Tietojärjestelmässä olevan nimikkeistön perustietojen täydentäminen
Happo, Lotta (2012)
Happo, Lotta
Jyväskylän ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203062861
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201203062861
Tiivistelmä
Opinnäytetyö tehtiin Millog Oy:lle Lievestuoreen toimipisteeseen. Työn tarkoituksena oli kehittää toimintatapoja tietojärjestelmässä olevien nimikkeiden perustietojen täydentämiseksi.
Aluksi selvitettiin, mitä tietoja nimikkeille voidaan järjestelmään syöttää ja mitkä nimiketiedoista ovat olennaisia. Seuraavaksi määriteltiin nimikkeistön nykytilanne sekä nykyiset toimintatavat nimiketietojen täydentämiseksi. Määrittelyt perustuivat henkilöstön haastatteluihin. Nykytilanne osoitti, että useiden nimikkeiden tiedot olivat hyvin puutteellisia ja yhtenäisiä toimintatapoja nimiketietojen täydentämiseksi ei ollut olemassa.
Pohjatietoa kehitysehdotuksille haettiin Millogin muiden toimipisteiden sekä Valtran varaosakeskuksen toiminnasta nimiketietojen hallinnassa. Tietoa toimintatavoista kerättiin henkilöhaastatteluilla. Millogin Riihimäen ja Kalkun toimipisteiden henkilöstöä haastateltiin puhelimitse ennalta lähetetyn sähköpostin pohjalta. Varaosakeskuksen toimintatapojen määrittelemiseksi käytiin Suolahdessa haastattelemassa oston sekä master datan edustajaa. Haastattelua edelsi aiheeseen johdatteleva sähköpostikeskustelu.
Kehitysehdotuksia toimintatapoihin kehitettiin useita, joista osa voidaan ottaa käyttöön helposti ja nopealla aikataululla, kun taas toiset kehitysehdotukset vaativat suurempia alkupanostuksia. Kehitysehdotuksissa määriteltiin, kuka on vastuussa tiedon tuottamisesta ja välittämisestä sekä tiedon tallentamisesta järjestelmään. Yksi keskeisimmistä kehityskohteista oli henkilöstön kouluttaminen ja asian tärkeyden ylläpitäminen, jotta henkilöstö saadaan sitoutumaan uusiin valittuihin toimintatapoihin. Opinnäytetyön tulisi toimia alkusysäyksenä toimintatapojen kehittämisessä nimiketietojen täydentämiseksi. Valittujen toimintatapojen käyttökokemukset ja kriittinen tarkastelu voisivat johtaa toiminnan jatkuvaan parantamiseen, joka tehostaisi prosessia entisestään.
Aluksi selvitettiin, mitä tietoja nimikkeille voidaan järjestelmään syöttää ja mitkä nimiketiedoista ovat olennaisia. Seuraavaksi määriteltiin nimikkeistön nykytilanne sekä nykyiset toimintatavat nimiketietojen täydentämiseksi. Määrittelyt perustuivat henkilöstön haastatteluihin. Nykytilanne osoitti, että useiden nimikkeiden tiedot olivat hyvin puutteellisia ja yhtenäisiä toimintatapoja nimiketietojen täydentämiseksi ei ollut olemassa.
Pohjatietoa kehitysehdotuksille haettiin Millogin muiden toimipisteiden sekä Valtran varaosakeskuksen toiminnasta nimiketietojen hallinnassa. Tietoa toimintatavoista kerättiin henkilöhaastatteluilla. Millogin Riihimäen ja Kalkun toimipisteiden henkilöstöä haastateltiin puhelimitse ennalta lähetetyn sähköpostin pohjalta. Varaosakeskuksen toimintatapojen määrittelemiseksi käytiin Suolahdessa haastattelemassa oston sekä master datan edustajaa. Haastattelua edelsi aiheeseen johdatteleva sähköpostikeskustelu.
Kehitysehdotuksia toimintatapoihin kehitettiin useita, joista osa voidaan ottaa käyttöön helposti ja nopealla aikataululla, kun taas toiset kehitysehdotukset vaativat suurempia alkupanostuksia. Kehitysehdotuksissa määriteltiin, kuka on vastuussa tiedon tuottamisesta ja välittämisestä sekä tiedon tallentamisesta järjestelmään. Yksi keskeisimmistä kehityskohteista oli henkilöstön kouluttaminen ja asian tärkeyden ylläpitäminen, jotta henkilöstö saadaan sitoutumaan uusiin valittuihin toimintatapoihin. Opinnäytetyön tulisi toimia alkusysäyksenä toimintatapojen kehittämisessä nimiketietojen täydentämiseksi. Valittujen toimintatapojen käyttökokemukset ja kriittinen tarkastelu voisivat johtaa toiminnan jatkuvaan parantamiseen, joka tehostaisi prosessia entisestään.