Kokouspalveluprosessin kehittäminen eduskunnassa
Härkönen, Heli (2012)
Härkönen, Heli
Lahden ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012052810287
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012052810287
Tiivistelmä
Tämä ylemmän ammattikorkeakoulun opinnäytetyö on Suomen eduskunnalle tehty uudistamisperusteinen kehittämistyö. Työn tavoitteena oli kehittää ja uudistaa eduskunnan kokouspalveluprosessia auditoriotilaisuuksien järjestämisen osalta. Uudistetun palveluprosessin tavoitteeksi asetettiin tuloksekkaampi ja toimivampi toiminta, jonka avulla pystytään karsimaan turhat, lisäarvoa tuottamattomat vaiheet, poistamaan päällekkäinen työ ja selkeyttämään prosessia yleisesti. Julkisen sektorin työn tuottavuuden mittaamisen ongelmallisuuden vuoksi tässä opinnäytetyössä ei keskitytty tuottavuuteen eikä tehokkuuteen laskennallisesti. Tuottavuudesta ja tehokkuudesta puhuttaessa tarkoitettiin ilman erillistä mainintaa yleistä prosessin järkeistämistä ja tätä kautta saavutettavaa ajallista sekä käytettävyydellistä hyötyä eli tuloksellisuutta.
Opinnäytetyössä käytettiin useita laadullisia menetelmiä. Havaintojen ja esiolet-tamuksen tueksi aineistoa kerättiin myös tulevaisuudentutkimuksen postikortti-menetelmällä ja teemahaastatteluilla. Lisäksi käytettiin benchmarkkausta parhaaseen käytäntöön vertaamalla. Työn tekijällä oli työtä tehdessään lähes kahdeksan vuoden työkokemus eduskunnan kokouspalveluista niin toteutuksen kuin suunnittelunkin puolelta, ja hän hyödynsi kehittämistyössä omaa tietämystään kokouspalveluprosessista.
Palveluprosessia uudistettiin luomalla ehdotus uudesta kokous- ja kongressipalvelukeskuksesta, joka kokoaisi eduskunnassa kokouksen järjestämisessä tarvittavan osaamisen yhteen paikkaan. Kokous- ja kongressipalvelukeskus olisi informaatio-, palvelu- ja kontaktipiste, joka antaisi ammattitaitoista apua erilaisten tapahtumien suunnittelussa ja toteuttamisessa. Kokous- ja kongressipalvelukeskuksen tiimi hoitaisi käytännön järjestelyt tilaisuuden vaatimusten mukaisesti. Tiimiä voisi verrata ikään kuin yhdistetyksi kongressikeskukseksi ja kongressipalvelutoimistoksi.
Työssä annetaan suositukset palveluprosessiin siirtymisen edellytyksistä. Uusi kokouspalveluprosessi esitellään hallintotoimiston johdolle, joka tekee päätöksen prosessin käyttöönotosta.
Opinnäytetyössä käytettiin useita laadullisia menetelmiä. Havaintojen ja esiolet-tamuksen tueksi aineistoa kerättiin myös tulevaisuudentutkimuksen postikortti-menetelmällä ja teemahaastatteluilla. Lisäksi käytettiin benchmarkkausta parhaaseen käytäntöön vertaamalla. Työn tekijällä oli työtä tehdessään lähes kahdeksan vuoden työkokemus eduskunnan kokouspalveluista niin toteutuksen kuin suunnittelunkin puolelta, ja hän hyödynsi kehittämistyössä omaa tietämystään kokouspalveluprosessista.
Palveluprosessia uudistettiin luomalla ehdotus uudesta kokous- ja kongressipalvelukeskuksesta, joka kokoaisi eduskunnassa kokouksen järjestämisessä tarvittavan osaamisen yhteen paikkaan. Kokous- ja kongressipalvelukeskus olisi informaatio-, palvelu- ja kontaktipiste, joka antaisi ammattitaitoista apua erilaisten tapahtumien suunnittelussa ja toteuttamisessa. Kokous- ja kongressipalvelukeskuksen tiimi hoitaisi käytännön järjestelyt tilaisuuden vaatimusten mukaisesti. Tiimiä voisi verrata ikään kuin yhdistetyksi kongressikeskukseksi ja kongressipalvelutoimistoksi.
Työssä annetaan suositukset palveluprosessiin siirtymisen edellytyksistä. Uusi kokouspalveluprosessi esitellään hallintotoimiston johdolle, joka tekee päätöksen prosessin käyttöönotosta.