Suunnitelmallista viestintää : viestintäsuunnitelma Pääkaupunkiseudun Partiolaisten Piirileirille 2012
Savolainen, Inka (2011)
Savolainen, Inka
Humanistinen ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105117436
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201105117436
Tiivistelmä
Tiivistelmä
Opinnäytetyöni tavoitteena on ollut tehdä Pääkaupunkiseudun Partiolaisten vuoden 2012 piirileirille toimiva viestintäsuunnitelma. Työn tilaaja on Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry ja työ tulee piirileirin viestintäjohtaja Lauri Lankisen käyttöön. Toimivuudella tarkoitetaan sellaista suunnitelmaa, joka on käyttökelpoinen työkalu nimenomaan kyseisessä tapahtumassa. Vapaaehtoisorganisaatiosta puhuttaessa eroaa viestintäsuunnitelman sisältö yritysviestinnästä melko lailla. Viestintäsuunnitelmaa partiota-pahtumalle tehtäessä on juuri partion erityispiirteet, arvot ja periaatteet osattava ottaa huomioon.
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ovat järjestäneet piirileirejä noin 4-8 vuoden välein. Viimeisimmälle piirileirille osallistui 4000 partiolaista ja sama osallistujatavoite on myös vuoden 2012 leirillä. Viestinnän taso ei aiemmilla leireillä ole ollut kovin kaksista, ja viestintään panostettiin kunnolla ensimmäisen kerran vasta vuonna 2002 järjestetyllä Kerkällä. Sekä Kerkällä että vuoden 2008 piirileirillä Aihkilla tehtiin viestintää, mutta ilman kunnollista suunnitelmaa. Suunnittelemattomuus on iso stressitekijä tekijöiden keskuudessa ja lisäksi aiheuttaa sen, ettei seuraavan projektin suunnittelun taustalle ole olemassa olevia dokumentteja.
Työssä on yhdistetty viestinnän teorioita partion käytänteisiin. Käytännön osuudessa olen hyödyntänyt omaa kokemustani partioviestinnästä sekä piirin tiedottajan Johanna Junkkarin ammattitaitoa. Lisäksi olen keskustellut koko projektin ajan viestintäjohtaja Lauri Lankisen kanssa ja hyväksyttänyt hänellä kaikki ideat. Tavoitteena onkin ollut tehdä ensisijaisesti juuri hänen tarkoituksiinsa sopiva suunnitelma.
Viestintäsuunnitelma sisältää tiivistettynä projektikuvauksen, tavoitteet, resurssit, kohderyhmien kartoituksen, toimenpiteet, toimintakalenterin, budjetin ja erityylisiä ohjeistuksia muun muassa kriisiviestinnästä sekä kirjoitusohjeita. Erityispiirteitä muihin viestintäsuunnitelmiin on ollut esimerkiksi ohjeistuksissa, jotka on suunnattu pääosin sellaisille henkilöille, joilla ei ole minkäänlaista viestintätaustaa. Myöskään pestaussuunnitelmaa ei yleensä viestintäsuunnitelmista löydy. Suunnitelmassa on panostettu aikatauluihin ja aikataulupohjiin, joiden avulla yritetään välttää turha paniikki harrastustoiminnassa. Hyvä suunnittelu antaa tekijöille turvaa ja varmuutta.
Vapaaehtoisorganisaatioiden viestintäsuunnitelmia on olemassa todella niukasti. Itse en löytänyt työni pohjaksi yhtään kattavaa suunnitelmaa. Kuitenkin ei-ammattilaisille viestinnän tekijöille toimivasta suunnittelupohjasta olisi usein korvaamaton apu. Toivonkin, että opinnäytetyöni täyttää tämän tyhjiön. Työ on hyödynnettävissä lähes sellaisenaan muiden piirileirien viestinnässä ja hieman muokattuna myös muissa partiotapahtumissa. Lisäksi viestintäsuunnitelmaa voidaan käyttää soveltuvin osin partion ulkopuolella, muiden vapaaehtoisorganisaatioiden viestinnässä.
Viestintäsuunnitelma on kaikkien vapaaehtoistahojen vapaasti hyödynnettävissä, muokattavissa ja kopioitavissa. Mitä useampi taho suunnitelmasta hyötyy, sen parempi.
Opinnäytetyöni tavoitteena on ollut tehdä Pääkaupunkiseudun Partiolaisten vuoden 2012 piirileirille toimiva viestintäsuunnitelma. Työn tilaaja on Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ry ja työ tulee piirileirin viestintäjohtaja Lauri Lankisen käyttöön. Toimivuudella tarkoitetaan sellaista suunnitelmaa, joka on käyttökelpoinen työkalu nimenomaan kyseisessä tapahtumassa. Vapaaehtoisorganisaatiosta puhuttaessa eroaa viestintäsuunnitelman sisältö yritysviestinnästä melko lailla. Viestintäsuunnitelmaa partiota-pahtumalle tehtäessä on juuri partion erityispiirteet, arvot ja periaatteet osattava ottaa huomioon.
Pääkaupunkiseudun Partiolaiset ovat järjestäneet piirileirejä noin 4-8 vuoden välein. Viimeisimmälle piirileirille osallistui 4000 partiolaista ja sama osallistujatavoite on myös vuoden 2012 leirillä. Viestinnän taso ei aiemmilla leireillä ole ollut kovin kaksista, ja viestintään panostettiin kunnolla ensimmäisen kerran vasta vuonna 2002 järjestetyllä Kerkällä. Sekä Kerkällä että vuoden 2008 piirileirillä Aihkilla tehtiin viestintää, mutta ilman kunnollista suunnitelmaa. Suunnittelemattomuus on iso stressitekijä tekijöiden keskuudessa ja lisäksi aiheuttaa sen, ettei seuraavan projektin suunnittelun taustalle ole olemassa olevia dokumentteja.
Työssä on yhdistetty viestinnän teorioita partion käytänteisiin. Käytännön osuudessa olen hyödyntänyt omaa kokemustani partioviestinnästä sekä piirin tiedottajan Johanna Junkkarin ammattitaitoa. Lisäksi olen keskustellut koko projektin ajan viestintäjohtaja Lauri Lankisen kanssa ja hyväksyttänyt hänellä kaikki ideat. Tavoitteena onkin ollut tehdä ensisijaisesti juuri hänen tarkoituksiinsa sopiva suunnitelma.
Viestintäsuunnitelma sisältää tiivistettynä projektikuvauksen, tavoitteet, resurssit, kohderyhmien kartoituksen, toimenpiteet, toimintakalenterin, budjetin ja erityylisiä ohjeistuksia muun muassa kriisiviestinnästä sekä kirjoitusohjeita. Erityispiirteitä muihin viestintäsuunnitelmiin on ollut esimerkiksi ohjeistuksissa, jotka on suunnattu pääosin sellaisille henkilöille, joilla ei ole minkäänlaista viestintätaustaa. Myöskään pestaussuunnitelmaa ei yleensä viestintäsuunnitelmista löydy. Suunnitelmassa on panostettu aikatauluihin ja aikataulupohjiin, joiden avulla yritetään välttää turha paniikki harrastustoiminnassa. Hyvä suunnittelu antaa tekijöille turvaa ja varmuutta.
Vapaaehtoisorganisaatioiden viestintäsuunnitelmia on olemassa todella niukasti. Itse en löytänyt työni pohjaksi yhtään kattavaa suunnitelmaa. Kuitenkin ei-ammattilaisille viestinnän tekijöille toimivasta suunnittelupohjasta olisi usein korvaamaton apu. Toivonkin, että opinnäytetyöni täyttää tämän tyhjiön. Työ on hyödynnettävissä lähes sellaisenaan muiden piirileirien viestinnässä ja hieman muokattuna myös muissa partiotapahtumissa. Lisäksi viestintäsuunnitelmaa voidaan käyttää soveltuvin osin partion ulkopuolella, muiden vapaaehtoisorganisaatioiden viestinnässä.
Viestintäsuunnitelma on kaikkien vapaaehtoistahojen vapaasti hyödynnettävissä, muokattavissa ja kopioitavissa. Mitä useampi taho suunnitelmasta hyötyy, sen parempi.