Hankekäsikirja hankeprosessin tukena
Louhemäki, Sirpa (2012)
Louhemäki, Sirpa
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012061412722
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012061412722
Tiivistelmä
Julkinen projektirahoitus tuo projektien hallinnointiin organisaatiossa monenlaisia haasteita ja riskejä. Rahoittajat määrittelevät hyvinkin tarkkaan, mitä rahoituksella voi tehdä sekä, miten toiminnasta ja rahojen käytöstä tulee raportoida. Usein rahoittajien vaatimukset menevät lakeja ja asetuksia pidemmälle. Hankintojen kilpailuttamisvaatimus jo hankintalain määrittelemiä rajoja alhaisemmista määristä tai projektikirjanpitoaineiston säilyttäminen kirjanpitolain edellyttämiä määräaikoja pidempään ovat hyviä esimerkkejä tästä. Rahoittajan vaatimukset voivat myös edellyttää organisaation normaalikäytänteistä poikkeamista ja hankekohtaista sovittamista. Tällaisia ovat esimerkiksi allekirjoituskäytännöt, työajan seuranta tai laskujen hyväksymiskierto rahoittajan vaatimusten mukaan.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää nämä haasteet kohdeorganisaation kannalta. Tavoitteena oli löytää keinoja ja ratkaisuja, joilla haasteisiin voidaan vastata, sekä tuottaa toimijoita tukeva ohjeistus, jolla ratkaisut saadaan käytäntöön. Tarkastelun kohteena oli organisaation hankehallinta ja siinä olevat kehittämistarpeet. Kehittämisen pohjaksi tehtiin hankehallinnan tilanne ja tarvekartoitus.
Tutkimusstrategisena lähestymistapana olivat toimintatutkimus ja käyttäjäkeskeistä suunnittelua tukevat menetelmät. Käytettyjä menetelmiä olivat esimerkiksi omien kokemusten hyödyntäminen, suora yhteistyö hanketoimijoiden kanssa, havainnoinnit, haastattelut, käytettävyystutkimukset ja julkaistu tieto. Tekemiseen osallistuivat tilanne- ja tarveselitystä varten muodostettu työryhmä sekä syksyllä muodostettu tk-tiimi, joihin molempiin opinnäytetyötekijä kuului. Hankehallinta lukeutuu tekijän keskeisiin työtehtäviin, joten tekijä oli itse mukana tutkittavien joukossa aktiivisena aloitteita ja muutoksia ehdottavana ja aikaansaavana henkilönä. Erilaisten menetelmien käyttö ja tiedon jatkuva karttuminen tekemisen aikana oli hyödyllistä. Lopputuloksesta saatiin perustellumpi ja siten kestävämpi.
Opinnäytetyöprosessin aikana tehtiin tarvittavat muutokset organisaation hankeprosessiin, ja ulkoisen rahoituksen menettelytapaohje tarkennettiin vastaamaan prosessia, joita molempia tukeva ohjeisto tuotettiin hankekäsikirjan muodossa. Hankekäsikirjalla voidaan vastata moniin kartoituksessa esille tulleisiin tarpeisiin. Näitä ovat hankeprosessin avaaminen, hanketoimintaan liittyvien roolien täsmentäminen sekä henkilöiden tunnetuksi tekeminen. Menettelytapojen ja ohjeiden avulla saadaan organisaation hankekokonaisuus hallintaan ja mahdollistetaan hankkeiden hallinnointi rahoittajien vaatimusten mukaisesti.
Opinnäytetyön tekemisen jälkeen seuraavana vaiheena on prosessin, menettelytapaohjeen ja hankekäsikirjan tunnetuksi tekeminen. Tätä tullaan tekemään tiedottamalla sähköpostilla ja Intrassa, pitämällä koulutuksia ja esityksiä yksiköiden kehittämispäivillä sekä kertomalla henkilökohtaisissa tapaamisissa. Prosessin ja menettelytapaohjeen on tarkoitus olla mahdollisimman pysyviä, mutta käsikirjaa päivitetään säännöllisesti.
Opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää nämä haasteet kohdeorganisaation kannalta. Tavoitteena oli löytää keinoja ja ratkaisuja, joilla haasteisiin voidaan vastata, sekä tuottaa toimijoita tukeva ohjeistus, jolla ratkaisut saadaan käytäntöön. Tarkastelun kohteena oli organisaation hankehallinta ja siinä olevat kehittämistarpeet. Kehittämisen pohjaksi tehtiin hankehallinnan tilanne ja tarvekartoitus.
Tutkimusstrategisena lähestymistapana olivat toimintatutkimus ja käyttäjäkeskeistä suunnittelua tukevat menetelmät. Käytettyjä menetelmiä olivat esimerkiksi omien kokemusten hyödyntäminen, suora yhteistyö hanketoimijoiden kanssa, havainnoinnit, haastattelut, käytettävyystutkimukset ja julkaistu tieto. Tekemiseen osallistuivat tilanne- ja tarveselitystä varten muodostettu työryhmä sekä syksyllä muodostettu tk-tiimi, joihin molempiin opinnäytetyötekijä kuului. Hankehallinta lukeutuu tekijän keskeisiin työtehtäviin, joten tekijä oli itse mukana tutkittavien joukossa aktiivisena aloitteita ja muutoksia ehdottavana ja aikaansaavana henkilönä. Erilaisten menetelmien käyttö ja tiedon jatkuva karttuminen tekemisen aikana oli hyödyllistä. Lopputuloksesta saatiin perustellumpi ja siten kestävämpi.
Opinnäytetyöprosessin aikana tehtiin tarvittavat muutokset organisaation hankeprosessiin, ja ulkoisen rahoituksen menettelytapaohje tarkennettiin vastaamaan prosessia, joita molempia tukeva ohjeisto tuotettiin hankekäsikirjan muodossa. Hankekäsikirjalla voidaan vastata moniin kartoituksessa esille tulleisiin tarpeisiin. Näitä ovat hankeprosessin avaaminen, hanketoimintaan liittyvien roolien täsmentäminen sekä henkilöiden tunnetuksi tekeminen. Menettelytapojen ja ohjeiden avulla saadaan organisaation hankekokonaisuus hallintaan ja mahdollistetaan hankkeiden hallinnointi rahoittajien vaatimusten mukaisesti.
Opinnäytetyön tekemisen jälkeen seuraavana vaiheena on prosessin, menettelytapaohjeen ja hankekäsikirjan tunnetuksi tekeminen. Tätä tullaan tekemään tiedottamalla sähköpostilla ja Intrassa, pitämällä koulutuksia ja esityksiä yksiköiden kehittämispäivillä sekä kertomalla henkilökohtaisissa tapaamisissa. Prosessin ja menettelytapaohjeen on tarkoitus olla mahdollisimman pysyviä, mutta käsikirjaa päivitetään säännöllisesti.