Tietohallinnon yhteisöviestinnän seuranta ja mittaus: Case Yritys O
Lamminsalo, Anne (2018)
Lamminsalo, Anne
Haaga-Helia ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052911005
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018052911005
Tiivistelmä
Digitalisaatio ja toimintaympäristön kehitys vaativat muutosta tietohallinnon viestintätapoihin. Yksisuuntaisen tiedottamisen tulisi vaihtua yksilölähtöiseen, dialogimaiseen keskusteluun. Muutoksen onnistuminen vaatii ymmärrystä viestinnän nykytilanteesta sekä tavoitteita, joita kohti suunnata.
Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena Yritys O:n tietohallinnolle. Keväällä 2016 todettiin ongelmia tietohallinnon viestinnän tavoittavuudessa. Tämän perusteella lähdettiin selvittämään syitä, minkä vuoksi viestit eivät menneet perille.
Työn alkuperäinen tavoite oli selvittää Yritys O:n tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä. Lopulliseksi tavoitteeksi muodostui selvittää erilaisia menetelmiä, joilla tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä voidaan tutkia, sekä viestinnän onnistumiseen soveltuvia mittareita. Työ rajattiin koskemaan työyhteisöviestintää, ja työn ulkopuolelle rajattiin tietohallintotiimin sisällä tapahtuva viestintä. Pääpaino työssä oli tiedottavalla viestinnällä.
Teoriaosuus koostuu työyhteisöviestinnästä, viestinnän mittaamisesta ja tietohallinnon roolista organisaatiossa. Työyhteisöviestintää käsitellään viestinnän merkityksen, haasteiden ja kanavien sekä tiedottamisen erityspiirteiden kautta. Viestinnän mittaamisen osalta tutustutaan mittareiden valintaan, erilaisiin menetelmiin ja tulosten läpikäyntiin.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin koko yritykselle (pl. tietohallinto) suunnattua kvantitatiivista kyselytutkimusta, jossa hyödynnettiin muutamaa kvalitatiivista kysymystä. Kysely rakentui väittämistä, monivalintakysymyksistä, avoimista kysymyksistä sekä taustakysymyksistä.
Kysely toteutettiin toukokuussa 2016. Tulosten perusteella ei muutettu tietohallinnon toimintaa. Opinnäytetyö valmistui lopulliseen muotoonsa keväällä 2018.
Kyselyn perusteella tietohallinnon viestintä koettiin ajankohtaiseksi ja tarpeelliseksi. Kehittämistä vaativia kohteita olivat viestien selkeys, viesteissä käytetty kieli, muutosten konkreettiset vaikutukset ja viestinnän aikataulutus. Tietohallinnon tulisi tarkemmin miettiä, mikä on viestin päätavoite ja miten tämä halutaan ilmaista kohderyhmän näkökannalta.
Tulosten perusteella tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä voidaan tutkia käyttäen kohdennettua kyselytutkimusta, pikapalautetta, sosiaalisen median analytiikkaa ja vaikutelmadataa. Tietohallinnon viestinnän mittareina voidaan käyttää viestien tavoittavuutta, reaktioita, aikataulutusta ja vuorovaikutteisuutta. Lisäksi mittaamista tulisi kohdentaa viestinnän selkeyteen ja yksilölähtöisyyteen. Oleellista olisi huomioida viestinnän vaikuttavuus mittaamisessa säästetyn ajan, syntyneiden ideoiden ja saadun palautteen kautta.
Opinnäytetyö toteutettiin tapaustutkimuksena Yritys O:n tietohallinnolle. Keväällä 2016 todettiin ongelmia tietohallinnon viestinnän tavoittavuudessa. Tämän perusteella lähdettiin selvittämään syitä, minkä vuoksi viestit eivät menneet perille.
Työn alkuperäinen tavoite oli selvittää Yritys O:n tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä. Lopulliseksi tavoitteeksi muodostui selvittää erilaisia menetelmiä, joilla tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä voidaan tutkia, sekä viestinnän onnistumiseen soveltuvia mittareita. Työ rajattiin koskemaan työyhteisöviestintää, ja työn ulkopuolelle rajattiin tietohallintotiimin sisällä tapahtuva viestintä. Pääpaino työssä oli tiedottavalla viestinnällä.
Teoriaosuus koostuu työyhteisöviestinnästä, viestinnän mittaamisesta ja tietohallinnon roolista organisaatiossa. Työyhteisöviestintää käsitellään viestinnän merkityksen, haasteiden ja kanavien sekä tiedottamisen erityspiirteiden kautta. Viestinnän mittaamisen osalta tutustutaan mittareiden valintaan, erilaisiin menetelmiin ja tulosten läpikäyntiin.
Opinnäytetyön tutkimusmenetelmänä käytettiin koko yritykselle (pl. tietohallinto) suunnattua kvantitatiivista kyselytutkimusta, jossa hyödynnettiin muutamaa kvalitatiivista kysymystä. Kysely rakentui väittämistä, monivalintakysymyksistä, avoimista kysymyksistä sekä taustakysymyksistä.
Kysely toteutettiin toukokuussa 2016. Tulosten perusteella ei muutettu tietohallinnon toimintaa. Opinnäytetyö valmistui lopulliseen muotoonsa keväällä 2018.
Kyselyn perusteella tietohallinnon viestintä koettiin ajankohtaiseksi ja tarpeelliseksi. Kehittämistä vaativia kohteita olivat viestien selkeys, viesteissä käytetty kieli, muutosten konkreettiset vaikutukset ja viestinnän aikataulutus. Tietohallinnon tulisi tarkemmin miettiä, mikä on viestin päätavoite ja miten tämä halutaan ilmaista kohderyhmän näkökannalta.
Tulosten perusteella tietohallinnon viestintätyytyväisyyttä voidaan tutkia käyttäen kohdennettua kyselytutkimusta, pikapalautetta, sosiaalisen median analytiikkaa ja vaikutelmadataa. Tietohallinnon viestinnän mittareina voidaan käyttää viestien tavoittavuutta, reaktioita, aikataulutusta ja vuorovaikutteisuutta. Lisäksi mittaamista tulisi kohdentaa viestinnän selkeyteen ja yksilölähtöisyyteen. Oleellista olisi huomioida viestinnän vaikuttavuus mittaamisessa säästetyn ajan, syntyneiden ideoiden ja saadun palautteen kautta.