Henkilöstön suhtautuminen sisäasiainministeriön asian- ja dokumentinhallintajärjestelmään
Hyttinen, Jenny (2011)
Hyttinen, Jenny
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2011
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201201311785
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201201311785
Tiivistelmä
Tämän sisäasiainministeriölle tehdyn opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää sisäasiainministeriön henkilöstön suhtautumista asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmän ASDOn käyttöön sekä ASDOn käytön laajentamiseen yhä useampiin työtehtäviin. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, kuinka laajasti henkilöstö käyttää ASDOa ja kuinka henkilöstön tukemisen eri osa-alueet toimivat. Tarkoituksena oli löytää käytännön keinoja henkilöstön tukemiseen tietojärjestelmän käytössä sekä käyttöön liittyvissä työtapojen muutoksissa.
Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu muutosjohtamisen eri osa-alueista sekä tietoteknisen osaamisen kehittämisestä. Sisäasiainministeriön organisaatioesittelyyn kuuluvat asianhallinnon perusteet, henkilöstön kehittämisprosessien esittely ja muutosviestinnän tasot ministeriössä.
Opinnäytetyö tehtiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena koko sisäasiainministeriön henkilökunnalle. Kyselyyn sisällytettiin myös kvalitatiivisia avoimia kysymyksiä. Kysely julkaistiin uutisena ministeriön intranetissä ja lähetettiin sähköisesti 274 henkilölle. Kyselyyn saatiin 93 vastausta, jolloin vastausprosentiksi muodostui 34.
Tuloksista selvisi, että erityisesti ASDOn teknisiin ominaisuuksiin tulisi panostaa. Henkilöstö suhtautuu ristiriitaisesti ASDOn käyttöön ja suhtautuu varauksella sen käytön laajentamiseen. Jotta ASDOn käyttöä voisi laajentaa, tulisi ennen sitä kiinnittää huomiota ASDOn teknisen toimivuuden lisäksi työprosesseihin, viestintään, sekä koulu-tuksiin ja ohjeistuksiin.
Tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.
Opinnäytetyön teoriaosuus koostuu muutosjohtamisen eri osa-alueista sekä tietoteknisen osaamisen kehittämisestä. Sisäasiainministeriön organisaatioesittelyyn kuuluvat asianhallinnon perusteet, henkilöstön kehittämisprosessien esittely ja muutosviestinnän tasot ministeriössä.
Opinnäytetyö tehtiin kvantitatiivisena kyselytutkimuksena koko sisäasiainministeriön henkilökunnalle. Kyselyyn sisällytettiin myös kvalitatiivisia avoimia kysymyksiä. Kysely julkaistiin uutisena ministeriön intranetissä ja lähetettiin sähköisesti 274 henkilölle. Kyselyyn saatiin 93 vastausta, jolloin vastausprosentiksi muodostui 34.
Tuloksista selvisi, että erityisesti ASDOn teknisiin ominaisuuksiin tulisi panostaa. Henkilöstö suhtautuu ristiriitaisesti ASDOn käyttöön ja suhtautuu varauksella sen käytön laajentamiseen. Jotta ASDOn käyttöä voisi laajentaa, tulisi ennen sitä kiinnittää huomiota ASDOn teknisen toimivuuden lisäksi työprosesseihin, viestintään, sekä koulu-tuksiin ja ohjeistuksiin.
Tuloksia hyödynnetään toiminnan kehittämisessä.