Strategisista periaatteista käytäntöön – Organisaation prosessien kuvaaminen ja kehittäminen : Toimintaohjeistusten laatiminen maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikköön
Laitinen, Saija (2011)
Laitinen, Saija
Savonia-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105066452
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105066452
Tiivistelmä
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, joka koostuu kahdesta osasta: käytännönläheisestä tuotoksesta ja raportista. Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia toimintaohjeistuksia toimeksiantajayrityksen Itella Information Oy:n maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikön eri työtehtäviin. Tavoitteena oli laatia koko organisaation sisällä mahdollisimman helposti toiseen yksikköön monistettavat toimintaohjeistukset, minkä vuoksi toimintaohjeistukset päädyttiin laatimaan Itellan konsernikielellä eli englanniksi. Toimintaohjeistusten avulla tarkoituksena oli kehittää toimintaa mm. yhtenäistämällä ja tehostamalla työtapoja.
Opinnäytetyön viitekehyksenä on prosessien kuvaaminen ja kehittäminen prosessikeskeisen johtamisjärjestelmän näkökulmasta. Teoriaosuudessa esitellään, kuinka johdon asettamat strategiset periaatteet viedään prosessien kautta käytäntöön. Esille tuodaan myös SAP-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen merkitys prosessijohtamisessa.
Opinnäytetyö on toteutettu laadullisena tutkimuksena ja se sisältää sekä toiminta- että tapaustutkimuksen piirteitä. Opinnäytetyön tärkeimpiä tiedonhankintamenetelmiä olivat havainnointi ja keskustelut niin raportin kuin laadittujen toimintaohjeistustenkin osalta.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi kolmisensataa sivua toimintaohjeistuksia eri työtehtäviin toimeksiantajayrityksen maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikköön. Toimintaohjeistukset päätyivät käyttöön sekä Itella Information Oy:n Kuopion että Puolan maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikköihin. Havainnot ja käytännön kokemus osoittivat, että toimintaohjeistuksista tuli selkeät ja helppolukuiset. Toimintaohjeistukset myös yhtenäistävät ja tehostavat toimeksiantajayrityksen maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikön toimintaa.
Prosessikeskeisen johtamismallin tarkastelu osoitti, että organisaation strategisten periaatteiden vieminen käytäntöön asti on haastavaa. Erityisesti suurissa organisaatioissa tavoitteet täytyy viedä monien eri vaiheiden ja prosessien läpi varsinaiseen toimintaan. Johdon määrittelemät visiot, missiot ja strategiat jäävät henkilöstölle usein epäselviksi, jolloin henkilöstöllä ei ole selkeää käsitystä siitä, kuinka heidän tulisi käytännössä toimia strategian toteuttamiseksi. Sen lisäksi, että organisaation strategiset tavoitteet esitellään henkilöstölle, tulisi niiden yhteyttä käytännön toimintaan painottaa enemmän, jotta jatkuva toiminnan parantaminen onnistuisi.
Tämä opinnäytetyö on toteutettu toiminnallisena opinnäytetyönä, joka koostuu kahdesta osasta: käytännönläheisestä tuotoksesta ja raportista. Opinnäytetyön tarkoituksena oli laatia toimintaohjeistuksia toimeksiantajayrityksen Itella Information Oy:n maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikön eri työtehtäviin. Tavoitteena oli laatia koko organisaation sisällä mahdollisimman helposti toiseen yksikköön monistettavat toimintaohjeistukset, minkä vuoksi toimintaohjeistukset päädyttiin laatimaan Itellan konsernikielellä eli englanniksi. Toimintaohjeistusten avulla tarkoituksena oli kehittää toimintaa mm. yhtenäistämällä ja tehostamalla työtapoja.
Opinnäytetyön viitekehyksenä on prosessien kuvaaminen ja kehittäminen prosessikeskeisen johtamisjärjestelmän näkökulmasta. Teoriaosuudessa esitellään, kuinka johdon asettamat strategiset periaatteet viedään prosessien kautta käytäntöön. Esille tuodaan myös SAP-toiminnanohjausjärjestelmä ja sen merkitys prosessijohtamisessa.
Opinnäytetyö on toteutettu laadullisena tutkimuksena ja se sisältää sekä toiminta- että tapaustutkimuksen piirteitä. Opinnäytetyön tärkeimpiä tiedonhankintamenetelmiä olivat havainnointi ja keskustelut niin raportin kuin laadittujen toimintaohjeistustenkin osalta.
Opinnäytetyön tuloksena syntyi kolmisensataa sivua toimintaohjeistuksia eri työtehtäviin toimeksiantajayrityksen maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikköön. Toimintaohjeistukset päätyivät käyttöön sekä Itella Information Oy:n Kuopion että Puolan maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikköihin. Havainnot ja käytännön kokemus osoittivat, että toimintaohjeistuksista tuli selkeät ja helppolukuiset. Toimintaohjeistukset myös yhtenäistävät ja tehostavat toimeksiantajayrityksen maksuliikenne- ja myyntireskontrayksikön toimintaa.
Prosessikeskeisen johtamismallin tarkastelu osoitti, että organisaation strategisten periaatteiden vieminen käytäntöön asti on haastavaa. Erityisesti suurissa organisaatioissa tavoitteet täytyy viedä monien eri vaiheiden ja prosessien läpi varsinaiseen toimintaan. Johdon määrittelemät visiot, missiot ja strategiat jäävät henkilöstölle usein epäselviksi, jolloin henkilöstöllä ei ole selkeää käsitystä siitä, kuinka heidän tulisi käytännössä toimia strategian toteuttamiseksi. Sen lisäksi, että organisaation strategiset tavoitteet esitellään henkilöstölle, tulisi niiden yhteyttä käytännön toimintaan painottaa enemmän, jotta jatkuva toiminnan parantaminen onnistuisi.