Työajanseurantaprosessin parantaminen : case: Yritys X
Teplits, Vera (2018)
Teplits, Vera
Laurea-ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052911040
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052911040
Tiivistelmä
Työajanseuranta on työaikalain mukaan työnantajan velvollisuus. Sen toteutustapa on kokonaan työnantajan harkinnassa. Tärkeintä on, että jokaisen työntekijän tekemät työtunnit ja niistä maksetut korvaukset on kirjattu ylös. Työterveyslaitoksen tutkimuksen mukaan työaikaa seurataan eri tavoin: käsin kirjatuilla raporteilla, elektronisella työajanseurantajärjestelmällä tai jollain muulla tavalla.
Sähköinen tuntikirjausjärjestelmä helpottaa työntekijöiden reaaliaikaista työajanseurantaa, antaa tarkan tiedon palkkamaksua varten, tuo työn tekemiseen joustavuutta, varmistaa työntekijöiden tasapuolisen kohtelun, helpottaa laskutusta ja kustannuksien seurantaa sekä tehostaa tuottavuutta.
Opinnäytetyö on muodoltaan tutkimuksellinen kehittämistyö. Sen tavoitteena oli parantaa teknologiateollisuuden alan yrityksen (Yritys X) työajanseurantaprosessia ja ottaa käyttöön reaaliaikaisesti toimiva työajanseurantajärjestelmä. Kehittämistyössä keskeistä oli menetelmien moninaisuus: eri menetelmillä saatiin kehittämistyön tueksi erilaista tietoa ja ideoita. Keskeiset työssä käytetyt tutkimusmenetelmät olivat dokumenttianalyysi, teemahaastattelu, havainnointi ja aivoriihityöskentely. Opinnäytetyön teoriaosuus perustui pääosin Suomen työaikalainsäädäntöön ja toimeksiantajan alan soveltuviin työehtosopimuksiin. Työn tutkimuksellinen osuus tehtiin käyttäen toimeksiantajan työajanseurantaan liittyviä asiakirjoja ja prosessikaavioita.
Tutkijalla on keskeinen rooli toimintatutkimusprosessissa. Tutkimuksen aikana pyrittiin luomaan luottamussuhde tutkittaviin tiedottamalla toimeksiantajalle ja tutkimuksen osallistujille tutkimuksen vaiheista, toimenpiteiden tarkoituksesta ja niiden mahdollisista vaikutuksista.
Ensimmäiseksi tilannekatsauksen avulla tarkasteltiin kohdeyrityksen työajanseurantaprosessia ja pohdittiin, miksi se vie niin paljon työntekijöiden aikaa. Tämän analyysin perusteella ehdotettiin parannustoimenpiteitä ja määriteltiin uuden työajanseurantajärjestelmän vaatimuksia. Opinnäytetyön toisessa osassa kartoitettiin työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia teemahaastattelujen avulla. Järjestelmän valinta ja käyttöönotto suunniteltiin aivoriihityöskentelyssä. Opinnäytetyön lopuksi arvioitiin käyttöönottovaiheita ja tehtyjä muutoksia sekä analysoitiin käytännön vaikeita tilanteita. Samalla suunniteltiin korjaustoimenpiteitä ja pohdittiin uusia kehittämissuuntia.
Tutkimuksen aikana havaittiin, että Yrtiyksen X työajanseurantaprosessiin vaikuttavat organisaation menettelytapa sekä virheiden määrä, joita aiheuttavat työehtosopimusten tulkintavirheet sekä virheet päivittäisen työajan laskennassa. Toimeksiantajalle ehdotettiin ja yrityksessä toteutettiin työajanseurannan automatisointia uuden järjestelmän avulla, jolloin työtuntien kirjaus ja palkkatapahtumat muodostuvat automaattisesti. Järjestelmän avulla työtuntien hyväksyntä voidaan tehdä nopeammin ilman viivästyksiä. Uuden järjestelmän mahdollisuuksia hyödyntämällä yritys voi keskittyä uusiin asiakkaille tarjottaviin palveluihin ja tuotteisiin.
Sähköinen tuntikirjausjärjestelmä helpottaa työntekijöiden reaaliaikaista työajanseurantaa, antaa tarkan tiedon palkkamaksua varten, tuo työn tekemiseen joustavuutta, varmistaa työntekijöiden tasapuolisen kohtelun, helpottaa laskutusta ja kustannuksien seurantaa sekä tehostaa tuottavuutta.
Opinnäytetyö on muodoltaan tutkimuksellinen kehittämistyö. Sen tavoitteena oli parantaa teknologiateollisuuden alan yrityksen (Yritys X) työajanseurantaprosessia ja ottaa käyttöön reaaliaikaisesti toimiva työajanseurantajärjestelmä. Kehittämistyössä keskeistä oli menetelmien moninaisuus: eri menetelmillä saatiin kehittämistyön tueksi erilaista tietoa ja ideoita. Keskeiset työssä käytetyt tutkimusmenetelmät olivat dokumenttianalyysi, teemahaastattelu, havainnointi ja aivoriihityöskentely. Opinnäytetyön teoriaosuus perustui pääosin Suomen työaikalainsäädäntöön ja toimeksiantajan alan soveltuviin työehtosopimuksiin. Työn tutkimuksellinen osuus tehtiin käyttäen toimeksiantajan työajanseurantaan liittyviä asiakirjoja ja prosessikaavioita.
Tutkijalla on keskeinen rooli toimintatutkimusprosessissa. Tutkimuksen aikana pyrittiin luomaan luottamussuhde tutkittaviin tiedottamalla toimeksiantajalle ja tutkimuksen osallistujille tutkimuksen vaiheista, toimenpiteiden tarkoituksesta ja niiden mahdollisista vaikutuksista.
Ensimmäiseksi tilannekatsauksen avulla tarkasteltiin kohdeyrityksen työajanseurantaprosessia ja pohdittiin, miksi se vie niin paljon työntekijöiden aikaa. Tämän analyysin perusteella ehdotettiin parannustoimenpiteitä ja määriteltiin uuden työajanseurantajärjestelmän vaatimuksia. Opinnäytetyön toisessa osassa kartoitettiin työajanseurantajärjestelmien ominaisuuksia teemahaastattelujen avulla. Järjestelmän valinta ja käyttöönotto suunniteltiin aivoriihityöskentelyssä. Opinnäytetyön lopuksi arvioitiin käyttöönottovaiheita ja tehtyjä muutoksia sekä analysoitiin käytännön vaikeita tilanteita. Samalla suunniteltiin korjaustoimenpiteitä ja pohdittiin uusia kehittämissuuntia.
Tutkimuksen aikana havaittiin, että Yrtiyksen X työajanseurantaprosessiin vaikuttavat organisaation menettelytapa sekä virheiden määrä, joita aiheuttavat työehtosopimusten tulkintavirheet sekä virheet päivittäisen työajan laskennassa. Toimeksiantajalle ehdotettiin ja yrityksessä toteutettiin työajanseurannan automatisointia uuden järjestelmän avulla, jolloin työtuntien kirjaus ja palkkatapahtumat muodostuvat automaattisesti. Järjestelmän avulla työtuntien hyväksyntä voidaan tehdä nopeammin ilman viivästyksiä. Uuden järjestelmän mahdollisuuksia hyödyntämällä yritys voi keskittyä uusiin asiakkaille tarjottaviin palveluihin ja tuotteisiin.