Projektin läpiviennin dokumentoinnin kehittäminen UVL Talotekniikka Oy:ssä
Kyllönen, Miranda (2018)
Kyllönen, Miranda
Tampereen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201804265549
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201804265549
Tiivistelmä
Dokumentointi on tärkeä osa projektin onnistunutta läpivientiä, mutta sen merkitystä rakennushankkeissa ei tunneta vielä laajalti. Tuotetut dokumentit ohjaavat hanketta, luovat sen laadulliset tavoitteet, pitävät projektin järjestyksessä, toimivat todistuksena tehdystä työstä ja tarjoavat mahdollisuuden projektiorganisaation sisäiseen viestintään. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää projektin läpiviennin dokumentointia ja dokumenttien hallintaa. Opinnäytetyön tilaajana toimi UVL Talotekniikka Oy. Aiheen valintaan vaikutti samana keväänä yritykseen tehty opinnäytetyö, joka käsitteli laajasti yrityksen laadunvarmistusmenettelyitä ja dokumentointia.
Ennen dokumenttien kehittämistä työssä tutkittiin mikä on projekti, mitä tarkoittaa projektin hallinta ja kuka projektiorganisaatiossa on vastuussa talotekniikan urakoinnin dokumentoinnista. Aiheeseen tutustuttiin lukemalla liiketalouden ja talotekniikan alan kirjallisuutta, muita tutkielmia ja haastattelemalla käyttäjiä, eli yrityksen projektinhoitajia. Työssä käsitellään lyhyesti myös hyvän dokumentin ominaisuuksia, jotka pyrittiin varsinaisessa kehitystyössä täyttämään.
Opinnäytetyössä kehitettiin kuutta erilaista dokumenttia, joita olivat työvaiheilmoitus, lisä- ja muutostyötarjous, muutostyön kustannuslaskelmat, valvontasuunnitelma, takuuajan huoltosuunnitelma ja astianpesukoneen koekäytön pöytäkirja. Asiakirjoista tehtiin ulkonäöltään yhtenäisiä ja ne luotiin Excel-pohjalle siten, että projektin perustiedot täyttyvät dokumentteihin automaattisesti. Tällä pyritään vähentämään asiakirjavirheiden syntymistä. Luotujen dokumenttien osalta pyritään vastaamaan kysymyksiin; miksi dokumentti vaaditaan, kenelle se toimitetaan ja missä vaiheessa projektin läpivientiä se on ajankohtaista.
Työn tavoitteet saavutettiin hyvin ja luodut dokumentit otettiin käyttöön yrityksen jokapäiväisessä projektin hallinnassa. Projektinhoitajat päivittävät dokumentit, jotka jäivät tämän työn ulkopuolelle tulevaisuudessa vastaamaan yhtenäistä mallia. Tulevaisuudessa kehitettäviksi ideoiksi esitettiin yrityksen projektikansion rakenteen kehittämistä yrityksen laatujärjestelmän mukaiseksi. Projektin toiminnan varmuutta ja yrityksen sisäistä tiedonsiirtoa vastuuhenkilöiden välillä voidaan lisätä myös kehittämällä tarjouslaskentaa ja pitämällä yrityksen henkilöstön kesken sisäisiä aloituspalavereja uusista kohteista.
Ennen dokumenttien kehittämistä työssä tutkittiin mikä on projekti, mitä tarkoittaa projektin hallinta ja kuka projektiorganisaatiossa on vastuussa talotekniikan urakoinnin dokumentoinnista. Aiheeseen tutustuttiin lukemalla liiketalouden ja talotekniikan alan kirjallisuutta, muita tutkielmia ja haastattelemalla käyttäjiä, eli yrityksen projektinhoitajia. Työssä käsitellään lyhyesti myös hyvän dokumentin ominaisuuksia, jotka pyrittiin varsinaisessa kehitystyössä täyttämään.
Opinnäytetyössä kehitettiin kuutta erilaista dokumenttia, joita olivat työvaiheilmoitus, lisä- ja muutostyötarjous, muutostyön kustannuslaskelmat, valvontasuunnitelma, takuuajan huoltosuunnitelma ja astianpesukoneen koekäytön pöytäkirja. Asiakirjoista tehtiin ulkonäöltään yhtenäisiä ja ne luotiin Excel-pohjalle siten, että projektin perustiedot täyttyvät dokumentteihin automaattisesti. Tällä pyritään vähentämään asiakirjavirheiden syntymistä. Luotujen dokumenttien osalta pyritään vastaamaan kysymyksiin; miksi dokumentti vaaditaan, kenelle se toimitetaan ja missä vaiheessa projektin läpivientiä se on ajankohtaista.
Työn tavoitteet saavutettiin hyvin ja luodut dokumentit otettiin käyttöön yrityksen jokapäiväisessä projektin hallinnassa. Projektinhoitajat päivittävät dokumentit, jotka jäivät tämän työn ulkopuolelle tulevaisuudessa vastaamaan yhtenäistä mallia. Tulevaisuudessa kehitettäviksi ideoiksi esitettiin yrityksen projektikansion rakenteen kehittämistä yrityksen laatujärjestelmän mukaiseksi. Projektin toiminnan varmuutta ja yrityksen sisäistä tiedonsiirtoa vastuuhenkilöiden välillä voidaan lisätä myös kehittämällä tarjouslaskentaa ja pitämällä yrityksen henkilöstön kesken sisäisiä aloituspalavereja uusista kohteista.