Kymenlaakson ammattikorkeakoulun lomakeuudistus
Hynynen, Satu (2010)
Hynynen, Satu
Kymenlaakson ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005118752
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201005118752
Tiivistelmä
Sähköisen asioinnin lisääntyessä erilaisten palvelujen, toimintatapojen ja lomakkeiden uudistaminen tulevat ajankohtaisiksi monissa yrityksissä ja laitoksissa.
toimintatapojen omaksuminen tietoverkkojen ja ohjelmistojen käyttöönotossa vaativat huomattavaa panostusta yrityksen johdolta ja työntekijöiltä. Koulutus ja tiedottaminen ovat avainasemassa muutoksen onnistumisessa. Tuloksekas uudistus nopeuttaa tiedonkulkua, helpottaa työtapoja ja tehostaa ajankäyttöä.
Toiminnallisessa opinnäytetyössä selvitetään sähköiseen asiointiin liittyviä termejä ja esitellään Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa tehtyä lomakeuudistusta, jossa paperilomakkeet uudistettiin sähköiseen PDF-muotoon. Lomakkeet voidaan täyttää tietokoneella, tulostaa ja tallentaa omalle tietokoneelle. Projektin tavoitteena oli yhtenäistää kaikkien yksiköiden lomakkeet. Lomakkeiden suunnittelussa on tehtävä useita toimenpiteitä ja otettava huomioon asioita,niin suunnittelijan, käyttäjän, käsittelijän kuin päivittäjänkin kannalta. Tavoitteena oli toimiva, helppokäyttöinen ja selkeä lomake, joka löytyy vaivattomasti ammattikorkeakoulun verkkosivuilta.
Lomakeprojektissa lomakkeiden sisällön suunnitteluun ja uudistamiseen kiinnitettiin erityistä huomiota. Kun lomakkeen sisältö oli suunniteltu eri yksiköiden kanssa yhteistyössä, lomakkeita alettiin toteuttaa Adoben suunnitteluohjelmilla. Lomakkeen pohja ja sisältö tehtiin InDesign -ohjelmalla. Sen jälkeen toiminnallisuudet lisättiin Acrobat Professional -ohjelmalla. Lopuksi lomakkeet tallennettiin Twebiin, verkkosivuille linkitystä varten.
Projekti jatkuu vielä toukokuun 2010 loppuun asti ja tähän mennessä saatiin uudistettua 120 lomaketta. Projekti onnistui hyvin ja lomakkeiden käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä tehtyyn uudistukseen. Asiointi siirtyy yhä enemmän verkon välityksellä tapahtuvaksi toiminnaksi, uudistuksen avulla saatiin tärkeää tietoa asiakirjahallinnan eri vaiheista ja suunnittelusta. Kun tulevaisuudessa siirrytään täysin sähköiseen asiointiin, kaikilla henkilöillä on jo kokemusta verkon kautta tapahtuvasta toiminnasta, myös sähköisiin lomakkeisiin liittyvissä asioissa.
toimintatapojen omaksuminen tietoverkkojen ja ohjelmistojen käyttöönotossa vaativat huomattavaa panostusta yrityksen johdolta ja työntekijöiltä. Koulutus ja tiedottaminen ovat avainasemassa muutoksen onnistumisessa. Tuloksekas uudistus nopeuttaa tiedonkulkua, helpottaa työtapoja ja tehostaa ajankäyttöä.
Toiminnallisessa opinnäytetyössä selvitetään sähköiseen asiointiin liittyviä termejä ja esitellään Kymenlaakson ammattikorkeakoulussa tehtyä lomakeuudistusta, jossa paperilomakkeet uudistettiin sähköiseen PDF-muotoon. Lomakkeet voidaan täyttää tietokoneella, tulostaa ja tallentaa omalle tietokoneelle. Projektin tavoitteena oli yhtenäistää kaikkien yksiköiden lomakkeet. Lomakkeiden suunnittelussa on tehtävä useita toimenpiteitä ja otettava huomioon asioita,niin suunnittelijan, käyttäjän, käsittelijän kuin päivittäjänkin kannalta. Tavoitteena oli toimiva, helppokäyttöinen ja selkeä lomake, joka löytyy vaivattomasti ammattikorkeakoulun verkkosivuilta.
Lomakeprojektissa lomakkeiden sisällön suunnitteluun ja uudistamiseen kiinnitettiin erityistä huomiota. Kun lomakkeen sisältö oli suunniteltu eri yksiköiden kanssa yhteistyössä, lomakkeita alettiin toteuttaa Adoben suunnitteluohjelmilla. Lomakkeen pohja ja sisältö tehtiin InDesign -ohjelmalla. Sen jälkeen toiminnallisuudet lisättiin Acrobat Professional -ohjelmalla. Lopuksi lomakkeet tallennettiin Twebiin, verkkosivuille linkitystä varten.
Projekti jatkuu vielä toukokuun 2010 loppuun asti ja tähän mennessä saatiin uudistettua 120 lomaketta. Projekti onnistui hyvin ja lomakkeiden käyttäjät ovat olleet tyytyväisiä tehtyyn uudistukseen. Asiointi siirtyy yhä enemmän verkon välityksellä tapahtuvaksi toiminnaksi, uudistuksen avulla saatiin tärkeää tietoa asiakirjahallinnan eri vaiheista ja suunnittelusta. Kun tulevaisuudessa siirrytään täysin sähköiseen asiointiin, kaikilla henkilöillä on jo kokemusta verkon kautta tapahtuvasta toiminnasta, myös sähköisiin lomakkeisiin liittyvissä asioissa.