Videoneuvottelujen hyödyntäminen - Case: Työ- ja elinkeinoministeriö
Benson, Juhana (2011)
Benson, Juhana
Laurea-ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112215031
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011112215031
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli videoneuvottelu ja videoneuvottelun käytön kehittäminen. Opin-näytetyön tavoitteena oli laatia hallinnonalan videoneuvotteluratkaisun toimintamalli sekä ohjeet työ- ja elinkeinoministeriölle. Valmiin opinnäytetyön pohjalta oli tarkoitus luoda ministeriöön yhteiset pelisäännöt ja ohjeet videoneuvotteluun, sekä luoda ministeriöön uudistunut videoneuvottelukulttuuri.
Videoneuvottelut ovat olleet osa ministeriön toimintaa jo vuosien ajan, järjestelmällinen keskitetty kehitys on kuitenkin puuttunut. Projektin alussa selvisi, ettei ministeriössä ole selkeää ja yhtenäistä ohjeistusta videoneuvottelun käytöstä. Työntekijät saivat vapaasi päättää lähtevätkö he työmatkalle, vai korvaavatko matkan videoneuvottelulla.
Keskityin opinnäytetyössä videoneuvottelun käytäntöihin ja käytäntöjen kehittämiseen. Rajasin tekniikan tutkimuksen ulkopuolelle.
Valmiiseen opinnäytetyöhön tuli yleiskatsaus videoneuvottelusta, esimerkkejä videoneuvottelun hyödyistä, ehdotus ministeriön videoneuvottelun toimintamallista, kehityssuunnitelma, ohjeet videoneuvotteluun valmistautumiseen ja ohjeistus esiintymiseen videoneuvotteluissa. Opinnäytetyöstä tuli kattava paketti videoneuvottelusta ja videoneuvottelujen kehittämisestä ministeriössä. Opinnäytetyöstä tuli hyvä työkalu raportissa perustettavaksi suositellulle vi-deoneuvottelutyöryhmälle.
Opinnäytetyön taustamateriaalina on käytetty kirjallisuutta, lehtiartikkeleja, kyselyn- ja haastattelujen tuloksia, laitetoimittajilta saatua materiaalia, monen eri puolella Suomea to-teutetun videoneuvotteluprojektin raportteja sekä internetistä löydettyjä videoneuvotteluoppaita sekä artikkeleja.
Videoneuvottelun tehokkaalla käytöllä on mahdollista saavuttaa monia etuja ja säästää kus-tannuksista. Tehottomalla käytöllä ja työntekijöiden pakottamisella mahdollisesti saavutettavat edut muuttuvat haitoiksi ja säästöt muuttuvat ylimääräisiksi kustannuksiksi.
Projektissa ei keskitytty pelkästään erillisiin videoneuvottelulaitteisiin, vaan myös valtion yhteiseen viestintäratkaisuun VYVI:un, jonka oleellisimpia ominaisuuksia on videoneuvottelu. VYVI:sta on tulossa olennainen osa ministeriön ulkoista ja sisäistä viestintää.
Videoneuvottelut ovat olleet osa ministeriön toimintaa jo vuosien ajan, järjestelmällinen keskitetty kehitys on kuitenkin puuttunut. Projektin alussa selvisi, ettei ministeriössä ole selkeää ja yhtenäistä ohjeistusta videoneuvottelun käytöstä. Työntekijät saivat vapaasi päättää lähtevätkö he työmatkalle, vai korvaavatko matkan videoneuvottelulla.
Keskityin opinnäytetyössä videoneuvottelun käytäntöihin ja käytäntöjen kehittämiseen. Rajasin tekniikan tutkimuksen ulkopuolelle.
Valmiiseen opinnäytetyöhön tuli yleiskatsaus videoneuvottelusta, esimerkkejä videoneuvottelun hyödyistä, ehdotus ministeriön videoneuvottelun toimintamallista, kehityssuunnitelma, ohjeet videoneuvotteluun valmistautumiseen ja ohjeistus esiintymiseen videoneuvotteluissa. Opinnäytetyöstä tuli kattava paketti videoneuvottelusta ja videoneuvottelujen kehittämisestä ministeriössä. Opinnäytetyöstä tuli hyvä työkalu raportissa perustettavaksi suositellulle vi-deoneuvottelutyöryhmälle.
Opinnäytetyön taustamateriaalina on käytetty kirjallisuutta, lehtiartikkeleja, kyselyn- ja haastattelujen tuloksia, laitetoimittajilta saatua materiaalia, monen eri puolella Suomea to-teutetun videoneuvotteluprojektin raportteja sekä internetistä löydettyjä videoneuvotteluoppaita sekä artikkeleja.
Videoneuvottelun tehokkaalla käytöllä on mahdollista saavuttaa monia etuja ja säästää kus-tannuksista. Tehottomalla käytöllä ja työntekijöiden pakottamisella mahdollisesti saavutettavat edut muuttuvat haitoiksi ja säästöt muuttuvat ylimääräisiksi kustannuksiksi.
Projektissa ei keskitytty pelkästään erillisiin videoneuvottelulaitteisiin, vaan myös valtion yhteiseen viestintäratkaisuun VYVI:un, jonka oleellisimpia ominaisuuksia on videoneuvottelu. VYVI:sta on tulossa olennainen osa ministeriön ulkoista ja sisäistä viestintää.