muutoksia on tapahtunut vuosittain paljon.
Tuloksena saatiin kattava työ, joka kertoi miksi, miten ja kuinka kauan dokumentteja arkistoidaan ja miten yritys voi onnistua arkistoinnissa. Johtopäätöksenä oli, että nykyään sähköinen arkistointi on tehokkaampi ja että siitä syntyy pitkällä ajanjaksolla vähemmän kuluja kuin paperisesta arkistoinnista.