Kotipalveluyrityksen johtamisen haasteet muuttuvassa toimintaympäristössä
Savilampi, Anna (2013)
Savilampi, Anna
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013061814373
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013061814373
Tiivistelmä
Tämä toiminnallinen opinnäytetyö tehtiin osana toimeksiantajana toimineen kotipalveluyrityksen prosessikuvaushanketta. Prosessikuvaushankkeen aikana rakennettiin kotipalveluyritykselle nykyaikainen, käytännönläheinen ja helposti ylläpidettävä IT-pohjainen toiminnanohjauskokonaisuus uuteen IMS-toiminnanohjausjärjestelmään. Tarve uudelle toiminnanohjausjärjestelmälle syntyi toimintaympäristön muutoksista. IMS-järjestelmä mahdollisti ominaisuuksillaan vastaamisen yrityksen kehitystarpeisiin, joita olivat prosessien tehostaminen ja sisäisen tiedonhallinnan parantaminen.
Opinnäytetyö keskittyi prosessikuvaushankkeen johtamisosioon, eli toiminnan suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessien kuvaamiseen. Työn tarkoitus oli tunnistaa ja visualisoida toimeksiantajaorganisaation johtamiskartta ja -prosessit sekä luoda toimeksiantajan kanssa sovitut asiakokonaisuudet IMS-toimintakäsikirjaan. Työn tavoitteena oli johtamisen kehittäminen, toiminnan suunnittelutyökalujen käyttöönotto ja johtoryhmän itsearviointi- ja auditointikäytäntöjen alustaminen.
Työn aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Ensimmäiseksi haastateltiin toimeksiantajan toimitusjohtajaa ja haastattelun perusteella tehtiin IMS-järjestelmään johtamiskartta ja prosessikuvauksia. Seuraavaksi haastateltiin IMS-asiantuntijaa. Asiantuntijan haastattelun avulla saatiin palautetta jo tehdyistä IMS-sisällöistä ja niitä kehitettiin asiantuntijan kommenttien perusteella. Työn toteutusvaiheen menetelmänä käytettiin blueprinttausta, koska se soveltui IMS-järjestelmän prosessikuvausten mallintamiseen.
Opinnäytetyönä tunnistettiin, kuvattiin ja dokumentoitiin IMS-järjestelmään toimeksiantajan johtamis- ja strategiakartat sekä strategisen ja operatiivisen suunnittelun prosessit. Työn aikana luotiin myös esimiesten ja johtoryhmän vuosikellopohjat, tuotiin dokumentteja IMS-järjestelmään ja kirjoitettiin toimintakäsikirjan osia. Uuteen neljännesvuosikatselmus-käytäntöön tehtiin alustava ohjeistus. Dokumentteja ja prosesseja linkitettiin järjestelmän sisällä toisiinsa asiayhteyksien selventämiseksi ja tiedon löydettävyyden helpottamiseksi.
Työn tuloksena johtaminen kehittyi. Tämä ilmeni suunnitelmallisuuden lisääntymisenä, katselmuskäytännön pohjustuksena ja strategian visualisointina. Kotipalveluyrityksen johtoryhmä otti opinnäytetyön valmistuttua käyttöönsä vuosikellot ja strategiakarttaa alettiin hyödyntää strategiaprojektissa strategian jalkauttamisen helpottamiseksi. Toiminnan suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessien koettiin muodostavan yhtenäisen ja johdonmukaisen kokonaisuuden, jota on toimeksiantajan arvion mukaan helppo hyödyntää johtamisen suunnittelussa ja jatkuvassa kehitystyössä. Itsearviointiin ja sisäiseen auditointiin tuotettiin yleispätevät ohjeistukset, joita muokkaamalla yritys pystyy käynnistämään uudet toiminnan arviointikäytännöt. Jatkokehittämiskohteita ovat muiden järjestelmän osa-alueiden rakentaminen valmiiksi johtamisosion rinnalle sekä itsearviointi- ja auditointikäytäntöjen aloittaminen. IMS-järjestelmän tehokas käyttö edellyttää myös henkilöstön kouluttamista.
Opinnäytetyö keskittyi prosessikuvaushankkeen johtamisosioon, eli toiminnan suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessien kuvaamiseen. Työn tarkoitus oli tunnistaa ja visualisoida toimeksiantajaorganisaation johtamiskartta ja -prosessit sekä luoda toimeksiantajan kanssa sovitut asiakokonaisuudet IMS-toimintakäsikirjaan. Työn tavoitteena oli johtamisen kehittäminen, toiminnan suunnittelutyökalujen käyttöönotto ja johtoryhmän itsearviointi- ja auditointikäytäntöjen alustaminen.
Työn aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Ensimmäiseksi haastateltiin toimeksiantajan toimitusjohtajaa ja haastattelun perusteella tehtiin IMS-järjestelmään johtamiskartta ja prosessikuvauksia. Seuraavaksi haastateltiin IMS-asiantuntijaa. Asiantuntijan haastattelun avulla saatiin palautetta jo tehdyistä IMS-sisällöistä ja niitä kehitettiin asiantuntijan kommenttien perusteella. Työn toteutusvaiheen menetelmänä käytettiin blueprinttausta, koska se soveltui IMS-järjestelmän prosessikuvausten mallintamiseen.
Opinnäytetyönä tunnistettiin, kuvattiin ja dokumentoitiin IMS-järjestelmään toimeksiantajan johtamis- ja strategiakartat sekä strategisen ja operatiivisen suunnittelun prosessit. Työn aikana luotiin myös esimiesten ja johtoryhmän vuosikellopohjat, tuotiin dokumentteja IMS-järjestelmään ja kirjoitettiin toimintakäsikirjan osia. Uuteen neljännesvuosikatselmus-käytäntöön tehtiin alustava ohjeistus. Dokumentteja ja prosesseja linkitettiin järjestelmän sisällä toisiinsa asiayhteyksien selventämiseksi ja tiedon löydettävyyden helpottamiseksi.
Työn tuloksena johtaminen kehittyi. Tämä ilmeni suunnitelmallisuuden lisääntymisenä, katselmuskäytännön pohjustuksena ja strategian visualisointina. Kotipalveluyrityksen johtoryhmä otti opinnäytetyön valmistuttua käyttöönsä vuosikellot ja strategiakarttaa alettiin hyödyntää strategiaprojektissa strategian jalkauttamisen helpottamiseksi. Toiminnan suunnittelun, ohjauksen ja seurannan prosessien koettiin muodostavan yhtenäisen ja johdonmukaisen kokonaisuuden, jota on toimeksiantajan arvion mukaan helppo hyödyntää johtamisen suunnittelussa ja jatkuvassa kehitystyössä. Itsearviointiin ja sisäiseen auditointiin tuotettiin yleispätevät ohjeistukset, joita muokkaamalla yritys pystyy käynnistämään uudet toiminnan arviointikäytännöt. Jatkokehittämiskohteita ovat muiden järjestelmän osa-alueiden rakentaminen valmiiksi johtamisosion rinnalle sekä itsearviointi- ja auditointikäytäntöjen aloittaminen. IMS-järjestelmän tehokas käyttö edellyttää myös henkilöstön kouluttamista.