Kirjanpitoaineiston sähköinen arkistointi
Korkala, Heikki (2012)
Korkala, Heikki
Oulun seudun ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301101262
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301101262
Tiivistelmä
Sähköisten työmenetelmien hyväksikäyttäminen kuuluu tehokkaaseen yritystoimintaan ja näiden menetelmien käyttöönotto korostuu nykyaikaisessa taloushallintotyössä. Sähköinen taloushallinto koostuu useista osa-alueista, joista yksi on kirjanpitoaineiston arkistoiminen.
Opinnäytetyön aihe syntyi toimeksiantona Raahen tili- ja ATK-palvelun tarpeesta tehostaa omaa toimintaansa kirjanpitoaineiston arkistoinnin osalta. Toimeksiannon tavoitteena oli luoda Raahen tili- ja ATK-palvelulle uusi sähköinen arkistointimenetelmä ja sitä kuvaava ohjekirja.
Opinnäytetyö jakaantuu teoreettiseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus muodostuu pääasiallisesti kirjanpitoaineiston arkistoimista säätelevistä laeista ja säädöksistä. Nämä lain kirjanpitoaineiston sähköisiltä arkistointimenetelmiltä edellyttämät vaatimukset antavat suuntaviivat erilaisille arkistointimenetelmille ja opinnäytetyön toiminnalliselle osuudelle.
Toiminnalliseen osuuteen sisältyy käyttöönotettavan menetelmän suunnittelu- ja toteutusvaihe. Sähköisen arkistointimenetelmän suunnitteluvaiheessa selvitettiin mahdolliset arkistointimenetelmät ja suljettiin pois menetelmät, jotka olivat liian epäkäytännöllisiä. Lisäksi toiminnallisen osuuden suunnitteluvaiheessa yksi arkistointimenetelmä valittiin jatkokehittelyyn. Toteutusvaiheessa käyttöönotettavan arkistointimenetelmän ja ohjekirjan kehitys oli jo pitkällä, mutta oli kuitenkin mahdollista, että ohjekirja sisältäisi ongelmakohtia, jotka paljastuisivat vasta käytännön tilanteissa. Ohjekirjan sisältämien virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien korjaamiseksi järjestettiin toimeksiantajan työntekijöille perehdytys- ja koulutustilaisuus uusista arkistointimenetelmistä.
Kehitystyön tuloksena syntyi toimeksiantajalle havaituista virheistä korjattu, konkreettinen ohjekirja käyttöönotettavasta arkistointimenetelmästä. Ohjekirjaa voidaan käyttää tukena kirjanpitoaineiston arkistoimisessa. Ohjekirja on myös hyödyllinen silloin, kun uusi työntekijä perehdytetään yrityksen arkistointimenetelmiin.
Sähköinen arkistointi on vain pieni osa sähköistä taloushallintoa. Taloushallinnon muiden osa-alueiden kehittämiseksi voitaisiin tehdä alustava havainnoiva tutkimus yrityksen toiminnoista. Kehitettäviksi osa-alueeksi voisi nousta esimerkiksi sähköisten ostolaskujen hyväksymis- ja kierrätysjärjestelmän käyttöönotto ja näiden palvelujen tunnettuuden lisääminen asiakkaiden keskuudessa. Näiden muiden osa-alueiden sähköistämisillä taloushallinnon tehokkuutta voidaan parantaa entisestään.
Opinnäytetyön aihe syntyi toimeksiantona Raahen tili- ja ATK-palvelun tarpeesta tehostaa omaa toimintaansa kirjanpitoaineiston arkistoinnin osalta. Toimeksiannon tavoitteena oli luoda Raahen tili- ja ATK-palvelulle uusi sähköinen arkistointimenetelmä ja sitä kuvaava ohjekirja.
Opinnäytetyö jakaantuu teoreettiseen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus muodostuu pääasiallisesti kirjanpitoaineiston arkistoimista säätelevistä laeista ja säädöksistä. Nämä lain kirjanpitoaineiston sähköisiltä arkistointimenetelmiltä edellyttämät vaatimukset antavat suuntaviivat erilaisille arkistointimenetelmille ja opinnäytetyön toiminnalliselle osuudelle.
Toiminnalliseen osuuteen sisältyy käyttöönotettavan menetelmän suunnittelu- ja toteutusvaihe. Sähköisen arkistointimenetelmän suunnitteluvaiheessa selvitettiin mahdolliset arkistointimenetelmät ja suljettiin pois menetelmät, jotka olivat liian epäkäytännöllisiä. Lisäksi toiminnallisen osuuden suunnitteluvaiheessa yksi arkistointimenetelmä valittiin jatkokehittelyyn. Toteutusvaiheessa käyttöönotettavan arkistointimenetelmän ja ohjekirjan kehitys oli jo pitkällä, mutta oli kuitenkin mahdollista, että ohjekirja sisältäisi ongelmakohtia, jotka paljastuisivat vasta käytännön tilanteissa. Ohjekirjan sisältämien virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien korjaamiseksi järjestettiin toimeksiantajan työntekijöille perehdytys- ja koulutustilaisuus uusista arkistointimenetelmistä.
Kehitystyön tuloksena syntyi toimeksiantajalle havaituista virheistä korjattu, konkreettinen ohjekirja käyttöönotettavasta arkistointimenetelmästä. Ohjekirjaa voidaan käyttää tukena kirjanpitoaineiston arkistoimisessa. Ohjekirja on myös hyödyllinen silloin, kun uusi työntekijä perehdytetään yrityksen arkistointimenetelmiin.
Sähköinen arkistointi on vain pieni osa sähköistä taloushallintoa. Taloushallinnon muiden osa-alueiden kehittämiseksi voitaisiin tehdä alustava havainnoiva tutkimus yrityksen toiminnoista. Kehitettäviksi osa-alueeksi voisi nousta esimerkiksi sähköisten ostolaskujen hyväksymis- ja kierrätysjärjestelmän käyttöönotto ja näiden palvelujen tunnettuuden lisääminen asiakkaiden keskuudessa. Näiden muiden osa-alueiden sähköistämisillä taloushallinnon tehokkuutta voidaan parantaa entisestään.