Arkistointi Siunauksela ry:ssä
Järvinen, Ira (2011)
Järvinen, Ira
Tampereen ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105035812
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105035812
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä arkistonmuodostussuunnitelma toimeksiantajalle, Siunauksela ry:lle. Siunauksela on Nokialla sijaitseva hoitokoti, joka tarjoaa palveluasumista ja tuettua asumista lyhyeksi tai pidemmäksi ajaksi. Aluehallintovirasto edellytti toimeksiantajalta arkistonmuodostussuunnitelman olemassaoloa, ja tämän vuoksi syntyi tarve suunnitelman tekemisestä. Tutkimusongelmana olivat kysymykset, miten toimeksiantajan arkistointia voitaisiin kehittää paremmaksi ja kuinka arkistonmuodostussuunnitelma tehdään. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajan arkistointia, ja näin parantaa heidän työskentelytapojaan.
Työn teoriapohjana oli asiakirjahallinto ja erityisesti arkistointi. Taustamateriaali kerättiin eri lähteistä, kirjoista ja Internet-sivuilta. Taustamateriaalia etsiessä tärkeinä lähteinä toimivat myös eri lait, kuten laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Kun tarvittava taustamateriaali ja selvitys arkistonmuodostussuunnitelman tekoa varten oli kerätty, tehtiin itse suunnitelma Excel-taulukkona sekä erillisenä paperisena versiona.
Työn alussa kerrotaan arkistoinnista, sekä erityisesti arkistonmuodostuksesta ja asiakirjojen säilytyksestä. Arkistointi voidaan taustamateriaalin perusteella jakaa kahteen osaan; vanhan arkiston järjestämiseen ja arkistonmuodostukseen. Toimeksiannon kannalta arkistonmuodostuksen tärkeimmäksi osaksi voidaan nimetä arkistonmuodostussuunnitelma, josta selviävät muun muassa asiakirjojen säilytysajat ja -paikat. Sen perustehtävänä on ohjata koko arkistointiprosessia. Työssä käsitellään myös eri lakien ja asetusten vaikutusta arkistointiin. Toimeksiantaja toimii sosiaalialalla, joten esimerkiksi asiakirjojen luovuttamisessa ja salassapidossa täytyy ottaa huomioon eri lakipykälät. Lakien lisäksi toimeksiantajan potilasasiakirjojen arkistointiin vaikuttaa sosiaali- ja terveysministeriön asetus, jossa määritellään asiakirjojen säilytysajat. Näiden taustatietojen pohjalta syntyi arkistonmuodostussuunnitelma, joka on työn lopussa, niin jaoteltuna tarkempien tietojen kanssa kuin kokonaisuudessaan liitteenä.
Työn tuloksena syntynyt arkistonmuodostussuunnitelma ja siihen liittyvät tiedot luovutettiin toimeksiantajalle sekä opinnäytetyön muodossa että erillisenä, muokattavana Excel-taulukkona. Suunnitelmasta selviävät eri asiakirjojen säilytysajat ja -paikat sekä niiden säilytysjärjestys. Toimeksiantaja otti suunnitelman käyttöön ja se on tallessa muokattavana versiona, jotta siihen voidaan jatkossa lisätä uusia asiakirjoja.
Työn teoriapohjana oli asiakirjahallinto ja erityisesti arkistointi. Taustamateriaali kerättiin eri lähteistä, kirjoista ja Internet-sivuilta. Taustamateriaalia etsiessä tärkeinä lähteinä toimivat myös eri lait, kuten laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista. Kun tarvittava taustamateriaali ja selvitys arkistonmuodostussuunnitelman tekoa varten oli kerätty, tehtiin itse suunnitelma Excel-taulukkona sekä erillisenä paperisena versiona.
Työn alussa kerrotaan arkistoinnista, sekä erityisesti arkistonmuodostuksesta ja asiakirjojen säilytyksestä. Arkistointi voidaan taustamateriaalin perusteella jakaa kahteen osaan; vanhan arkiston järjestämiseen ja arkistonmuodostukseen. Toimeksiannon kannalta arkistonmuodostuksen tärkeimmäksi osaksi voidaan nimetä arkistonmuodostussuunnitelma, josta selviävät muun muassa asiakirjojen säilytysajat ja -paikat. Sen perustehtävänä on ohjata koko arkistointiprosessia. Työssä käsitellään myös eri lakien ja asetusten vaikutusta arkistointiin. Toimeksiantaja toimii sosiaalialalla, joten esimerkiksi asiakirjojen luovuttamisessa ja salassapidossa täytyy ottaa huomioon eri lakipykälät. Lakien lisäksi toimeksiantajan potilasasiakirjojen arkistointiin vaikuttaa sosiaali- ja terveysministeriön asetus, jossa määritellään asiakirjojen säilytysajat. Näiden taustatietojen pohjalta syntyi arkistonmuodostussuunnitelma, joka on työn lopussa, niin jaoteltuna tarkempien tietojen kanssa kuin kokonaisuudessaan liitteenä.
Työn tuloksena syntynyt arkistonmuodostussuunnitelma ja siihen liittyvät tiedot luovutettiin toimeksiantajalle sekä opinnäytetyön muodossa että erillisenä, muokattavana Excel-taulukkona. Suunnitelmasta selviävät eri asiakirjojen säilytysajat ja -paikat sekä niiden säilytysjärjestys. Toimeksiantaja otti suunnitelman käyttöön ja se on tallessa muokattavana versiona, jotta siihen voidaan jatkossa lisätä uusia asiakirjoja.