Produktiokohtaisen talousohjauksen kehittäminen : Helsingin kaupunginteatteri
Elimäki, Ville (2018)
Elimäki, Ville
Tampereen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053111608
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018053111608
Tiivistelmä
Helsingin Kaupunginteatterissa aloitettiin tammikuussa 2018 kehitysprojekti organisaation talousohjauksen kehittämiseksi. Tarkoituksena oli käyttöönottaa uusi budjetointi- ja raportointiohjelmisto, joka mahdollistaa kuukausitason talousohjauksen. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli produktiokohtaisen talousohjauksen kehittäminen. Tavoitteen saavuttamiseksi johtopäätöksissä vastattiin tutkimusongelmaan: ”miten siirtyminen kuukausitason talousohjaukseen kehittää produktiokohtaista talousohjausta?”.
Työn tietoperusta rakennettiin projektiliiketoiminnasta, jonka tärkeimpiä teemoja ovat projektitoimintakulttuuri, projektisalkun ohjaus, projektin ohjaus, projektistrategia, -tavoitteet ja -päämäärä. Näiden lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin yleistä talousohjauksen teoriaa. Työ on tutkimuksellinen kehittämistyö, jota lähestyttiin toimintatutkimuksen ja konstruktiivisen tutkimukset näkökulmista. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelujen avulla maaliskuussa 2018. Haastateltavia pyydettiin kertomaan produktiobudjetoinnin, -ennustamisen ja -raportoinnin nykytilanteesta, tulevaisuudesta sekä haastateltavan omasta roolista prosessissa. Tämän lisäksi jokaista haastateltavaa pyydettiin vastaamaan heidän vastuualueeseensa ja rooliinsa pohjautuvaan kysymykseen.
Tutkimusaineisto osoitti, että siirtyminen kuukausitason talousohjaukseen mahdollistaa jatkuvan produktiokohtaisen tuotto- ja kustannusseurannan, joka antaa taloushallinnolle paremman mahdollisuuden reagoida poikkeamiin sekä tukee tuottajia produktiokohtaisessa talousohjauksessa. Tuottajat ovat vastanneet ainoastaan produktiobudjetoinnista, mutta kehitysprojektin myötä vastuu ennusteiden tekemisestä kasvaa. Produktioennustamista ei ole aikaisemmin toteutettu produktiokohtaisesti vaan produktiokokonaisuuksina. Produktioraportointi muuttuu ohjelmistoon integroidun rullaavan raportointijärjestelmän myötä tuotto- ja kustannusseurannaksi, jolloin aikaisemmin raportoinnista vastaavan työntekijän työpanos pystytään kohdentamaan esimerkiksi raporttien analysointiin ja niiden tulkitsemisen tueksi. Rullaava raportointijärjestelmä mahdollistaa taloushallinnon ulkopuolisten työntekijöiden, kuten teknisten johtajien, tuottajien, osastojohtajien ja teatterijohtajan tuotto- ja kustannusseurannan ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä auttaa vähentämään manuaaliseen työhön käytettyjä resursseja merkittävästi.
Produktiokohtaisen talousohjauksen kehittämisestä tekee haasteellisen teatteriorganisaatioiden toimintaympäristö. Taiteellisissa organisaatioissa erityisesti taiteellisten ja taloudellisten intressien tasapainottaminen ja julkinen rahoitus luovat toimintaympäristöstä monitasoisen. Produktiobudjetoinnissa on annettava taiteellisuudelle tilaa tarkoituksenmukaisesti, mutta samanaikaisesti pyrittävä ylläpitämään budjettikuria. Taloudellisen tietoisuuden kasvattaminen auttaa mahdollistamaan tämän yhtälön.
Työn tietoperusta rakennettiin projektiliiketoiminnasta, jonka tärkeimpiä teemoja ovat projektitoimintakulttuuri, projektisalkun ohjaus, projektin ohjaus, projektistrategia, -tavoitteet ja -päämäärä. Näiden lisäksi opinnäytetyössä hyödynnettiin yleistä talousohjauksen teoriaa. Työ on tutkimuksellinen kehittämistyö, jota lähestyttiin toimintatutkimuksen ja konstruktiivisen tutkimukset näkökulmista. Tutkimusaineisto kerättiin teemahaastattelujen avulla maaliskuussa 2018. Haastateltavia pyydettiin kertomaan produktiobudjetoinnin, -ennustamisen ja -raportoinnin nykytilanteesta, tulevaisuudesta sekä haastateltavan omasta roolista prosessissa. Tämän lisäksi jokaista haastateltavaa pyydettiin vastaamaan heidän vastuualueeseensa ja rooliinsa pohjautuvaan kysymykseen.
Tutkimusaineisto osoitti, että siirtyminen kuukausitason talousohjaukseen mahdollistaa jatkuvan produktiokohtaisen tuotto- ja kustannusseurannan, joka antaa taloushallinnolle paremman mahdollisuuden reagoida poikkeamiin sekä tukee tuottajia produktiokohtaisessa talousohjauksessa. Tuottajat ovat vastanneet ainoastaan produktiobudjetoinnista, mutta kehitysprojektin myötä vastuu ennusteiden tekemisestä kasvaa. Produktioennustamista ei ole aikaisemmin toteutettu produktiokohtaisesti vaan produktiokokonaisuuksina. Produktioraportointi muuttuu ohjelmistoon integroidun rullaavan raportointijärjestelmän myötä tuotto- ja kustannusseurannaksi, jolloin aikaisemmin raportoinnista vastaavan työntekijän työpanos pystytään kohdentamaan esimerkiksi raporttien analysointiin ja niiden tulkitsemisen tueksi. Rullaava raportointijärjestelmä mahdollistaa taloushallinnon ulkopuolisten työntekijöiden, kuten teknisten johtajien, tuottajien, osastojohtajien ja teatterijohtajan tuotto- ja kustannusseurannan ajasta ja paikasta riippumatta. Tämä auttaa vähentämään manuaaliseen työhön käytettyjä resursseja merkittävästi.
Produktiokohtaisen talousohjauksen kehittämisestä tekee haasteellisen teatteriorganisaatioiden toimintaympäristö. Taiteellisissa organisaatioissa erityisesti taiteellisten ja taloudellisten intressien tasapainottaminen ja julkinen rahoitus luovat toimintaympäristöstä monitasoisen. Produktiobudjetoinnissa on annettava taiteellisuudelle tilaa tarkoituksenmukaisesti, mutta samanaikaisesti pyrittävä ylläpitämään budjettikuria. Taloudellisen tietoisuuden kasvattaminen auttaa mahdollistamaan tämän yhtälön.