Prosessien kehittäminen toimintotasolla kommunikatiivisen toimintatutkimuksen menetelmällä : Esimerkkinä Espoo Catering
Repola, Tuula (2012)
Repola, Tuula
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012060511698
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012060511698
Tiivistelmä
Espoo Catering tuottaa ja järjestää Espoon kaupungin ruokapalvelut. Vuoden 2009 alussa Espoo Cateringille annettiin toiminnan tehostamisvaatimus. Espoo Cateringissa haasteeseen vastattiin muun muassa siten, että keittiöhenkilöstön mitoituksen laskemiseen kehitettiin uusi laskentamalli, toimintolaskentamalli. Tavoitteena oli kehittää henkilöstömitoitus vastaamaan tämän päivän tuotantotapoja ja lisätä näin toiminnan tuottavuutta. Mallilla pyritään mahdollisimman oikeisiin henkilöstömääriin ja todelliseen työajan käyttöön sekä suunnitteluun keittiöissä. Mallin kehittämisen pohjalle tehtiin ajankäyttötutkimusta koulujen keittiöissä.
Prosessiajattelua sovelletaan julkishallinnollisten, hyötyä tavoittelemattomien organisaatioiden tuloksellisuuden kehittämisessä. Toimintotasolla prosessien johtaminen ja kehittäminen on arkista ja päivittäistä toimintaa yhteistoimin henkilöstön kanssa. Toimintaa pitää muuttaa pyrittäessä parempaan suorituskykyyn ajan ja resurssien luomissa puitteissa.
Kehittämishanketta toteutettiin kommunikatiivisen toimintatutkimuksen menetelmällä Espoo Cateringin yhden koulun tuotantokeittiössä vuosina 2010–2011. Tutkimuskohde nimettiin tut-kimuksessa ’keittiö – x’, jotta tutkimuskohdetta ei voi tunnistaa. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää toiminnan suunnittelu-, tuotanto- ja palveluprosesseja toimintotasolla niin, että normaaliajan tilanteissa keittiössä selvitään mitoituksen mukaisella henkilöstömäärällä eikä vuokratyövoimaa käytetä. Tavoitteena oli myös lisätä henkilöstön työhön sitoutumista ottamalla heidät mukaan kehittämään omaa työtään. Hankkeessa tavoitteena oli tuottaa tietoa, jota voidaan käyttää tutkimuksen tekijän omalla vastuualueella ja laajemmalti Espoo Cateringissä kehitettäessä prosesseja toimintotasolla. Hanke on käytännönläheinen ja perustuu omaan työtehtävään. Aihe on ajankohtainen ja relevantti, vaikka aikaa tutkimushankkeen asettamisesta on kulunut.
Tutkimuksessa selvisi, että prosessien toimivuutta ja läpimenoja keittiössä ’keittiö – x’ haittasi tuotannon ylikuormittaminen ja töiden jakautuminen työntekijöiden kesken. Tuotannon ylikuormittaminen lisäsi muun muassa turhia työvaiheita tuotantoprosessiin, joita mitoituksessa ei ollut otettu huomioon. Tämä johti siihen, että aika on pois jollekin muulle toiminnolle varatusta ajasta, jolloin ongelmaksi tuli työajan riittävyys. Toimenkuvien tarkastelun avulla selvitettiin sitä, miten työt keittiössä on jaettu, koska tällä vaikutetaan työajan riittävyyteen ja työntekijöiden jaksamiseen työssä. Keskeisimmistä tutkimuksen johdosta tehdyistä muutoksista mainittakoon, että tuotantoprosessiin tehtiin parannuksia. Muun muassa ruoan lähettämistä purettiin, jolla vaikutettiin prosessien toimivuuteen ja tehokkuuteen ja työaika saatiin riittämään eikä vuokratyövoimaa enää normaaliajan tilanteissa keittiössä käytetty. Tähän osaltaan auttoi se, että prosessien johtamista kehitettiin selkeyttämällä toiminnan suunnitteluprosessia. On huomattava, että työmäärä ja tehtäviin tarvittava aika vaihtelee päivittäin. Hyvän suunnittelun merkitys tuli tutkimuksessa esille; jos toimintaa ei suunnitella, aika kuluu vain johonkin ja työt kasaantuvat.
Prosessiajattelua sovelletaan julkishallinnollisten, hyötyä tavoittelemattomien organisaatioiden tuloksellisuuden kehittämisessä. Toimintotasolla prosessien johtaminen ja kehittäminen on arkista ja päivittäistä toimintaa yhteistoimin henkilöstön kanssa. Toimintaa pitää muuttaa pyrittäessä parempaan suorituskykyyn ajan ja resurssien luomissa puitteissa.
Kehittämishanketta toteutettiin kommunikatiivisen toimintatutkimuksen menetelmällä Espoo Cateringin yhden koulun tuotantokeittiössä vuosina 2010–2011. Tutkimuskohde nimettiin tut-kimuksessa ’keittiö – x’, jotta tutkimuskohdetta ei voi tunnistaa. Tutkimuksen tavoitteena oli kehittää toiminnan suunnittelu-, tuotanto- ja palveluprosesseja toimintotasolla niin, että normaaliajan tilanteissa keittiössä selvitään mitoituksen mukaisella henkilöstömäärällä eikä vuokratyövoimaa käytetä. Tavoitteena oli myös lisätä henkilöstön työhön sitoutumista ottamalla heidät mukaan kehittämään omaa työtään. Hankkeessa tavoitteena oli tuottaa tietoa, jota voidaan käyttää tutkimuksen tekijän omalla vastuualueella ja laajemmalti Espoo Cateringissä kehitettäessä prosesseja toimintotasolla. Hanke on käytännönläheinen ja perustuu omaan työtehtävään. Aihe on ajankohtainen ja relevantti, vaikka aikaa tutkimushankkeen asettamisesta on kulunut.
Tutkimuksessa selvisi, että prosessien toimivuutta ja läpimenoja keittiössä ’keittiö – x’ haittasi tuotannon ylikuormittaminen ja töiden jakautuminen työntekijöiden kesken. Tuotannon ylikuormittaminen lisäsi muun muassa turhia työvaiheita tuotantoprosessiin, joita mitoituksessa ei ollut otettu huomioon. Tämä johti siihen, että aika on pois jollekin muulle toiminnolle varatusta ajasta, jolloin ongelmaksi tuli työajan riittävyys. Toimenkuvien tarkastelun avulla selvitettiin sitä, miten työt keittiössä on jaettu, koska tällä vaikutetaan työajan riittävyyteen ja työntekijöiden jaksamiseen työssä. Keskeisimmistä tutkimuksen johdosta tehdyistä muutoksista mainittakoon, että tuotantoprosessiin tehtiin parannuksia. Muun muassa ruoan lähettämistä purettiin, jolla vaikutettiin prosessien toimivuuteen ja tehokkuuteen ja työaika saatiin riittämään eikä vuokratyövoimaa enää normaaliajan tilanteissa keittiössä käytetty. Tähän osaltaan auttoi se, että prosessien johtamista kehitettiin selkeyttämällä toiminnan suunnitteluprosessia. On huomattava, että työmäärä ja tehtäviin tarvittava aika vaihtelee päivittäin. Hyvän suunnittelun merkitys tuli tutkimuksessa esille; jos toimintaa ei suunnitella, aika kuluu vain johonkin ja työt kasaantuvat.