Majoitusjärjestelyjen organisointi suurtapahtumassa : Tapaustutkimus: EYOF Tampere 2009
Pekkala, Antti (2009)
Pekkala, Antti
HAAGA-HELIA ammattikorkeakoulu
2009
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912157982
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-200912157982
Tiivistelmä
Heinäkuussa 2009 (18. –25.7.2009) järjestettiin Tampereella Euroopan Nuorten Olympiafestivaalit (EYOF). Se on monilajitapahtuma, jossa lajista riippuen 13-18–vuotiaat nuoret kamppailevat yhdeksässä urheilulajissa. Tapahtuman järjestivät yhteistyössä kolme tahoa: Tampereen kaupunki, Suomen Olympiakomitea ja Hämeen liikunta ja urheilu ry. Yhteensä noin 3500 joukkueiden jäsentä majoitettiin Hervantaan, Tampereen teknillisen yliopiston ympärille rakennettuun Olympiakylään. Joukkueet majoitettiin maittain opiskelija-asuntoihin, neljään erilliseen yksikköön.
Opinnäytetyö on toiminnallinen, ja työn tavoitteena on kertoa majoitusjärjestelyjen organi-soinnista, siihen liittyvistä haasteista ja vaatimuksista, sekä prosessin etenemisestä ennen kyseistä tapahtumaa sekä tapahtuman aikana. Tavoitteena on myös kertoa toimet, jotka tapahtuman majoituspäällikkö teki ja tuoda näkyväksi erilaisia työkaluja, jotka helpottanevat erilaisten tapahtumien majoitusjärjestelyissä. Mukana on runsaasti liitteitä, joilla todennetaan toimenpiteitä ja kuvataan eteen tulleita tilanteita.
Opinnäytetyön viitekehyksessä perehdytään tapahtumajärjestämiseen sekä yksityiskohtaisemmin urheilutapahtumiin ja niiden järjestämiseen. Toisena osa-alueena esitellään majoitusjärjestelyjä yleisellä tasolla ja tapahtumien yhteydessä. Lisäksi toisessa osassa käsitellään lähinnä majoitusmahdollisuuksiin liittyviä turvallisuusasioita ja riskienhallintaa.
Työ on rajattu ainoastaan kansallisten olympiajoukkueiden majoittamiseen liittyviin prosesseihin ja niiden organisointiin. Pääpaino on kisoja edeltävässä suunnittelussa. Työssä paneudutaan majoitustilojen rakentamis- ja purkuprosesseihin ja niissä vaadittaviin oheistoimintoihin. Monista muista majoitukseen liittyvistä töistä, kuten kisojen aikaisesta vapaaehtoisorganisaatiosta ja sen hallintaan liittyvistä prosesseista, kerrotaan vain lyhyesti. Muu majoittaminen, kuten kisaorganisaation, kutsuvieraitten, kisaturistien ja lajien tuomarien majoittaminen on rajattu kokonaan ulos.
Tapahtuman ja majoitusjärjestelyiden onnistumisen arviointi on hankalaa, sillä yhtä selkeää mittaria ei ole olemassa. Työssä pyritään kuitenkin pohtimaan majoitusjärjestelyjen onnistumista EYOF Tampere 2009 –tapahtumassa useasta näkökulmasta. Toiminnallinen työ kerrotaan päätoimisen majoituspäällikön näkökulmasta jälkikäteen, jolloin mukana on työn prosessikuvaus sekä pohdintaa haasteista ja organisoinnin etenemisestä. Majoitusjärjestelyt ja koko tapahtuma onnistuivat pääpiirteittäin erinomaisesti. Kuvatut toimet ja työkalut ovat apuna ja malleina tulevien tapahtumien majoitusjärjestelyille ja työ voi olla pohjana täysin uudelle ja laajemmalle majoitusjärjestelyjen organisoinnin tutkimukselle.
Opinnäytetyö on toiminnallinen, ja työn tavoitteena on kertoa majoitusjärjestelyjen organi-soinnista, siihen liittyvistä haasteista ja vaatimuksista, sekä prosessin etenemisestä ennen kyseistä tapahtumaa sekä tapahtuman aikana. Tavoitteena on myös kertoa toimet, jotka tapahtuman majoituspäällikkö teki ja tuoda näkyväksi erilaisia työkaluja, jotka helpottanevat erilaisten tapahtumien majoitusjärjestelyissä. Mukana on runsaasti liitteitä, joilla todennetaan toimenpiteitä ja kuvataan eteen tulleita tilanteita.
Opinnäytetyön viitekehyksessä perehdytään tapahtumajärjestämiseen sekä yksityiskohtaisemmin urheilutapahtumiin ja niiden järjestämiseen. Toisena osa-alueena esitellään majoitusjärjestelyjä yleisellä tasolla ja tapahtumien yhteydessä. Lisäksi toisessa osassa käsitellään lähinnä majoitusmahdollisuuksiin liittyviä turvallisuusasioita ja riskienhallintaa.
Työ on rajattu ainoastaan kansallisten olympiajoukkueiden majoittamiseen liittyviin prosesseihin ja niiden organisointiin. Pääpaino on kisoja edeltävässä suunnittelussa. Työssä paneudutaan majoitustilojen rakentamis- ja purkuprosesseihin ja niissä vaadittaviin oheistoimintoihin. Monista muista majoitukseen liittyvistä töistä, kuten kisojen aikaisesta vapaaehtoisorganisaatiosta ja sen hallintaan liittyvistä prosesseista, kerrotaan vain lyhyesti. Muu majoittaminen, kuten kisaorganisaation, kutsuvieraitten, kisaturistien ja lajien tuomarien majoittaminen on rajattu kokonaan ulos.
Tapahtuman ja majoitusjärjestelyiden onnistumisen arviointi on hankalaa, sillä yhtä selkeää mittaria ei ole olemassa. Työssä pyritään kuitenkin pohtimaan majoitusjärjestelyjen onnistumista EYOF Tampere 2009 –tapahtumassa useasta näkökulmasta. Toiminnallinen työ kerrotaan päätoimisen majoituspäällikön näkökulmasta jälkikäteen, jolloin mukana on työn prosessikuvaus sekä pohdintaa haasteista ja organisoinnin etenemisestä. Majoitusjärjestelyt ja koko tapahtuma onnistuivat pääpiirteittäin erinomaisesti. Kuvatut toimet ja työkalut ovat apuna ja malleina tulevien tapahtumien majoitusjärjestelyille ja työ voi olla pohjana täysin uudelle ja laajemmalle majoitusjärjestelyjen organisoinnin tutkimukselle.