Henkilötietojen käyttäminen sähköiseen suoramarkkinointiin Pirkanmaan oppisopimuskeskuksessa
Virtanen, Saana (2012)
Virtanen, Saana
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012090313367
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012090313367
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli Pirkanmaan oppisopimuskeskuksen henkilörekisterissä olevien tietojen käyttäminen suoramarkkinointiin ja rekisterinpitäjän oikeus lähettää sähköistä asiakasviestintää. Työ toteutettiin tekstianalyysinä ja empiriaosassa teoriaa sovellettiin Pirkanmaan oppisopimuskeskuksen toimintaan.
Tärkein asian käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö löytyy sähköisen viestinnän tietosuojalaista (SVTSL 516/2004) ja henkilötietolaista (HetiL523/1999) lisäksi joissain tapauksissa huomioon tulee ottaa myös kuluttajansuojalain (KSL 38/1978) määräykset. Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan sähköistä suoramarkkinointia luonnolliselle henkilölle voidaan tehdä, jos tämä on antanut siihen ennalta suostumuksensa. Markkinointia voidaan tehdä myös olemassa oleville asiakkaille, joiden sähköinen yhteystieto on saatu tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä.
Henkilötietolaki säätää yleislakina henkilötietojen käsittelystä. Lain mukaan henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla peruste. Laki määrittelee nämä perusteet ja säätää muun muassa rekisteröidyn oikeuksista. Henkilötietoja voidaan käsitellä niin kauan kuin rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä vallitsee asiallinen yhteys, kuten voimassa oleva asiakassuhde.
Sähköistä viestintää mietittäessä on tärkeää tunnistaa asiakasviestinnän ja suoramarkkinoinnin ero, koska suoramarkkinoinnin voi kieltää, mutta asiakasviestintää ei. Henkilötietojen käsittelijän tulee olla myös selvillä siitä, millä perusteella hän tietoja käsittelee, koska tämä osaltaan määrittelee, kauanko tietoja voidaan käsitellä.Lakien soveltaminen oppisopimuskoulutukseen tuo omat haasteensa, koska kysymyksessä on julkisin varoin rahoitettu koulutus, joka on maksutonta opiskelijalle ja työnantajalle, eikä tuotteita tai palveluita varsinaisesti myydä.
Sähköisten yhteystietojen käyttö suoramarkkinointiin on sallittua olemassa olevan asiakassuhteen perusteella, kun asiakkaalle tarjotaan samoja tai samankaltaisia tuotteita tai palveluita ja asiakkaalle kerrotaan tietojen käytöstä suoramarkkinointiin ja annetaan mahdollisuus kieltää tietojensa käyttö. Tietoja saa käyttää vain se yritys, joka on saanut yhteystiedot. Muissa tapauksissa sähköiseen suoramarkkinointiin tarvitaan lupa. Luvan tulee olla nimenomainen ja vapaaehtoisesti annettu, eikä lupaa voi antaa toisen puolesta.
Tärkein asian käsittelyyn liittyvä lainsäädäntö löytyy sähköisen viestinnän tietosuojalaista (SVTSL 516/2004) ja henkilötietolaista (HetiL523/1999) lisäksi joissain tapauksissa huomioon tulee ottaa myös kuluttajansuojalain (KSL 38/1978) määräykset. Sähköisen viestinnän tietosuojalain mukaan sähköistä suoramarkkinointia luonnolliselle henkilölle voidaan tehdä, jos tämä on antanut siihen ennalta suostumuksensa. Markkinointia voidaan tehdä myös olemassa oleville asiakkaille, joiden sähköinen yhteystieto on saatu tuotteen tai palvelun myynnin yhteydessä.
Henkilötietolaki säätää yleislakina henkilötietojen käsittelystä. Lain mukaan henkilötietojen käsittelylle tulee aina olla peruste. Laki määrittelee nämä perusteet ja säätää muun muassa rekisteröidyn oikeuksista. Henkilötietoja voidaan käsitellä niin kauan kuin rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä vallitsee asiallinen yhteys, kuten voimassa oleva asiakassuhde.
Sähköistä viestintää mietittäessä on tärkeää tunnistaa asiakasviestinnän ja suoramarkkinoinnin ero, koska suoramarkkinoinnin voi kieltää, mutta asiakasviestintää ei. Henkilötietojen käsittelijän tulee olla myös selvillä siitä, millä perusteella hän tietoja käsittelee, koska tämä osaltaan määrittelee, kauanko tietoja voidaan käsitellä.Lakien soveltaminen oppisopimuskoulutukseen tuo omat haasteensa, koska kysymyksessä on julkisin varoin rahoitettu koulutus, joka on maksutonta opiskelijalle ja työnantajalle, eikä tuotteita tai palveluita varsinaisesti myydä.
Sähköisten yhteystietojen käyttö suoramarkkinointiin on sallittua olemassa olevan asiakassuhteen perusteella, kun asiakkaalle tarjotaan samoja tai samankaltaisia tuotteita tai palveluita ja asiakkaalle kerrotaan tietojen käytöstä suoramarkkinointiin ja annetaan mahdollisuus kieltää tietojensa käyttö. Tietoja saa käyttää vain se yritys, joka on saanut yhteystiedot. Muissa tapauksissa sähköiseen suoramarkkinointiin tarvitaan lupa. Luvan tulee olla nimenomainen ja vapaaehtoisesti annettu, eikä lupaa voi antaa toisen puolesta.