Kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmän käyttöoppaan tuottaminen : case: Reka
Uutinen, Janni (2012)
Uutinen, Janni
Laurea-ammattikorkeakoulu
2012
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301081195
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201301081195
Tiivistelmä
Tämän toiminnallisen kehittämistyyppisen opinnäytetyön tarkoituksena oli suunnitella ja tuottaa Reka-konsernin henkilöstölle käyttöopas Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmää varten. Tavoitteena oli laatia ohje, joka on helppokäyttöinen, selkeästi ymmärrettävä ja ajanmukainen. Kohderyhmänä olivat tuotannon esimiehet sekä palkkahallinnossa ja kiinteistöhallinnassa työskentelevät henkilöt.
Opinnäytetyön kohdeorganisaation kiinteistöjen kulunvalvonta ja henkilöstön työajanseuranta hoidetaan Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmällä, joten se on organisaation liiketoiminnoille erittäin kriittinen järjestelmä. Kyseinen järjestelmä on ollut käytössä organisaatiossa vuodesta 2008 lähtien, mutta ongelma on ollut, ettei sitä varten ole käyttöopasta, jota henkilöstö voisi työssään hyödyntää tietojärjestelmän käytön tukena.
Käyttöoppaan laatimisen yhteydessä tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen haastattelututkimus muutamalle Reka Kaapelin tuotannon esimiehelle. Työn teoriaosuudessa on käsitelty ohjelmistotuotteen käyttöohjeen kirjoittamista. Lisäksi teoriaosuudessa on perehdytty yleisesti kulunvalvontaan, henkilötietolakiin sekä lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.
Opinnäytetyön tuloksena laadittiin erilliset käyttöoppaat tuotannon esimiehille sekä kiinteistöhallinnassa ja palkkahallinnossa työskenteleville henkilöille. Ohjeen laatiminen onnistui lukuisista haasteista huolimatta hyvin, ja ohjeesta saatiin positiivista palautetta henkilöstöltä. Ohjeissa käsitellään yleisen osion lisäksi olennaisia asioita, joita kyseisen käyttäjäryhmän edustajan tarvitsee tietää. Näin vältyttiin siltä, että ohje sisältäisi turhaa tietoa, jota käyttäjä ei tarvitse ja toisaalta näin toimimalla varmistettiin se, ettei ohjeesta tullut liian laaja. Jatkossa ohjeita on pidettävä ajan tasalla, jos esimerkiksi otetaan käyttöön uusi järjestelmäversio, joka sisältää uusia ominaisuuksia. Ohjeen teon yhteydessä toteutetun haastattelututkimuksen tulosten, opinnäytetyön aikana tehtyjen havaintojen sekä henkilöstön kanssa käytyjen keskustelujen perusteella on annettu Rekalle kehitysehdotuksia jotka liittyvät toiminnan parantamiseen Esmikko-järjestelmän osalta.
Opinnäytetyön kohdeorganisaation kiinteistöjen kulunvalvonta ja henkilöstön työajanseuranta hoidetaan Esmikko-kulunohjaus- ja työajanseurantajärjestelmällä, joten se on organisaation liiketoiminnoille erittäin kriittinen järjestelmä. Kyseinen järjestelmä on ollut käytössä organisaatiossa vuodesta 2008 lähtien, mutta ongelma on ollut, ettei sitä varten ole käyttöopasta, jota henkilöstö voisi työssään hyödyntää tietojärjestelmän käytön tukena.
Käyttöoppaan laatimisen yhteydessä tehtiin kvalitatiivista tutkimusmenetelmää käyttäen haastattelututkimus muutamalle Reka Kaapelin tuotannon esimiehelle. Työn teoriaosuudessa on käsitelty ohjelmistotuotteen käyttöohjeen kirjoittamista. Lisäksi teoriaosuudessa on perehdytty yleisesti kulunvalvontaan, henkilötietolakiin sekä lakiin yksityisyyden suojasta työelämässä.
Opinnäytetyön tuloksena laadittiin erilliset käyttöoppaat tuotannon esimiehille sekä kiinteistöhallinnassa ja palkkahallinnossa työskenteleville henkilöille. Ohjeen laatiminen onnistui lukuisista haasteista huolimatta hyvin, ja ohjeesta saatiin positiivista palautetta henkilöstöltä. Ohjeissa käsitellään yleisen osion lisäksi olennaisia asioita, joita kyseisen käyttäjäryhmän edustajan tarvitsee tietää. Näin vältyttiin siltä, että ohje sisältäisi turhaa tietoa, jota käyttäjä ei tarvitse ja toisaalta näin toimimalla varmistettiin se, ettei ohjeesta tullut liian laaja. Jatkossa ohjeita on pidettävä ajan tasalla, jos esimerkiksi otetaan käyttöön uusi järjestelmäversio, joka sisältää uusia ominaisuuksia. Ohjeen teon yhteydessä toteutetun haastattelututkimuksen tulosten, opinnäytetyön aikana tehtyjen havaintojen sekä henkilöstön kanssa käytyjen keskustelujen perusteella on annettu Rekalle kehitysehdotuksia jotka liittyvät toiminnan parantamiseen Esmikko-järjestelmän osalta.