Ostolaskujen sähköistäminen ja verkkolaskujen vastaanotto - Case Pohjois-Haagan Kiinteistöt Oy
Rancken, Sofia (2009)
Rancken, Sofia
Laurea-ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200906043666
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200906043666
Tiivistelmä
Useiden taloushallinnon ja tietotekniikan asiantuntijoiden mukaan paperilaskulla ei ole mitään tulevaisuutta. Verkkolaskujen hidas yleistyminen on kuitenkin yllättänyt monet asiantuntijat, sillä valmiudet sekä vastaanottaa että lähettää verkkolaskuja löytyy jo suurimmasta osasta yrityksiä. Ensimmäiset verkkolaskut vastaanotettiin 10 vuotta sitten, mutta edelleen vain noin 20 % yritysten välisistä laskuista on verkkolaskuja.
Ostolaskujen sähköistämisellä tavoitellaan usein ensisijaisesti kustannussäästöjä. Muita painavia syitä siirtyä askel kohti digitaalista taloushallintoa ovat sen ympäristöystävällisyys sekä mahdollisuus keskittyä yrityksen ydinprosesseihin. Ostolaskujen sähköistämisen myötä taloushallinnon rooli muuttuu yhä tarkkailevammaksi, sillä manuaalinen ostolaskujen käsittely jää historiaan. Tulevaisuudessa taloushallinnon päätehtävänä on automaattisten toimenpiteiden valvonta ja tietojen oikeellisuuden tarkistaminen.
Opinnäytetyö on rajattu ostolaskujen sähköistämiseen ja verkkolaskujen vastaanottoon. Työn teoriaosuus käsittelee verkkolaskua, ostolaskuprosessia sekä sähköistä arkistointia. Case-osuus kuvaa Pohjois-Haagan Kiinteistöt Oy:n siirtymisen sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon. Lopputuloksena on sellainen opinnäytetyö, josta on hyötyä muille Helsingin Kaupungin kiinteistöyhtiöille niiden siirtyessä sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon.
Opinnäytetyötä varten suoritettiin kvalitatiivinen tutkimus. Henkilöhaastatteluin toteutetussa tutkimuksessa kartoitettiin sähköisen laskunkierron sekä verkkolaskujen vastaanoton käyttäjäkokemuksia case-yrityksessä sekä vertailuyhtiössä, Pihlajiston Kiinteistöt Oy:ssä. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä muutoksia ostolaskujen sähköistäminen ja verkkolaskujen vastaanotto on tuonut työprosesseihin ja minkälaisia ongelmakohtia on havaittu.
Tutkimuksen perusteella tärkeimmäksi asiaksi koettiin laskun kuvan näkyminen automaattisesti ostolaskuprosessin joka vaiheessa. Suurin muutos paperilaskuista sähköisiin laskuihin onkin konkreettisen laskun katoaminen. Toinen keskustelua herättänyt aihe oli paperilaskujen käsittely sähköiseen muotoon. Paperilaskut ja verkkolaskut tulevat olemaan vielä pitkään rinnakkaisia prosesseja, sillä takarajaa paperilaskujen käytölle ei ole asetettu. Paperilaskujen käsittelyn yksinkertaistaminen on avainasemassa, kun tavoitellaan kustannussäästöjä.
Ostolaskujen sähköistämisellä tavoitellaan usein ensisijaisesti kustannussäästöjä. Muita painavia syitä siirtyä askel kohti digitaalista taloushallintoa ovat sen ympäristöystävällisyys sekä mahdollisuus keskittyä yrityksen ydinprosesseihin. Ostolaskujen sähköistämisen myötä taloushallinnon rooli muuttuu yhä tarkkailevammaksi, sillä manuaalinen ostolaskujen käsittely jää historiaan. Tulevaisuudessa taloushallinnon päätehtävänä on automaattisten toimenpiteiden valvonta ja tietojen oikeellisuuden tarkistaminen.
Opinnäytetyö on rajattu ostolaskujen sähköistämiseen ja verkkolaskujen vastaanottoon. Työn teoriaosuus käsittelee verkkolaskua, ostolaskuprosessia sekä sähköistä arkistointia. Case-osuus kuvaa Pohjois-Haagan Kiinteistöt Oy:n siirtymisen sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon. Lopputuloksena on sellainen opinnäytetyö, josta on hyötyä muille Helsingin Kaupungin kiinteistöyhtiöille niiden siirtyessä sähköiseen laskunkiertoon ja verkkolaskujen vastaanottoon.
Opinnäytetyötä varten suoritettiin kvalitatiivinen tutkimus. Henkilöhaastatteluin toteutetussa tutkimuksessa kartoitettiin sähköisen laskunkierron sekä verkkolaskujen vastaanoton käyttäjäkokemuksia case-yrityksessä sekä vertailuyhtiössä, Pihlajiston Kiinteistöt Oy:ssä. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä muutoksia ostolaskujen sähköistäminen ja verkkolaskujen vastaanotto on tuonut työprosesseihin ja minkälaisia ongelmakohtia on havaittu.
Tutkimuksen perusteella tärkeimmäksi asiaksi koettiin laskun kuvan näkyminen automaattisesti ostolaskuprosessin joka vaiheessa. Suurin muutos paperilaskuista sähköisiin laskuihin onkin konkreettisen laskun katoaminen. Toinen keskustelua herättänyt aihe oli paperilaskujen käsittely sähköiseen muotoon. Paperilaskut ja verkkolaskut tulevat olemaan vielä pitkään rinnakkaisia prosesseja, sillä takarajaa paperilaskujen käytölle ei ole asetettu. Paperilaskujen käsittelyn yksinkertaistaminen on avainasemassa, kun tavoitellaan kustannussäästöjä.