Ulkoisen laskutuksen kehittäminen : case: Helsingin Energia
Tuominen, Mikko (2013)
Tuominen, Mikko
Laurea-ammattikorkeakoulu
2013
Creative Commons Attribution-NonCommercial-NoDerivs 1.0 Suomi
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013101716174
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2013101716174
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee esimerkkiyrityksenä toimivan Helsingin Energian ulkoisen laskutusprosessin kehittämistä. Tutkimuksen tarkoituksena on löytää ratkaisuja laskutusprosessiin kuuluvan ajan lyhentämiseen, jotta itse laskutusprosessia voidaan nopeuttaa sekä helpottaa ja siten saada toiminta yhä kannattavammaksi.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineisto koottiin erilaisilla haastatteluilla ja kyselyillä, jotka tehtiin laskutuksen ja taloushallinnon parissa työskenteleville henkilöille. Käytiin keskusteluja laskutusprosessin nopeuttamisesta. Sähköisen laskutusjärjestelmän parempi hyödyntäminen ja vastuuhenkilöiden koulutukset ovat tärkeitä. Sähköisessä järjestelmässä ovat asiakkaat, yhteyshenkilöt, tapahtumat sekä hinnastot siten, että laskutus on hallinnassa. Kyselyjen perusteella on selvitelty työtehtävien sovittamista yhteen, jotta ei syntyisi turhia päällekkäisyyksiä. Laskutietojen kerääminen sujuu nopeammin, kun laskujen esivalmistelut ovat ajan tasalla. Asiakaskohtainen kannattavuusseuranta tulisi hyödyntää tehokkaasti sähköisen laskutusjärjestelmän avulla.
Siirrettävien eli mobiililaitteiden käytön yhdistämistä langattomaan muotoon eli Web Artturiin ollaan kehittämässä lisää. Tällä hetkellä Artturissa on olemassa valmiit hinnastot ja laskutustiedot. Tätä voidaan kehittää siten, että työ leimattaisiin alkavaksi suoraan mobiililaitteella. Työn päätyttyä tieto lähetettäisiin työmestarille, jonka jälkeen työmestari tarkastaisi työn tehdyksi oikein ja siitä tiedot voidaan lähettää suoraan eteenpäin. Tämä nopeuttaa tietojen välittämistä, riippumatta siitä oletpa tekemässä työtä missä päin maailmaa tahansa. Päätöksiä, joita tehtiin henkilöstökyselyn ja ryhmähaastattelujen perusteella. Työtehtävien selkeyttäminen ja täsmentäminen sekä töiden sopiminen keskenään kuka tekee, mitä tekee ja missä vaiheessa, näin ei syntyisi turhia päällekkäisyyksiä. Työhön tarvitaan selkeämpää ohjeistusta tuntilappujen täyttämiseen, tehtävien suorittamisen helpottamiseksi, jotta vältytään turhilta ja vääriltä työmääräin kirjauksilta. Laskutuksen tekijä saattaa joutua odottamaan pitkänkin aikaa saadakseen tarvittavat tiedot. Tietojen kerääminen on aikaa vievää, kun laskua ei voida toimittaa asiakkaalle ennen kuin tarvittavat tiedot on saatu koottua yhteen.
Haastattelutulosten mukaan Helen Service ulkoisen laskutuksen sähköisen tiedon kulun päivittämisellä saadaan tarvittavia ratkaisuja aikaiseksi, jotta saadaan toimintaa tehostettua.
Tutkimus toteutettiin kvalitatiivista eli laadullista tutkimusmenetelmää käyttäen. Tutkimusaineisto koottiin erilaisilla haastatteluilla ja kyselyillä, jotka tehtiin laskutuksen ja taloushallinnon parissa työskenteleville henkilöille. Käytiin keskusteluja laskutusprosessin nopeuttamisesta. Sähköisen laskutusjärjestelmän parempi hyödyntäminen ja vastuuhenkilöiden koulutukset ovat tärkeitä. Sähköisessä järjestelmässä ovat asiakkaat, yhteyshenkilöt, tapahtumat sekä hinnastot siten, että laskutus on hallinnassa. Kyselyjen perusteella on selvitelty työtehtävien sovittamista yhteen, jotta ei syntyisi turhia päällekkäisyyksiä. Laskutietojen kerääminen sujuu nopeammin, kun laskujen esivalmistelut ovat ajan tasalla. Asiakaskohtainen kannattavuusseuranta tulisi hyödyntää tehokkaasti sähköisen laskutusjärjestelmän avulla.
Siirrettävien eli mobiililaitteiden käytön yhdistämistä langattomaan muotoon eli Web Artturiin ollaan kehittämässä lisää. Tällä hetkellä Artturissa on olemassa valmiit hinnastot ja laskutustiedot. Tätä voidaan kehittää siten, että työ leimattaisiin alkavaksi suoraan mobiililaitteella. Työn päätyttyä tieto lähetettäisiin työmestarille, jonka jälkeen työmestari tarkastaisi työn tehdyksi oikein ja siitä tiedot voidaan lähettää suoraan eteenpäin. Tämä nopeuttaa tietojen välittämistä, riippumatta siitä oletpa tekemässä työtä missä päin maailmaa tahansa. Päätöksiä, joita tehtiin henkilöstökyselyn ja ryhmähaastattelujen perusteella. Työtehtävien selkeyttäminen ja täsmentäminen sekä töiden sopiminen keskenään kuka tekee, mitä tekee ja missä vaiheessa, näin ei syntyisi turhia päällekkäisyyksiä. Työhön tarvitaan selkeämpää ohjeistusta tuntilappujen täyttämiseen, tehtävien suorittamisen helpottamiseksi, jotta vältytään turhilta ja vääriltä työmääräin kirjauksilta. Laskutuksen tekijä saattaa joutua odottamaan pitkänkin aikaa saadakseen tarvittavat tiedot. Tietojen kerääminen on aikaa vievää, kun laskua ei voida toimittaa asiakkaalle ennen kuin tarvittavat tiedot on saatu koottua yhteen.
Haastattelutulosten mukaan Helen Service ulkoisen laskutuksen sähköisen tiedon kulun päivittämisellä saadaan tarvittavia ratkaisuja aikaiseksi, jotta saadaan toimintaa tehostettua.