Organisaation johtaminen Green Office -prosessiin : ESAN KIRJAPAINO OY, Mediatalo Esa, Etelä-Suomen Sanomat

Abstract

Opinnäytetyön Organisaation johtaminen Green Office -prosessissa aiheena on muutosjohtaminen ja viestintä. Työ keskittyy tuottamaan Etelä-Suomen Sanomien esimiehille viestintäsuunnitelmapohjan, jota käytetään työkaluna erilaisten projektien yhteydessä. Ensimmäisenä projektina on Green Office -prosessi. Green Office -ohjelma on WWF:n tarjoama maksullinen ympäristöohjelma toimistoille ja sen tarkoituksena on kehittää toimistojen ekotehokkuutta. Ohjelmalla pyritään vähentämään luonnonvarojen kulutusta, hidastamaan ilmastonmuutosta ja lisäämään työntekijöiden ympäristötietoutta sekä edistämään kestäviä elämäntapoja.

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena on ohjata Etelä-Suomen Sanomien esimiehet osaavaan muutosjohtamiseen ja auttaa heitä viestinnällään vaikuttamaan organisaation muutosprosesseihin. Muutosjohtaminen on prosessiin osallistuvien ja toimintaa toteuttavien tavoitteiden ja tarpeiden yhteensovittamista. Muutoksen onnistumiseksi on laadittava prosessiin viestintäsuunnitelma, joka vie muutosta eteenpäin suunnitelman mukaisesti.

Opinnäytetyön teoriaosuus on jaettu kahteen osaan: yhteiskuntavastuu yritystoiminnassa sekä muutosjohtaminen ja viestintä. Empiirinen osuus keskittyy selvittämään organisaation viestinnän, sekä muutosjohtamisen toimivuutta kohdeyrityksessä. Tutkimusmenetelmänä käytettiin kvalitatiivisia haastatteluja, jotka nauhoitettiin ja sähköposteja, joissa oli kvalitatiivinen kyselylomake. Tutkimuksen ja teorian perusteella suunnittelimme viestintäsuunnitelmapohjan.

Tutkimustulosten perusteella Green Office -ohjelma oli vieras organisaatiolle. Tuloksista selvisi myös, että organisaation on harkittava viestintää tarkemmin ja keskityttävä muutosjohtamiseen koko muutoksen ajan. Jatkotutkimusaiheena voisi tutkia kuinka viestinnän kehittäminen vaikuttaa yrityksen tuloksiin tai toimintaan.

The topic of this thesis is management of change and communication. Our subject focuses on providing a communication plan to the managers of a newspaper called Etelä-Suomen Sanomat. They will keep the plan as an instrument concerning a variety of different projects. Their first project using this communication plan is the Green Office process. Green Office is an environmental programme for offices developed by WWF. The programme aspires to increase ecological efficiency and environmental consciousness, to slow global warming and also to encourage an eco-friendly way of life.

The purpose of this thesis was to study the current state of communication in the mentioned organization and to create a communication plan based on the results of the study. Management of change is a process whereby participants and implementers put together their aims and needs. In order to achieve successful change they have to prepare a communication plan, which will take the change towards the goal as they have planned.

The theoretical part of our thesis is divided in two parts: social responsibility in entrepreneurship and management of change and communication. The empirical part focuses on the current communication and change management processes within the organization. As a research method, we used the qualitative method. We made qualitative interviews which were recorded and we distributed emails which included a qualitative questionnaire. On the grounds of our research results and our theoretical part we planned a basis for a communication plan.

Based on our research results we found out that the employees did not know Green Office. We also found out that they should concentrate more on communication and managing change throughout the entire period of change. As further study we recommend to study how improved communication affects the results and activities of an organization.