KEHA-keskuksen asianhallintapalveluiden kehittäminen
Kangas, Suvi (2016)
Kangas, Suvi
Lahden ammattikorkeakoulu
2016
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112918100
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2016112918100
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on löytää KEHA-keskukselle asianhallinnan kehittämistavoitteet, saada esille sisäisten toimintatapojen kehittä-mistarpeet ja saada selville asianhallinnan mahdollisuudet tuottaa sisäisille asiakkaille lisäarvoa lakisääteisen pakon lisäksi. Opinnäytetyön tuloksena syntyy KEHA-keskuksen asianhallintapalveluille kehittämissuunnitelma.
KEHA-keskus tuottaa kehittämis- ja hallintopalveluja ELY-keskuksille ja TE-toimistoille. Asianhallintapalvelut ovat yksi KEHA-keskuksen tuottamista palveluista. Asianhallintapalvelut ovat tyypillisiä organisaation tukipalveluja, KEHA-keskuksessa asianhallinta on KEHA-keskuksen ydintoimintoja.
Asianhallinta on pitkälle lailla säädettyä toimintaa. Tämän kehittämistyön teoreettinen viitekehys muodostuu asianhallintaa koskevasta keskeisestä lainsäädännöstä, asianhallintaa koskevasta tutkimuskirjallisuudesta, sekä tukipalvelujen roolista organisaatiossa.
Asianhallinta koskettaa sekä asiankäsittelyn aktiivivaihetta, passiivivaihetta että historiallista vaihetta kattaen koko tiedon elinkaaren tiedon luonnista asian käsittelyyn, tietopalveluun, arkistointiin ja tarpeettoman tiedon hävittämiseen. Asianhallinnan avulla saadaan sekä sähköinen että paperinen tiedon käsittelyn elinkaari hallittua.
Tutkimusaineistoa kerättiin pääosin aivoriihessä, joka pidettiin KEHA-keskuksen Asianhallinta ja virastopalvelut –yksikön johtotiimistä valittujen henkilöiden kesken. Asiakkaan näkökulmaa selvitettiin asiakasvirastoille suunnatulla kyselyllä. Aivoriihen tulokset käsiteltiin Asianhallinta ja virasto-palvelut –yksikön johtotiimissä ja keskustelun tuloksena syntyivät asianhallinnan kehittämiskohteet ja konkreettiset kehittämistehtävät.
Konkreettiset kehittämistoimet kohdistuivat vaikuttavan yhteistyön lisäämiseen, kuvausten laadintaan, toiminnan taloudellisuuteen, yhtenäisiin toimintatapoihin sekä henkilöstön osaamisen ja hyvinvoinnin lisäämiseen. Asiakkaalle tuotettavaa lisäarvoa ei saatu selville.
KEHA-keskus tuottaa kehittämis- ja hallintopalveluja ELY-keskuksille ja TE-toimistoille. Asianhallintapalvelut ovat yksi KEHA-keskuksen tuottamista palveluista. Asianhallintapalvelut ovat tyypillisiä organisaation tukipalveluja, KEHA-keskuksessa asianhallinta on KEHA-keskuksen ydintoimintoja.
Asianhallinta on pitkälle lailla säädettyä toimintaa. Tämän kehittämistyön teoreettinen viitekehys muodostuu asianhallintaa koskevasta keskeisestä lainsäädännöstä, asianhallintaa koskevasta tutkimuskirjallisuudesta, sekä tukipalvelujen roolista organisaatiossa.
Asianhallinta koskettaa sekä asiankäsittelyn aktiivivaihetta, passiivivaihetta että historiallista vaihetta kattaen koko tiedon elinkaaren tiedon luonnista asian käsittelyyn, tietopalveluun, arkistointiin ja tarpeettoman tiedon hävittämiseen. Asianhallinnan avulla saadaan sekä sähköinen että paperinen tiedon käsittelyn elinkaari hallittua.
Tutkimusaineistoa kerättiin pääosin aivoriihessä, joka pidettiin KEHA-keskuksen Asianhallinta ja virastopalvelut –yksikön johtotiimistä valittujen henkilöiden kesken. Asiakkaan näkökulmaa selvitettiin asiakasvirastoille suunnatulla kyselyllä. Aivoriihen tulokset käsiteltiin Asianhallinta ja virasto-palvelut –yksikön johtotiimissä ja keskustelun tuloksena syntyivät asianhallinnan kehittämiskohteet ja konkreettiset kehittämistehtävät.
Konkreettiset kehittämistoimet kohdistuivat vaikuttavan yhteistyön lisäämiseen, kuvausten laadintaan, toiminnan taloudellisuuteen, yhtenäisiin toimintatapoihin sekä henkilöstön osaamisen ja hyvinvoinnin lisäämiseen. Asiakkaalle tuotettavaa lisäarvoa ei saatu selville.