Collaborative Document Management Systems
Viisainen, Harri (2013)
Viisainen, Harri
Metropolia Ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201304265190
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201304265190
Tiivistelmä
Yrityksen käsittelemien sähköisten dokumenttien määrä on nykyään suuri, ja siksi dokumenttien järjestelmällisellä hallinnalla on keskeinen rooli yrityksen työnkulussa. Internetteknologiat ovat mahdollistaneet ohjelmien suorituksen pilviympäristössä, jolloin yritys hankkii käyttöoikeuden haluttuun palveluun ja maksaa vain sen käytöstä.
Insinöörityössä kartoitettiin dokumenttien hallintajärjestelmän vaatimukset pilvipalvelun näkökulmasta. Työn tarkoituksena oli dokumentoida tulevan hallintajärjestelmän toiminnalliset ja liiketoiminnalliset vaatimukset, esitellä jo olemassa olevia pilvipalveluna toimivia hallintajärjestelmiä sekä verrata niiden ominaisuuksia keskenään. Tätä varten käytiin läpi asiakasyrityksen olemassa olevaa teknistä dokumentaatiota ja haastateltiin asianomaisia.Työn lähtökohtana oli, voidaanko dokumenttien hallintajärjestelmä korvata vastaavanlaisena pilvipalveluna.
Työn tuloksena saatiin selvitys asiakasyrityksen nykyisen dokumenttien hallintajärjestelmän ominaisuuksista, joita ovat mm. tietokantaan tallentaminen, metadatan rakenteen määrittäminen, dokumenttien versionhallinta ja tunnisteiden määrittäminen, monipuoliset hakutoiminnallisuudet, dokumenttien salaaminen, dokumenttien esikatselu ja kommentointi sekä dokumenttien massasiirrot. Liiketoiminnan vaatimukset tulevalle hallintajärjestelmälle ovat, että se sopii niin pieniin kuin isoihin projekteihin ja tukee dokumenttien jakamista projekteihin osallistuvien henkilöiden kesken. Myös järjestelmän käyttöönoton ja hallinnoinnin on oltava tehokasta. Hallintajärjestelmän kustannuksia voidaan arvioida projektin koon, tilantarpeen ja dokumenttien siirtomäärien perusteella. Olemassa olevien pilvipalveluna toimivien hallintajärjestelmien vertailussa selvisi, että yksikään järjestelmä ei sellaisenaan täytä kaikkia vaatimuksia, vaan lisäominaisuuksia tarvitaan.
Insinöörityön tuloksia käytetään asiakasyrityksessä lähtökohtana siirryttäessä uuteen pilvipalveluna toimivaan dokumenttien hallintajärjestelmään.
Insinöörityössä kartoitettiin dokumenttien hallintajärjestelmän vaatimukset pilvipalvelun näkökulmasta. Työn tarkoituksena oli dokumentoida tulevan hallintajärjestelmän toiminnalliset ja liiketoiminnalliset vaatimukset, esitellä jo olemassa olevia pilvipalveluna toimivia hallintajärjestelmiä sekä verrata niiden ominaisuuksia keskenään. Tätä varten käytiin läpi asiakasyrityksen olemassa olevaa teknistä dokumentaatiota ja haastateltiin asianomaisia.Työn lähtökohtana oli, voidaanko dokumenttien hallintajärjestelmä korvata vastaavanlaisena pilvipalveluna.
Työn tuloksena saatiin selvitys asiakasyrityksen nykyisen dokumenttien hallintajärjestelmän ominaisuuksista, joita ovat mm. tietokantaan tallentaminen, metadatan rakenteen määrittäminen, dokumenttien versionhallinta ja tunnisteiden määrittäminen, monipuoliset hakutoiminnallisuudet, dokumenttien salaaminen, dokumenttien esikatselu ja kommentointi sekä dokumenttien massasiirrot. Liiketoiminnan vaatimukset tulevalle hallintajärjestelmälle ovat, että se sopii niin pieniin kuin isoihin projekteihin ja tukee dokumenttien jakamista projekteihin osallistuvien henkilöiden kesken. Myös järjestelmän käyttöönoton ja hallinnoinnin on oltava tehokasta. Hallintajärjestelmän kustannuksia voidaan arvioida projektin koon, tilantarpeen ja dokumenttien siirtomäärien perusteella. Olemassa olevien pilvipalveluna toimivien hallintajärjestelmien vertailussa selvisi, että yksikään järjestelmä ei sellaisenaan täytä kaikkia vaatimuksia, vaan lisäominaisuuksia tarvitaan.
Insinöörityön tuloksia käytetään asiakasyrityksessä lähtökohtana siirryttäessä uuteen pilvipalveluna toimivaan dokumenttien hallintajärjestelmään.