Projektijohtaminen tapahtuman järjestämisessä, Case Suurpellon Joulutori
Sepponen, Maiju; Thornberg, Carita (2013)
Sepponen, Maiju
Thornberg, Carita
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201302262654
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201302262654
Tiivistelmä
Tässä opinnäytetyössä perehdyttiin projektin johtamiseen tapahtuman järjestämisen yhteydessä. Kyseessä oli toiminnallinen opinnäytetyö, joka jaettiin kahteen osaan; opinnäytetyön tekijät perehtyivät projektin johtamiseen ja tapahtuman järjestämiseen liittyviin seikkoihin teoriassa sekä toimivat projektipäälliköinä Joulutorin järjestämisessä Suurpellon asuinalueelle. Toimeksiantajana Joulutori-tapahtumalle toimi Koulii-hanke. Koulii-hanke on koulutuksen innovaatio- ja integraatio hanke, jossa Laurea-ammattikorkeakoulu ja Espoon seudun koulu-tuskuntayhtymä Omnia ovat mukana. Hanke päättyi joulukuussa 2012. Opinnäytetyön tavoitteena oli järjestää onnistunut tapahtuma Suurpellon asukkaille. Tarkoituksena oli, että opinnäytetyö auttaa tulevaisuudessa projektiluontoisten tapahtumien järjestäjiä hahmottamaan projektin kokonaisuutta sekä tukee projektia johtavia henkilöitä saavuttamaan projektin onnistuneen läpiviennin. Toimeksiantajan toivomuksena oli, että Joulutori-tapahtuma olisi alku jokavuotiselle lämminhenkiselle tapahtumalle, joka yhdistää alueen asukkaita, myyjiä, sekä muita kävijöitä.
Opinnäytetyön tekijät johtivat tapahtuman järjestämistä ja olivat vastuussa tapahtuman to-teutumisesta. Laurea-ammattikorkeakoulun Hotelli- ja ravintola-alan ensimmäisen vuoden yhdeksän opiskelijaa suunnittelivat tapahtuman sisältöä ja markkinointia palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen. Tästä syystä myös opinnäytetyön tekijät ottivat huomioon tapahtuman järjestämiseen liittyvissä osa-alueissa palvelumuotoilun perusteita ja käyttivät apunaan palvelumuotoilun menetelmiä. Palvelumuotoilun menetelmiksi valittiin benchmarking sekä aivoriihityöskentely. Benchmarking-menetelmää käytettiin toimintaympäristön kartoittamiseen esikuva-arviointina ja aivoriihityöskentelyä tapahtuman ideoinnin tukena. Myös Suurpellon asukkailla oli mahdollisuus osallistua aivoriihityöskentelyyn.
Projektijohtamisen onnistumista arvioitiin projektissa mukana olleille opiskelijoille tehdyllä ryhmäteemahaastattelulla. Lisäksi haastateltiin Koulii-hankkeen projektijohtajaa ja projekti-asiantuntijaa, jotka olivat mukana Joulutorin järjestämisessä. Tapahtuman onnistumista arvioitiin havainnoinnin ja vapaamuotoisten haastattelujen avulla tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen myyjiltä kerätyillä palautteilla. Haastattelujen ja havainnoinnin perusteella pääasiallisena tuloksena pystyttiin toteamaan, että projektijohtaminen ja tapahtuman järjestäminen onnistuivat hyvin. Eri osapuolet kokivat projektijohtamisen ammattitaitoisena ja selkeänä ja tapahtuman osallistujat olivat tyytyväisiä Joulutorin kokonaisuuteen. Tästä huolimatta kehitysideoita syntyi. Projektin aloitusvaihe koettiin sekavana ja tapahtuman mahdolliseen peruuntumiseen olisi tullut kiinnittää enemmän huomiota. Joulutori-tapahtumassa parannettavaa löytyi tuotteiden hinnoittelun selkeyttämisestä, ajankohdasta, äänentoiston parantamisesta sekä alkuperäisen teeman mukana pysymisestä läpi projektin suunnittelun. Näiden kehitysideoiden pohjalta tapahtumaprojektia pystytään parantamaan jatkossa entistä toimivammaksi kokonaisuudeksi.
Asiasanat: projektijohtaminen, projekti, tapahtuman järjestäminen, palvelumuotoilu
Opinnäytetyön tekijät johtivat tapahtuman järjestämistä ja olivat vastuussa tapahtuman to-teutumisesta. Laurea-ammattikorkeakoulun Hotelli- ja ravintola-alan ensimmäisen vuoden yhdeksän opiskelijaa suunnittelivat tapahtuman sisältöä ja markkinointia palvelumuotoilun menetelmiä hyödyntäen. Tästä syystä myös opinnäytetyön tekijät ottivat huomioon tapahtuman järjestämiseen liittyvissä osa-alueissa palvelumuotoilun perusteita ja käyttivät apunaan palvelumuotoilun menetelmiä. Palvelumuotoilun menetelmiksi valittiin benchmarking sekä aivoriihityöskentely. Benchmarking-menetelmää käytettiin toimintaympäristön kartoittamiseen esikuva-arviointina ja aivoriihityöskentelyä tapahtuman ideoinnin tukena. Myös Suurpellon asukkailla oli mahdollisuus osallistua aivoriihityöskentelyyn.
Projektijohtamisen onnistumista arvioitiin projektissa mukana olleille opiskelijoille tehdyllä ryhmäteemahaastattelulla. Lisäksi haastateltiin Koulii-hankkeen projektijohtajaa ja projekti-asiantuntijaa, jotka olivat mukana Joulutorin järjestämisessä. Tapahtuman onnistumista arvioitiin havainnoinnin ja vapaamuotoisten haastattelujen avulla tapahtuman aikana ja tapahtuman jälkeen myyjiltä kerätyillä palautteilla. Haastattelujen ja havainnoinnin perusteella pääasiallisena tuloksena pystyttiin toteamaan, että projektijohtaminen ja tapahtuman järjestäminen onnistuivat hyvin. Eri osapuolet kokivat projektijohtamisen ammattitaitoisena ja selkeänä ja tapahtuman osallistujat olivat tyytyväisiä Joulutorin kokonaisuuteen. Tästä huolimatta kehitysideoita syntyi. Projektin aloitusvaihe koettiin sekavana ja tapahtuman mahdolliseen peruuntumiseen olisi tullut kiinnittää enemmän huomiota. Joulutori-tapahtumassa parannettavaa löytyi tuotteiden hinnoittelun selkeyttämisestä, ajankohdasta, äänentoiston parantamisesta sekä alkuperäisen teeman mukana pysymisestä läpi projektin suunnittelun. Näiden kehitysideoiden pohjalta tapahtumaprojektia pystytään parantamaan jatkossa entistä toimivammaksi kokonaisuudeksi.
Asiasanat: projektijohtaminen, projekti, tapahtuman järjestäminen, palvelumuotoilu