Asiantuntijaesimiehen ajanhallinnan kehittäminen
Salavamäki, Ida (2018)
Salavamäki, Ida
Tampereen ammattikorkeakoulu
2018
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121221065
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2018121221065
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoitus oli tutkia asiantuntijaesimiesten ajanhallintaa selvittämällä, mitä ajanhallinnan menetelmiä esimiehet käyttävät ja millaisia haasteita he kohtaavat päivittäisessä työssään. Opinnäytetyön tavoite oli löytää kehitettävät osa-alueet ja tarjota mahdollisia ratkaisutapoja tilanteen helpottamiseksi, ja siten vähentää työn kuormittavuutta.
Tutkimusaineiston kvalitatiiviset tiedonkeruumenetelmät olivat työpäiväkirja sekä yksilöhaastattelu. Valituilla menetelmillä kartoitettiin työajan jakaantumisen nykytila sekä pyrittiin luomaan kokonaiskuva käytetyistä ajanhallinnan keinoista. Tutkimuksilla haluttiin samalla lisätä haastateltavien tietoisuutta aiheesta sekä tilanteen parantamismahdollisuuksista.
Tutkimusten mukaan esimiesten tärkein ajanhallinnan työväline on sähköinen kalenteri. Työtehtävien jäsentelyyn hyödynnettiin muun muassa muistilappuja ja visual boardia, kun taas priorisoinnin kerrottiin olevan pääasiassa intuitiopohjaista. Tutkimustuloksista ilmeni, että suuri osa tutkittavien työpäivästä kuluu tällä hetkellä palavereihin. Muita esiin tulleita haasteita olivat työajan epätasainen jakaantuminen, kiireen tunne, työn keskeytymiset sekä pitkät työpäivät. Tuloksista oli löydettävissä selkeä jako oman toiminnan sekä työyhteisön toiminnan aiheuttamien haasteiden välille. Työyhteisön toiminnan kehittämiskohteiksi koettiin nykyiset viestintä- ja palaverikäytännöt, jotka olivat osaltaan aikaa vieviä ja tehottomia.
Alan kirjallisuuteen vedoten voidaan todeta, että edellä mainittuja haasteita voi lähteä ratkomaan työn suunnittelua ja jäsentelyä kehittämällä. Työn fokuksen ollessa selvillä on tehtävät helpompi priorisoida niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan, jolloin ne on myös helpompi aikatauluttaa kalenteriin. Ajan varaaminen omalle työskentelylle voi vähentää kiireen tunnetta ja ennaltaehkäistä työpäivien venymistä yliajalle. Viestintä- ja palaverikäytänteitä tehostamalla voitaisiin työaikaa vapauttaa omalle työskentelylle ja itsensä kehittämiselle.
Ajanhallinnan kehittämisen tulisi olla jatkuva prosessi, sillä työn vaatimukset usein vaihtelevat ajan saatossa. Toimintatapojen kehittäminen vaatii aikaa ja huolellista suunnittelua, joka saattaa kiireen keskellä tuntua kohtuuttomalta. Todellisuudessa suunnittelutyöhön sijoitettu aika kuitenkin todennäköisesti vapauttaa jatkossa enemmän aikaa, mitä siihen alkujaan käytettiin.
Tutkimusaineiston kvalitatiiviset tiedonkeruumenetelmät olivat työpäiväkirja sekä yksilöhaastattelu. Valituilla menetelmillä kartoitettiin työajan jakaantumisen nykytila sekä pyrittiin luomaan kokonaiskuva käytetyistä ajanhallinnan keinoista. Tutkimuksilla haluttiin samalla lisätä haastateltavien tietoisuutta aiheesta sekä tilanteen parantamismahdollisuuksista.
Tutkimusten mukaan esimiesten tärkein ajanhallinnan työväline on sähköinen kalenteri. Työtehtävien jäsentelyyn hyödynnettiin muun muassa muistilappuja ja visual boardia, kun taas priorisoinnin kerrottiin olevan pääasiassa intuitiopohjaista. Tutkimustuloksista ilmeni, että suuri osa tutkittavien työpäivästä kuluu tällä hetkellä palavereihin. Muita esiin tulleita haasteita olivat työajan epätasainen jakaantuminen, kiireen tunne, työn keskeytymiset sekä pitkät työpäivät. Tuloksista oli löydettävissä selkeä jako oman toiminnan sekä työyhteisön toiminnan aiheuttamien haasteiden välille. Työyhteisön toiminnan kehittämiskohteiksi koettiin nykyiset viestintä- ja palaverikäytännöt, jotka olivat osaltaan aikaa vieviä ja tehottomia.
Alan kirjallisuuteen vedoten voidaan todeta, että edellä mainittuja haasteita voi lähteä ratkomaan työn suunnittelua ja jäsentelyä kehittämällä. Työn fokuksen ollessa selvillä on tehtävät helpompi priorisoida niiden tärkeyden ja kiireellisyyden mukaan, jolloin ne on myös helpompi aikatauluttaa kalenteriin. Ajan varaaminen omalle työskentelylle voi vähentää kiireen tunnetta ja ennaltaehkäistä työpäivien venymistä yliajalle. Viestintä- ja palaverikäytänteitä tehostamalla voitaisiin työaikaa vapauttaa omalle työskentelylle ja itsensä kehittämiselle.
Ajanhallinnan kehittämisen tulisi olla jatkuva prosessi, sillä työn vaatimukset usein vaihtelevat ajan saatossa. Toimintatapojen kehittäminen vaatii aikaa ja huolellista suunnittelua, joka saattaa kiireen keskellä tuntua kohtuuttomalta. Todellisuudessa suunnittelutyöhön sijoitettu aika kuitenkin todennäköisesti vapauttaa jatkossa enemmän aikaa, mitä siihen alkujaan käytettiin.