Palkkahallinnon arkistointisuunnitelma, Case: UPM-Kymmene Oyj
Hyyryläinen, Tia (2011)
Hyyryläinen, Tia
Saimaan ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120717461
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2011120717461
Tiivistelmä
Arkistointi tuntuu oleva ongelma monessa yrityksessä. Aina ei tiedetä, mitä pitää arkistoida ja kuinka kauan, joten arkistoidaan kaikki ja säilytetään asiakirjoja liian pitkiä aikoja. Nykyään entistä enemmin yrityksissä on alettu ottaa käyttöön sähköinen arkistointi, koska sen avulla säästetään tilaa ja työtä. On kuitenkin yrityksiä, joissa on edelleen käytössä paperinen arkistointi. Tässä opinnäytetyössä perehdytään nimenomaan paperiseen arkistointiin.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä UPM-Kymmene Oyj:n palkkahallinnolle arkistointisuunnitelma. Arkistointisuunnitelman tekemiseen päädyttiin, koska aiempi arkistointisuunnitelma oli kovin suppea palkkahallinnon osalta, sekä osin aika vaikea ymmärrettävä. Tavoitteena oli saada esille mahdollisimman tehokkaasti arkistoinnin käytäntöjä palkkahallinnon näkökulmasta, sekä saada yrityksen käyttöön sellainen arkistointisuunnitelma, jotta syntyvät asiakirjat voitaisiin arkistoida mahdollisimman tehokkaasti ja palkanlaskijan näkökulmasta helposti, ilman että turhia asiakirjoja enää arkistoitaisiin.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, eli työhön on kerätty ja yhdistetty tietoja eri lähteistä. Aineisto koostui suurimmaksi osaksi alan kirjallisuudesta, laeista sekä Internet-lähteistä. Käytetty aineisto käsitteli lähinnä paperista arkis-tointia, mutta hieman sivuttiin myös sähköistä arkistointia ja sen tuomia etuja yritykselle.
Lopputuloksena saatiin arkistointisuunnitelma palkkahallinnon käyttöön ja ohjeita, mitä tulee arkistoida ja miten kauan. Loppupäätelmäksi tuli, että ehdottomasti kannattaisi ottaa käyttöön sähköinen arkistointi
Opinnäytetyön tarkoituksena oli tehdä UPM-Kymmene Oyj:n palkkahallinnolle arkistointisuunnitelma. Arkistointisuunnitelman tekemiseen päädyttiin, koska aiempi arkistointisuunnitelma oli kovin suppea palkkahallinnon osalta, sekä osin aika vaikea ymmärrettävä. Tavoitteena oli saada esille mahdollisimman tehokkaasti arkistoinnin käytäntöjä palkkahallinnon näkökulmasta, sekä saada yrityksen käyttöön sellainen arkistointisuunnitelma, jotta syntyvät asiakirjat voitaisiin arkistoida mahdollisimman tehokkaasti ja palkanlaskijan näkökulmasta helposti, ilman että turhia asiakirjoja enää arkistoitaisiin.
Työ toteutettiin laadullisena tutkimuksena, eli työhön on kerätty ja yhdistetty tietoja eri lähteistä. Aineisto koostui suurimmaksi osaksi alan kirjallisuudesta, laeista sekä Internet-lähteistä. Käytetty aineisto käsitteli lähinnä paperista arkis-tointia, mutta hieman sivuttiin myös sähköistä arkistointia ja sen tuomia etuja yritykselle.
Lopputuloksena saatiin arkistointisuunnitelma palkkahallinnon käyttöön ja ohjeita, mitä tulee arkistoida ja miten kauan. Loppupäätelmäksi tuli, että ehdottomasti kannattaisi ottaa käyttöön sähköinen arkistointi