Yrityksen tietämyksenhallinnan kehittäminen tiedonhakua parantamalla
Sjöberg, Mikko (2010)
Sjöberg, Mikko
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2010
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010060911873
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2010060911873
Tiivistelmä
Insinöörityössä tutkittiin rakennusalan tietopalveluyrityksen intranetin hakutoiminnon kehittämistä. Näkökulmana oli tietämyksenhallinta yrityksen liiketoimintaa edistävänä tekijänä. Yrityksessä tuotettujen dokumenttien ja verkkosivujen lisäksi myös sisäinen viestintä kuului tämän työn kannalta tietämyksenhallintaan. Olennaisen tiedon löytämisen helppous ja nopeus olivat kehitystyön arvioinnin kriteerejä. Keskeisenä tavoitteena oli tiedonhakua tehostamalla vapauttaa työaikaa tuottavampaan työhön.
Kohteena ollut järjestelmä oli huhtikuussa 2009 käyttöönotettu intranet. Sen toimituksessa mukana tullut hakukone otettiin käyttöön vakioasetuksin, mikä asetti kehitysvaatimuksia hakutoiminnolle. Työ toteutettiin mahdollisimman pitkälle järjestelmän omia ominaisuuksia hyödyntäen, eikä varsinaista sovelluskehitystä tehty.
Tutkimus pohjautui käyttäjätestiin, jolla selvitettiin todellisten loppukäyttäjien avulla hakukoneen käytettävyyttä. Käytettävyyden arvioinnissa mitattiin relevantin tiedon löydettävyyttä hakukonetta käyttämällä sekä tiedonhakuprosessin nopeutta. Lisäksi käyttäjillä oli mahdollisuus antaa vapaamuotoista palautetta. Tuloksissa löydettiin useita ongelmakohtia. Haluttu dokumentti ei hyvin valitulla hakusanallakaan listautunut riittävän ylös hakutuloksissa. Tulosten esittämisessä käytetyt metatiedot olivat sopimattomia, eikä hakukone osannut käsitellä suomen kielen yhdyssanoja oikein. Lisäksi haettava sisältöalue oli liian suppea ja käyttäjät toivoivat hakujen kohdentamismahdollisuuksia.
Ratkaisuna yritykselle kehitettiin metatietomalli ja hakukonetta konfiguroitiin toimimaan paremmin loppukäyttäjien tarpeen mukaan. Haettavan tiedon relevanssia ja nopeutta voitiin parantaa merkittävästi. Samalla kehitettiin yrityksen sisäistä dokumentinhallintaa metatiedon hyödyntämisen avulla, mikä kehittää tiedonhakua paitsi hakukoneen avulla, myös perinteisen navigoinnin kautta. Tiedonhaun kehittäminen todettiin loppukäyttäjien keskuudessa tärkeäksi, ja tehdyt parannukset vastasivat hyvin käyttäjien tarpeita ja toiveita. Metadatan tehokas hyödyntäminen vaatii käyttäjiltä kuitenkin sitoutumista ja opettelua jokapäiväisissä työtehtävissä.
Kohteena ollut järjestelmä oli huhtikuussa 2009 käyttöönotettu intranet. Sen toimituksessa mukana tullut hakukone otettiin käyttöön vakioasetuksin, mikä asetti kehitysvaatimuksia hakutoiminnolle. Työ toteutettiin mahdollisimman pitkälle järjestelmän omia ominaisuuksia hyödyntäen, eikä varsinaista sovelluskehitystä tehty.
Tutkimus pohjautui käyttäjätestiin, jolla selvitettiin todellisten loppukäyttäjien avulla hakukoneen käytettävyyttä. Käytettävyyden arvioinnissa mitattiin relevantin tiedon löydettävyyttä hakukonetta käyttämällä sekä tiedonhakuprosessin nopeutta. Lisäksi käyttäjillä oli mahdollisuus antaa vapaamuotoista palautetta. Tuloksissa löydettiin useita ongelmakohtia. Haluttu dokumentti ei hyvin valitulla hakusanallakaan listautunut riittävän ylös hakutuloksissa. Tulosten esittämisessä käytetyt metatiedot olivat sopimattomia, eikä hakukone osannut käsitellä suomen kielen yhdyssanoja oikein. Lisäksi haettava sisältöalue oli liian suppea ja käyttäjät toivoivat hakujen kohdentamismahdollisuuksia.
Ratkaisuna yritykselle kehitettiin metatietomalli ja hakukonetta konfiguroitiin toimimaan paremmin loppukäyttäjien tarpeen mukaan. Haettavan tiedon relevanssia ja nopeutta voitiin parantaa merkittävästi. Samalla kehitettiin yrityksen sisäistä dokumentinhallintaa metatiedon hyödyntämisen avulla, mikä kehittää tiedonhakua paitsi hakukoneen avulla, myös perinteisen navigoinnin kautta. Tiedonhaun kehittäminen todettiin loppukäyttäjien keskuudessa tärkeäksi, ja tehdyt parannukset vastasivat hyvin käyttäjien tarpeita ja toiveita. Metadatan tehokas hyödyntäminen vaatii käyttäjiltä kuitenkin sitoutumista ja opettelua jokapäiväisissä työtehtävissä.