Dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotto
Värttö, Severi (2021)
Värttö, Severi
2021
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021101418685
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2021101418685
Tiivistelmä
Tämä insinöörityö tehtiin JETS consulting Oy:n toimeksiannosta. Työn tarkoituksena oli kehittää yrityksen tiedonhallintaa ottamalla käyttöön dokumenttienhallintajärjestelmä toteutusprojektin yhteydessä. Järjestelmää käytetään pääasiassa projektin dokumentaation keskitettynä jakelualustana. Sen käytön tavoitteena oli parantaa erityisesti uusimman tiedon saatavuutta kaikille osapuolille projektin aikana.
Työn teoriaosassa perehdytään yleisellä tasolla dokumenttienhallintaan ja hallintajärjestelmien perusominaisuuksiin sekä mahdollisiin erityisominaisuuksiin. Teoriaosuuden jälkeen määritellään lähtökohdat ja vaatimukset dokumenttien hallintaan käytettävälle järjestelmälle. Vaatimusten pohjalta tehdään katsaus kolmen eri järjestelmän toimintaan ja niiden ominaisuuksiin. Työn lopuksi käydään läpi hankitun Kotopro-järjestelmän käyttöönotto. Järjestelmien soveltuvuudesta yrityksen käyttötarpeisiin tehdään myös lyhyt vertailu.
Työn tuloksena projektin dokumenttienhallintaa saatiin tehostettua. Järjestelmän avulla asiakasorganisaatio pystyi seuraamaan projektin etenemistä ja sen avulla voitiin helpommin jakaa ajantasaista materiaalia urakoitsijalle sekä muille suunnitteluosapuolille. Järjestelmävertailussa SokoPro-projektipankkipalvelu todettiin kuitenkin ominaisuuksiltaan paremmaksi vaihtoehdoksi käyttötarkoitukseen.
Työn teoriaosassa perehdytään yleisellä tasolla dokumenttienhallintaan ja hallintajärjestelmien perusominaisuuksiin sekä mahdollisiin erityisominaisuuksiin. Teoriaosuuden jälkeen määritellään lähtökohdat ja vaatimukset dokumenttien hallintaan käytettävälle järjestelmälle. Vaatimusten pohjalta tehdään katsaus kolmen eri järjestelmän toimintaan ja niiden ominaisuuksiin. Työn lopuksi käydään läpi hankitun Kotopro-järjestelmän käyttöönotto. Järjestelmien soveltuvuudesta yrityksen käyttötarpeisiin tehdään myös lyhyt vertailu.
Työn tuloksena projektin dokumenttienhallintaa saatiin tehostettua. Järjestelmän avulla asiakasorganisaatio pystyi seuraamaan projektin etenemistä ja sen avulla voitiin helpommin jakaa ajantasaista materiaalia urakoitsijalle sekä muille suunnitteluosapuolille. Järjestelmävertailussa SokoPro-projektipankkipalvelu todettiin kuitenkin ominaisuuksiltaan paremmaksi vaihtoehdoksi käyttötarkoitukseen.