Matkalaskuprosessin kehittäminen
Tolonen, Vuokko (2017)
Tolonen, Vuokko
Oulun ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705127941
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201705127941
Tiivistelmä
Opinnäytetyön toimeksiantajana on Oulussa sijaitseva kaupan alan yritys. Yrityksellä on yksi kivijalkamyymälä, mutta pääasiallinen toiminta on verkkokauppamyyntiä. Opinnäytetyön tavoitteena on yrityksen tämän hetkiseen matkalaskuprosessiin ja sen kehittämiseen perehtyminen. Työssä keskitytään toimeksiantajayrityksen matkalaskuprosessin kehittämiseen Heeros – järjestelmässä. Lisäksi toimeksiantajayritykselle laaditaan työmatkaohjeistus.
Opinnäytetyön tietoperusta koostuu Verohallinnon määrittelemistä työmatkaan ja matkakustannusten korvauksiin liittyvistä käsitteistä. Tietoperustassa on tuotu esille myös sähköisen taloushallinnon käsitettä. Empiria koostuu nykyisen matkalaskuprosessin kuvaamisesta, prosessin kehityksen kuvaamisesta sekä työpaikan yleisiä matkustuskäytäntöjä koskevan ohjeistuksen tekemisestä. Opinnäytetyössä käytettävät menetelmät ovat toimeksiantajayrityksessä suoritettavat haastattelut ja havainnointi sekä yrityksen kirjanpidosta vastaavan tilitoimiston yhteyshenkilön haastattelu.
Opinnäytetyötä tehdessä selvisi, että toimeksiantajayrityksen matkalaskuprosessi on sähköinen. Matkalaskut laaditaan Heeroksen matkalaskujärjestelmässä ja kuitit skannataan yrityksen toimistolta käsin matkalaskun liitteeksi. Matkalaskuprosessin käyttäjäystävällisyydessä on kuitenkin
kehitettävää. Mobiilisovelluksen käyttöönotosta ei koituisi yritykselle suuria kustannuksia. Prosessin manuaalivaiheiden poistuminen vähentäisi inhimillisten virheiden syntymisen riskiä. Laadittu työmatkaohjeistus toimii perehdytysmateriaalina sekä muistutuksena toimeksiantajayrityksen henkilöstölle.
Opinnäytetyön tulosten perusteella mobiilisovelluksen käyttöönotto olisi kannattavaa toimeksiantajayrityksessä. Käyttöönotosta syntyvät hyödyt tulevat esille pitkällä tähtäimellä. Kyseisestä toimenpiteestä aiheutuvat kulut ovat mitättömiä. Tulevaisuudessa voitaisiin selvittää, miten käyttöönotto on onnistunut toimeksiantajayrityksessä ja onko yritys ja sen työmatkoja tekevä henkilöstö hyötyneet mobiilisovelluksen käyttöönotosta.
Opinnäytetyön tietoperusta koostuu Verohallinnon määrittelemistä työmatkaan ja matkakustannusten korvauksiin liittyvistä käsitteistä. Tietoperustassa on tuotu esille myös sähköisen taloushallinnon käsitettä. Empiria koostuu nykyisen matkalaskuprosessin kuvaamisesta, prosessin kehityksen kuvaamisesta sekä työpaikan yleisiä matkustuskäytäntöjä koskevan ohjeistuksen tekemisestä. Opinnäytetyössä käytettävät menetelmät ovat toimeksiantajayrityksessä suoritettavat haastattelut ja havainnointi sekä yrityksen kirjanpidosta vastaavan tilitoimiston yhteyshenkilön haastattelu.
Opinnäytetyötä tehdessä selvisi, että toimeksiantajayrityksen matkalaskuprosessi on sähköinen. Matkalaskut laaditaan Heeroksen matkalaskujärjestelmässä ja kuitit skannataan yrityksen toimistolta käsin matkalaskun liitteeksi. Matkalaskuprosessin käyttäjäystävällisyydessä on kuitenkin
kehitettävää. Mobiilisovelluksen käyttöönotosta ei koituisi yritykselle suuria kustannuksia. Prosessin manuaalivaiheiden poistuminen vähentäisi inhimillisten virheiden syntymisen riskiä. Laadittu työmatkaohjeistus toimii perehdytysmateriaalina sekä muistutuksena toimeksiantajayrityksen henkilöstölle.
Opinnäytetyön tulosten perusteella mobiilisovelluksen käyttöönotto olisi kannattavaa toimeksiantajayrityksessä. Käyttöönotosta syntyvät hyödyt tulevat esille pitkällä tähtäimellä. Kyseisestä toimenpiteestä aiheutuvat kulut ovat mitättömiä. Tulevaisuudessa voitaisiin selvittää, miten käyttöönotto on onnistunut toimeksiantajayrityksessä ja onko yritys ja sen työmatkoja tekevä henkilöstö hyötyneet mobiilisovelluksen käyttöönotosta.