Rakennusvalvonnan sähköisen säilyttämisen käyttöönotto Helsingin kaupungilla
Söderholm, Samuli (2017)
Söderholm, Samuli
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704255313
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201704255313
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on tehty toimeksiantona Helsingin kaupungin Rakennusvalvontavirastolle. Opinnäytetyöprojekti alkoi joulukuussa 2016 ja päättyi huhtikuussa 2017. Opinnäytetyön tavoitteena oli dokumentoida Helsingin kaupungin Rakennusvalvonnan sähköisen säilyttämisen käyttöönottoprojekti ja tutkia, miten projekti onnistuu sekä miten lupa-asiakirjojen käsittelyprosessi muuttuu sähköisen säilyttämisen käyttöönoton jälkeen.
Työ on rajattu rakennuslupaprosessin asiakirjoihin aina lupahakemuksesta arkistointiin, rakennustyönaikainen valvonta on rajattu pois työstä. Työssä ei kuvata teknisesti tietojärjestelmiä eikä arkkitehtuureja, vaan keskitytään Lupapisteen toiminnallisuuteen sisältäen myös sähköisen säilyttämisen, jota ohjaa tiedonohjaussuunnitelma.
Opinnäytetyössä tutkitaan sekä toimintatavan muutosta että käyttöönottoprojektin onnistumista. Toimintatavan muutosta tutkitaan vertaamalla sähköisen säilyttämisen edeltävää prosessia uuteen prosessiin. Prosessit selvitettiin kartoittamalla työntekijän tehtävät prosessin kulussa ja tekemällä lähtö- ja tavoiteprosesseista prosessikaaviot.
Käyttöönottoprojektin onnistumista tutkitaan lähinnä omin havainnoin olemalla mukana projektissa sekä kuulemalla muiden projektissa mukana olleiden, erityisesti testaajien, mielipiteitä. Lisäksi tutkittiin käyttöönottoprojektin projektisuunnitelmaa ja vertailtiin siinä olleita tavoitteita saavutettuihin tuloksiin.
Toimintatavan muutoksen tutkimisen jälkeen voitiin todeta, että rakennuslupaprosessi muuttui kokonaan sähköiseksi aina hakemuksesta arkistointiin asti. Tämä nopeuttaa arkistotyöntekijöiden tehtävää, sillä arkistointi nopeutui ja yksinkertaistui merkittävästi. Myös luvanhakija näkee lupahakemuksen päätöksen sähköisesti. Dokumenttihaku on helpompaa, kuin paperiarkistosta asiakirjan etsiminen. Käyttöönottoprojektin onnistumisen tutkimuksessa todetaan, että projekti eteni suurin piirtein aikataulussa sekä saatiin prosessi, joka on kokonaan sähköinen.
Työ on rajattu rakennuslupaprosessin asiakirjoihin aina lupahakemuksesta arkistointiin, rakennustyönaikainen valvonta on rajattu pois työstä. Työssä ei kuvata teknisesti tietojärjestelmiä eikä arkkitehtuureja, vaan keskitytään Lupapisteen toiminnallisuuteen sisältäen myös sähköisen säilyttämisen, jota ohjaa tiedonohjaussuunnitelma.
Opinnäytetyössä tutkitaan sekä toimintatavan muutosta että käyttöönottoprojektin onnistumista. Toimintatavan muutosta tutkitaan vertaamalla sähköisen säilyttämisen edeltävää prosessia uuteen prosessiin. Prosessit selvitettiin kartoittamalla työntekijän tehtävät prosessin kulussa ja tekemällä lähtö- ja tavoiteprosesseista prosessikaaviot.
Käyttöönottoprojektin onnistumista tutkitaan lähinnä omin havainnoin olemalla mukana projektissa sekä kuulemalla muiden projektissa mukana olleiden, erityisesti testaajien, mielipiteitä. Lisäksi tutkittiin käyttöönottoprojektin projektisuunnitelmaa ja vertailtiin siinä olleita tavoitteita saavutettuihin tuloksiin.
Toimintatavan muutoksen tutkimisen jälkeen voitiin todeta, että rakennuslupaprosessi muuttui kokonaan sähköiseksi aina hakemuksesta arkistointiin asti. Tämä nopeuttaa arkistotyöntekijöiden tehtävää, sillä arkistointi nopeutui ja yksinkertaistui merkittävästi. Myös luvanhakija näkee lupahakemuksen päätöksen sähköisesti. Dokumenttihaku on helpompaa, kuin paperiarkistosta asiakirjan etsiminen. Käyttöönottoprojektin onnistumisen tutkimuksessa todetaan, että projekti eteni suurin piirtein aikataulussa sekä saatiin prosessi, joka on kokonaan sähköinen.