Ostolaskuprosessin tehostaminen : case: Yritys X
Lesonen, Taru (2017)
Lesonen, Taru
Laurea-ammattikorkeakoulu
2017
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017120219347
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2017120219347
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tavoite oli selvittää miten Yritys X voisi tehostaa ostolaskuprosessiaan. Työn tarkoituksena oli selvittää, mikä tämän hetkistä ostolaskuprosessia hidastaa ja miten sitä voitaisiin tehostaa. Lisäksi haluttiin selvittää, miten automatisointia voitaisiin hyödyntää ostolaskuprosessin tehostamiseksi.
Yritys X toimii yhdyskuntasuunnittelun toimialalla. Yritys X:n ostolaskuprosessi toimii jo sähköisesti, mutta se ei ole hyödyntänyt automatisointia prosessissaan. Yritys X:ssä oli havaittu ostolaskuprosessin tehottomuutta, jonka kehittämiseen haluttiin löytää ratkaisuja.
Työn teoreettinen osuus käsittelee prosesseja ja niiden kehittämistä, taloushallinnon prosesseja sekä digitaalista taloushallintoa. Teorian avulla tunnistettiin prosessien kehittämisen kulmakivet, joita voitiin hyödyntää opinnäytetyön tekemiseen. Taloushallinnon prosesseja ja digitaalista taloushallintoa käsittelevä teoria selventää tutkittavaa aihepiiriä ja nykyajan trendejä tutkittavan ilmiön osalta.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena käyttäen menetelminä teemahaastatteluita, benchmarkingia ja havainnointia. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä kuutta henkilöä. Haastateltavat valikoituivat heidän prosessiin osallisuutensa mukaan niin, että saatiin haastateltua henkilöitä prosessin eri vaiheista. Haastatteluiden tulokset analysoitiin käyttämällä sisällönanalyysiä. Analyysin avulla tunnistettiin haastatteluiden tuloksista yhdistäviä pääluokkia, joita käytettiin tulosten esittämiseen ja johtopäätösten tekoon. Benchmarking toteutettiin saman suuruiseen Yritys Z:aan, joka oli integroitumassa Yritys X:n kanssa. Benchmarkingin tavoitteena oli verrata yrityksen prosesseja toisiinsa ja löytää parhaita käytäntöjä.
Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin nykyistä ostolaskuprosessia hidastavia tekijöitä, kehitystä vaativia kohtia ja vaiheita, joissa voitaisiin hyödyntää automatisointia. Yritys X:n ostolaskuprosessissa on paljon kehittämisen varaa ja kehitystä voitaisiin saada aikaan monenlaisilla toimenpiteillä. Lähes kaikista prosessin vaiheista löydettiin kehitettävää ja kehitystä vaativat asiat liittyivät niin järjestelmiin, ohjeisiin kuin toimintatapoihinkin. Prosessista tunnistettiin myös useita automatisoitavia vaiheita kuten; tiliöintisäännöt ja toistuvien laskujen hyväksyntä. Johtopäätöksissä todettiin, että monet kehittämiskohteet kuten automatisoinnin lisääminen vaatisivat uuden järjestelmän hankkimista. Joitakin asioita voisi kuitenkin kehittää toimintatapojen muuttamisella ja ohjeiden lisäämisellä. Tärkeimpiä tutkimuksen avulla tunnistettuja kehitysehdotuksia olivat: skannauksen ulkoistaminen, uuden järjestelmän hankkiminen, automatisoinnin lisääminen ja toimintatapojen uudelleen miettiminen.
Yritys X toimii yhdyskuntasuunnittelun toimialalla. Yritys X:n ostolaskuprosessi toimii jo sähköisesti, mutta se ei ole hyödyntänyt automatisointia prosessissaan. Yritys X:ssä oli havaittu ostolaskuprosessin tehottomuutta, jonka kehittämiseen haluttiin löytää ratkaisuja.
Työn teoreettinen osuus käsittelee prosesseja ja niiden kehittämistä, taloushallinnon prosesseja sekä digitaalista taloushallintoa. Teorian avulla tunnistettiin prosessien kehittämisen kulmakivet, joita voitiin hyödyntää opinnäytetyön tekemiseen. Taloushallinnon prosesseja ja digitaalista taloushallintoa käsittelevä teoria selventää tutkittavaa aihepiiriä ja nykyajan trendejä tutkittavan ilmiön osalta.
Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena käyttäen menetelminä teemahaastatteluita, benchmarkingia ja havainnointia. Tutkimusta varten haastateltiin yhteensä kuutta henkilöä. Haastateltavat valikoituivat heidän prosessiin osallisuutensa mukaan niin, että saatiin haastateltua henkilöitä prosessin eri vaiheista. Haastatteluiden tulokset analysoitiin käyttämällä sisällönanalyysiä. Analyysin avulla tunnistettiin haastatteluiden tuloksista yhdistäviä pääluokkia, joita käytettiin tulosten esittämiseen ja johtopäätösten tekoon. Benchmarking toteutettiin saman suuruiseen Yritys Z:aan, joka oli integroitumassa Yritys X:n kanssa. Benchmarkingin tavoitteena oli verrata yrityksen prosesseja toisiinsa ja löytää parhaita käytäntöjä.
Tutkimuksen tuloksena tunnistettiin nykyistä ostolaskuprosessia hidastavia tekijöitä, kehitystä vaativia kohtia ja vaiheita, joissa voitaisiin hyödyntää automatisointia. Yritys X:n ostolaskuprosessissa on paljon kehittämisen varaa ja kehitystä voitaisiin saada aikaan monenlaisilla toimenpiteillä. Lähes kaikista prosessin vaiheista löydettiin kehitettävää ja kehitystä vaativat asiat liittyivät niin järjestelmiin, ohjeisiin kuin toimintatapoihinkin. Prosessista tunnistettiin myös useita automatisoitavia vaiheita kuten; tiliöintisäännöt ja toistuvien laskujen hyväksyntä. Johtopäätöksissä todettiin, että monet kehittämiskohteet kuten automatisoinnin lisääminen vaatisivat uuden järjestelmän hankkimista. Joitakin asioita voisi kuitenkin kehittää toimintatapojen muuttamisella ja ohjeiden lisäämisellä. Tärkeimpiä tutkimuksen avulla tunnistettuja kehitysehdotuksia olivat: skannauksen ulkoistaminen, uuden järjestelmän hankkiminen, automatisoinnin lisääminen ja toimintatapojen uudelleen miettiminen.