Tuotetietoprosessin kehittäminen hankinta- ja logistiikkayhtiössä.
Hämäläinen, Päivi (2009)
Hämäläinen, Päivi
Laurea-ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200905273299
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200905273299
Tiivistelmä
Kaupan logistiikkaprosessien onnistumisen toimintaedellytyksenä on virheettömän tiedon löytyminen oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Laadullisesti oikein toteutetun tuotetietoprosessin tuoma lisäarvo tälle logistiselle tilaus-toimitusketjulle näkyy prosessin joka vaiheessa. Oikea- aikaiset ja laadullisesti oikeasisältöiset tuotetiedot oikeassa paikassa varmistavat osaltaan monen prosessin toimivuuden.
Kaupan toimintaympäristöön liittyy monia eri tekijöitä, jotka vaikuttavat tuotetietoprosessin taustalla. Kaupan ketjuliiketoiminnalla haetaan keskittämisen ja suurtuotannon etuja. Tuotetietojen käsittelyssä tämä tarkoittaa suurien tietomäärien käsittelyä tehokkaasti ja virheettömästi ketjujen käyttöön. ECR- toiminnalla haetaan parannusta kaupan ja tavarantoimittajien väliseen yhteistyöhön koko tarjontaketjun hallinnassa. ECR- toiminnan suurin vaikuttavuus tuotetietoihin on yhtenäisten koodaus- ja pakkausmerkintöjen sisällössä sekä valikoimanhallinnassa. Sovittujen jakso-aikataulujen mukaisesti iso määrä tuotetietoja käydään systemaattisesti läpi vuosittain vähintään kolmesti. Esimerkkinä ECR- toimijoiden yhteisestä hankkeesta on Suomessa otettu käyttöön Sinfos- tuotetietopankki, jonne teollisuuden edustajat keskitetysti ilmoittavat tuotteidensa tiedot päivittäistavarakaupan toimijoiden käyttöön.
Prosessien kehittämiseen on luotu useita eri malleja, joista tähän tutkimukseen ja kehittämishankkeeseen on valittu Business Process Re- engineering, eli liiketoimintaprosessien uudistaminen. Kehittämishankkeen tehtävänä Yritys A:ssa oli luoda uudistettu tuotetietoprosessi. Toimintatapojen uudistamisella haettiin tehokasta ja laadullisesti parempaa tapaa käsitellä tuotetietoja jaksovaihdosten yhteydessä. Hanke liittyi läheisesti yrityksen tietojärjestelmän uudistushankkeeseen, joten uuden tietojärjestelmän luomat tekniset mahdollisuudet hyödynnettiin uutta prosessia suunniteltaessa.
Kehityshankkeen tärkeimpänä tavoitteena oli luoda uusi tehokas toimintatapa tuotetietojen käsittelylle. Tutkimuksellisesti kehitystyö toteutettiin prosessien kehitysmallin mukaan vaiheittain visioinnista varsinaisen uuden toimintamallin käyttöönottoon. Kehitystyölle asetetut tavoitteet saavutettiin ja uudistettu toimintamalli otettiin käyttöön vuoden 2008 aikana. Lisäksi luotiin prosessin sisäisiä mittareita, joilla prosessin tehokkuutta ja laatua voidaan jatkossa seurata. Myös yrityksen näkökulmasta toiminnan kehittämiselle asetetut vaatimukset onnistuttiin menestyksekkäästi saavuttamaan.
Kaupan toimintaympäristöön liittyy monia eri tekijöitä, jotka vaikuttavat tuotetietoprosessin taustalla. Kaupan ketjuliiketoiminnalla haetaan keskittämisen ja suurtuotannon etuja. Tuotetietojen käsittelyssä tämä tarkoittaa suurien tietomäärien käsittelyä tehokkaasti ja virheettömästi ketjujen käyttöön. ECR- toiminnalla haetaan parannusta kaupan ja tavarantoimittajien väliseen yhteistyöhön koko tarjontaketjun hallinnassa. ECR- toiminnan suurin vaikuttavuus tuotetietoihin on yhtenäisten koodaus- ja pakkausmerkintöjen sisällössä sekä valikoimanhallinnassa. Sovittujen jakso-aikataulujen mukaisesti iso määrä tuotetietoja käydään systemaattisesti läpi vuosittain vähintään kolmesti. Esimerkkinä ECR- toimijoiden yhteisestä hankkeesta on Suomessa otettu käyttöön Sinfos- tuotetietopankki, jonne teollisuuden edustajat keskitetysti ilmoittavat tuotteidensa tiedot päivittäistavarakaupan toimijoiden käyttöön.
Prosessien kehittämiseen on luotu useita eri malleja, joista tähän tutkimukseen ja kehittämishankkeeseen on valittu Business Process Re- engineering, eli liiketoimintaprosessien uudistaminen. Kehittämishankkeen tehtävänä Yritys A:ssa oli luoda uudistettu tuotetietoprosessi. Toimintatapojen uudistamisella haettiin tehokasta ja laadullisesti parempaa tapaa käsitellä tuotetietoja jaksovaihdosten yhteydessä. Hanke liittyi läheisesti yrityksen tietojärjestelmän uudistushankkeeseen, joten uuden tietojärjestelmän luomat tekniset mahdollisuudet hyödynnettiin uutta prosessia suunniteltaessa.
Kehityshankkeen tärkeimpänä tavoitteena oli luoda uusi tehokas toimintatapa tuotetietojen käsittelylle. Tutkimuksellisesti kehitystyö toteutettiin prosessien kehitysmallin mukaan vaiheittain visioinnista varsinaisen uuden toimintamallin käyttöönottoon. Kehitystyölle asetetut tavoitteet saavutettiin ja uudistettu toimintamalli otettiin käyttöön vuoden 2008 aikana. Lisäksi luotiin prosessin sisäisiä mittareita, joilla prosessin tehokkuutta ja laatua voidaan jatkossa seurata. Myös yrityksen näkökulmasta toiminnan kehittämiselle asetetut vaatimukset onnistuttiin menestyksekkäästi saavuttamaan.