Sähköinen Arkistointi
Pohjola, Anu (2012)
Pohjola, Anu
Satakunnan ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012100314110
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012100314110
Tiivistelmä
Opinnäytetyön aiheena oli tutkia yritysten arkistointiin liittyviä ratkaisuja, erityisesti sähköistä arkistointia. Lisäksi tavoitteena oli selvittää arkistoinnin hyötyjä, mahdollisia ongelmia, sekä vaikutuksia yrityksen toimintaan. Tutkimuksessa selvitettiin, mitä sähköisen arkistointiin siirtyminen vaatii yritykseltä ja kuinka se tapahtuu käytännössä.
Tutkielman teoreettisessa osuudessa käsiteltiin arkistointia yleisesti; miksi yritykset arkistoi tietoa, sekä millaisia vaatimuksia eri lait ja määräykset asettavat yrityksille arkistoinnin suhteen. Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin myös perinteisen paperisen arkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin eroja, sekä kuinka yritys siirtyy paperisesta arkistoinnista sähköiseen arkistointiin.
Empiirisessä osiossa sovellettiin tutkimuksen teoreettisia malleja kohdeyrityksen sähköiseen arkistointiin siirtymisen kehitysprojektin perusteina. Näiden mallien perusteella tehtiin nykytilan analyysi, asetettiin projektille tavoitteet, sekä etsittiin kohdetyrityksen vaatimusten ja tavoitteiden perusteella markkinoilta kohdeyrityksen tarpeisiin parhaiten sopiva sähköisen arkistoinnin ratkaisu.
Sähköisen arkistoinnin valinta ehdotelma perustui yrityksen nykytilan analyysiin, tavoitteisiin sekä markkinoiden tarjonnan vertailuun. Tutkimuksen tuloksena sähköisen arkistoinnin valintaehdotukseksi muodostui ehdotus valita kohdeyritykselle M-Filesin toimittama sähköisen arkistoinnin ohjelma.
Tutkielman teoreettisessa osuudessa käsiteltiin arkistointia yleisesti; miksi yritykset arkistoi tietoa, sekä millaisia vaatimuksia eri lait ja määräykset asettavat yrityksille arkistoinnin suhteen. Teoreettisessa osuudessa käsiteltiin myös perinteisen paperisen arkistoinnin ja sähköisen arkistoinnin eroja, sekä kuinka yritys siirtyy paperisesta arkistoinnista sähköiseen arkistointiin.
Empiirisessä osiossa sovellettiin tutkimuksen teoreettisia malleja kohdeyrityksen sähköiseen arkistointiin siirtymisen kehitysprojektin perusteina. Näiden mallien perusteella tehtiin nykytilan analyysi, asetettiin projektille tavoitteet, sekä etsittiin kohdetyrityksen vaatimusten ja tavoitteiden perusteella markkinoilta kohdeyrityksen tarpeisiin parhaiten sopiva sähköisen arkistoinnin ratkaisu.
Sähköisen arkistoinnin valinta ehdotelma perustui yrityksen nykytilan analyysiin, tavoitteisiin sekä markkinoiden tarjonnan vertailuun. Tutkimuksen tuloksena sähköisen arkistoinnin valintaehdotukseksi muodostui ehdotus valita kohdeyritykselle M-Filesin toimittama sähköisen arkistoinnin ohjelma.