Toimintajärjestelmän käyttöönotto kolmannen sektorin organisaatiossa : integrated management system
Arra, Jarna (2017)
Arra, Jarna
Turun ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705056514
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705056514
Tiivistelmä
IMS toimintajärjestelmä (engl. integrated management system) on johtamisen, laadunhallinnan ja tiedonhallinnan apuväline, jonka käyttöönoton on tarkoitus auttaa yritystä tai organisaatiota parantamaan suoritustaan, asiakastyytyväisyyttä sekä henkilöstön työhyvinvointia. Toimintajärjestelmän käyttöönotto vaatii usein tarkan suunnittelun sekä ryhmän, joka käyttöönottoa edistää aktiivisesti.
Nauha ry:ssä toimintajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2012 alkaen, mutta laajamittainen käyttöönotto sekä järjestelmän sisällön viimeistely on jäänyt tekemättä. Tämän kehittämisprojektin tarkoituksena oli selvittää minkälaisia tekijöitä toimintajärjestelmän käyttöönottoon ja sen onnistumiseen liittyy, miten niitä voidaan soveltaa kyseessä olevaan organisaatioon sekä suorittaa itse toimintajärjestelmän käyttöönotto ja viimeistely. Kyseessä on siis toiminnallinen opinnäytetyö.
Kehittämisprojektin aikana havaittiin, että toimintajärjestelmän käyttöönottoa voidaan vauhdittaa sen arkityöhön liittämisellä sekä koko henkilöstön sitouttamisella toimintajärjestelmän käyttöön ja ylläpitoon. Näiden havaintojen avulla pyrittiin tuomaan toimintajärjestelmä mahdollisimman luonnolliseksi osaksi arkityötä koko organisaatioon. Toimintajärjestelmä otettiin osaksi arkea esimerkiksi siirtämällä usein käytettyjä raportointeja sekä dokumentteja toimintajärjestelmään. Lisäksi työntekijöitä koulutettiin runsaasti IMS Ohjelmiston käyttöön ja toimintajärjestelmän tavoitteisiin ja hyötyyn.
Nauha ry:ssä toimintajärjestelmä on ollut käytössä vuodesta 2012 alkaen, mutta laajamittainen käyttöönotto sekä järjestelmän sisällön viimeistely on jäänyt tekemättä. Tämän kehittämisprojektin tarkoituksena oli selvittää minkälaisia tekijöitä toimintajärjestelmän käyttöönottoon ja sen onnistumiseen liittyy, miten niitä voidaan soveltaa kyseessä olevaan organisaatioon sekä suorittaa itse toimintajärjestelmän käyttöönotto ja viimeistely. Kyseessä on siis toiminnallinen opinnäytetyö.
Kehittämisprojektin aikana havaittiin, että toimintajärjestelmän käyttöönottoa voidaan vauhdittaa sen arkityöhön liittämisellä sekä koko henkilöstön sitouttamisella toimintajärjestelmän käyttöön ja ylläpitoon. Näiden havaintojen avulla pyrittiin tuomaan toimintajärjestelmä mahdollisimman luonnolliseksi osaksi arkityötä koko organisaatioon. Toimintajärjestelmä otettiin osaksi arkea esimerkiksi siirtämällä usein käytettyjä raportointeja sekä dokumentteja toimintajärjestelmään. Lisäksi työntekijöitä koulutettiin runsaasti IMS Ohjelmiston käyttöön ja toimintajärjestelmän tavoitteisiin ja hyötyyn.